Aplikasi arsip surat

Aplikasi arsip surat adalah aplikasi arsip digital untuk persuratan perusahaan maupun pemerintah agar file tersimpan secara terstrukture, systematis dengan metode penyimpnan file sacara elektronik. sering perkembangan zaman sekarang aplikasi arsip sudah banyak digunakan perusahaan.

aplikasi arsip surat sangat berguna untuk memonitor surat masuk maupun surat keluar di pemerintah sehingga arsip mudah di cari oleh dinas terkait,disamping surat masuk dan surat keluar juga ada banyak fitur yang mendukung aplikasi surat ini.

MASALAH YANG SERING DI HADAPI TIDAK MENGGUNAKAN APLIKASI ARSIP SURAT

  • Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
  • User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
  • User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
  • User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
  • Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
  • Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
  • Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.

MANFAAT DARI APLIKASI ARSIP

  • Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
  • Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
  • Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
  • Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
  • Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
  • Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
  • Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
  • Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
  • Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.