Document Management System (MasterDMS) adalah solusi kontrol dokumen berbasis web yang terbukti yang telah berhasil diterapkan di organisasi bersertifikasi ISO termasuk lembaga pemerintah besar dan sektor swasta dari berbagai industri. Ini secara khusus dikembangkan sesuai dengan persyaratan dokumen kontrol ISO untuk berbagai standar seperti ISO 9001, ISO 14001, TS 16949 ISO 13485, ISO 17025, ISO 22000, OHSAS 18001 dan standar kualitas lainnya. Ini telah diakui dan diterima untuk audit oleh badan sertifikasi ISO di seluruh dunia.
MasterDMS menggantikan pekerjaan manual yang melelahkan yang dihadapi dalam manajemen dokumen berbasis kertas dengan alur kerja otomatis yang telah ditetapkan termasuk pembuatan dokumen, tinjauan, persetujuan, perubahan, kontrol versi dokumen, dokumen referensi silang; dokumen routing, distribusi dokumen, kontrol dokumen usang dan lain-lain. Secara signifikan meningkatkan efisiensi, produktivitas, dan memungkinkan organisasi untuk menghabiskan waktu untuk menerapkan sistem manajemen mereka daripada mengelola dokumentasi.
Cross Platform
Perangkat lunak ini dapat diinstal di Windows, Linux, dan macOS. Setiap versi baru tunduk pada pengujian ekstensif untuk memastikan kualitas setiap rilis.
Anywhere Anytime
Dengan MasterDMS Mobile, Anda bebas bekerja di mana pun Anda mau; semua dokumen digital Anda selalu dapat diakses di lingkungan yang aman dan andal.
Time Saving
Pengaturan dokumen yang lebih baik dan kemampuan kolaborasi tingkat lanjut, menghemat waktu perusahaan Anda dan meningkatkan produktivitas.
Our Workflow Engine Development
Di MasterDMS, kami menangani bisnis dengan serius karena kami memegang integral manajemen bisnis untuk pengembangan bisnis yang efektif dan profitabilitas.
Tailored Approach
Kita dapat menyesuaikan mesin alur kerja yang dengannya pengguna dapat menyetel alarm untuk mentransisikan satu aktivitas ke aktivitas baru.
Benefits To Users
Karyawan / pengguna akan melihat aktivitas proses yang dilakukan dan yang akan dilakukan.
Kelola konten digital dengan mudah, sederhanakan beban kerja Anda, dan hasilkan efisiensi tinggi
Documen managemen
Modules
Records management
Integration
Workflows
Build your own App
Automate tasks
Fitur
Document management
MasterDMS adalah Perangkat Lunak Manajemen Konten Perusahaan, sering disebut sebagai Sistem Manajemen Dokumen (DMS). Ada banyak literatur tentang istilah manajemen dokumen seperti: DMS, EDRMS atau CMS biasanya lebih dipengaruhi oleh aturan pemasaran daripada alasan obyektif.
Perangkat Lunak Manajemen Dokumen adalah program komputer yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, dan melacak dokumen elektronik dan gambar elektronik dari informasi berbasis kertas yang diambil melalui penggunaan pemindai dokumen.
MasterDMS adalah perangkat lunak manajemen dokumen yang mengintegrasikan semua manajemen dokumen penting, kolaborasi, dan fungsionalitas pencarian tingkat lanjut menjadi satu solusi yang mudah digunakan. Sistem ini juga mencakup alat administrasi untuk menentukan peran berbagai pengguna, kontrol akses, kuota pengguna, tingkat keamanan dokumen, log aktivitas yang terperinci, dan penyiapan otomatisasi.
Dengan pengelolaan dokumen perusahaan MasterDMS, Anda dapat:
- Kontrol konten perusahaan Anda.
- Kumpulkan informasi dari sumber digital apa pun.
- Berkolaborasi dengan rekan kerja dalam dokumen dan proyek.
- Memberdayakan organisasi untuk memanfaatkan pengetahuan yang terkumpul dengan mencari dokumen, pakar, dan sumber informasi.
- Fitur manajemen konten perusahaan.
- Kelola konten digital.
- Kelola dokumen
Records management
MasterDMS Records Management membantu organisasi Anda dengan secara efisien dan sistematis mengendalikan pembuatan, penerimaan, pemeliharaan, pemanfaatan dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan memelihara bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan.
Disposisi MasterDMS adalah serangkaian proses yang terkait dengan penerapan retensi catatan, penghancuran atau pengalihan keputusan yang didokumentasikan dalam otoritas disposisi atau instrumen lain. Penghancuran adalah proses menghilangkan atau menghapus catatan, di luar kemungkinan rekonstruksi.
Rencana File MasterDMS adalah seperangkat aturan yang menunjukkan, untuk setiap jenis catatan di perusahaan, di mana mereka harus disimpan, kebijakan yang berlaku untuk mereka, berapa lama mereka harus dipertahankan, bagaimana mereka harus dibuang, dan siapa bertanggung jawab untuk mengelolanya.
Dengan pengelolaan dokumen perusahaan MasterDMS, Anda dapat:
- Tetapkan manajemen siklus hidup.
- Tetapkan tata kelola informasi.
- Kelola konten.
Workflows
MasterDMS menyediakan mesin alur kerja untuk mendefinisikan dan menggunakan kembali logika bisnis, menyederhanakan proses bisnis dan membantu karyawan berkoordinasi secara efektif dengan organisasi dan satu sama lain. Dengan menghubungkan proses dengan pembuatan konten, MasterDMS memungkinkan organisasi untuk bertukar informasi transaksional dan merespon lebih cepat untuk kebutuhan bisnis baru atau yang berubah.
Dengan pengelolaan dokumen perusahaan MasterDMS, semua dokumen Anda disimpan dan diatur secara elektronik dengan cara yang sesuai dengan alur kerja dan kebutuhan akses Anda. Mereka dapat dengan mudah diambil dengan pencarian global yang cerdas.
- Buat alur kerja yang rumit.
- Alur kerja untuk meninjau, persetujuan dan validasi.
- Dukungan untuk alur kerja serial dan paralel.
- Tetapkan tugas ke grup atau pengguna.
- Pantau tugas, status, dan proses alur kerja.
- Pemberitahuan pesan email yang dapat dikonfigurasi.
Modul
Mail Archiver: Gunakan repositori sebagai sistem manajemen dokumen untuk menyimpan pesan secara besar-besaran. File email adalah proses otomatis untuk pelestarian dan perlindungan semua email.
Multitenant: Multi-tenancy memungkinkan beberapa tenant independen untuk dihosting di satu instance, yang dapat diinstal di satu server atau di seluruh clusternya.
Tanda Tangan Elektronik: Dalam e-commerce dan hukum, tanda tangan pada dokumen merupakan indikasi bahwa orang tersebut menerima maksud yang terekam dalam dokumen tersebut.
Barcode: Modul pembacaan dan identifikasi kode batang.
Pembuatan Faktur Elektronik: Modul faktur elektronik mengekstrak format “XML” faktur dan menyimpannya dalam sistem.
CMIS: Paket konektor OpenCMIS khusus, memungkinkan MasterDMS digunakan sebagai server CMIS.
Kriptografi: File dienkripsi dan didekripsi.
Laporan: Buat dan gunakan Laporan Jasper Anda sendiri. Laporan dibuat dalam format PDF.
Manajer tugas: Buat, kelola, dan tetapkan tugas untuk pengguna dan peran.
Integration
Manajemen dokumen perusahaan MasterDMS menyediakan platform yang dapat dioperasikan untuk memanfaatkan sumber daya di seluruh aplikasi dan repositori di seluruh perusahaan. Kami mengembangkan MasterDMS dengan tujuan menyediakan beberapa metode integrasi:
- OpenKM SDK untuk Java, .Net dan PHP.
- Menggunakan SOAP Webservices dan REST API.
- Otentikasi dapat dicolokkan dan mudah digunakan basis data pengguna eksternal, LDAP atau Active Directory, SSO dan CAS.
- Bahkan penyimpanan data dapat dikonfigurasi untuk digunakan dalam database apa pun seperti MySQL, PostgreSQL, Oracle, atau SQL Server.
Konektor yang tersedia: AutoCAD, MS Office,Kofax, Abby Flexicapture.OCR,googel drive,dropbox
FITUR MASTERDMS |
KETERANGAN FITUR MASTERDMS |
| USER INTERFACE | |
| Multilingual Interface | terdapat beberapa bahasa , termasuk bahasa indonesia |
| Desktop Web Interface | tampilan interface berupa we based |
| Mobile Web Interface | tampilan mobile isa dari android dan ios |
| Full Preview | dapat membuka file langsung dari aplikasi, pdf, word, exel,cad dll |
| Android App | terdapat aplikasi android di playstore |
| DOCUMENT MANAGEMENT | |
| Multilingual Full-text Indexing | dapat mencari berdasarkan nama file dan isi content |
| Tags | tag untuk metadata |
| Metadata & Templates | metadata bisa berupa templet sehingga bisa di custome |
| Version Control | setiap dokumen memiliki versi |
| Folder Searching | pencarian folder di dalam aplikasi |
| Document Searching | pencarian dokumen berdasarkan nama dokumen |
| Saved Searched | keyword dapat di simpan sehingga tidak usah 2 x dalam mencari key |
| Bookmarking | |
| Drop Spot (Drag & Drop from Desktop) | dapat drag n drop dari laptop local menyesuaikan hirarki |
| Multiple Workspaces | dapat meng create beberapa workspace |
| Multiple Format Conversion | dapat conversi berbagai jenis file |
| OCR - Optical Character Recognition | dapat membaca file ocr |
| Online Editing | Dapat meng edit online secara bersama sama |
| Digital Signature | integrasi dengan digital signature dari BPPT maupun swasta |
| Barcode Recognition | terdapat barcode di setiap folder aplikasi |
| Publishing Policies | publish setiap dokumen yang masuk ke dalam aplikasi dms |
| Stamping (Digital Watermarking) | stamp berupa tulisan maupun gambar cap perusahaan/tanda tangan |
| Auto naming and Auto folding | dapat auto nama dan id setiap dokumen yang di upload |
| Folder Templates | setiap folder memiliki templete metadata yang berbeda |
| Bulk Update & Checkout | chekout masal untuk memudahkan edit dokumen ke local |
| IMPORT/EXPORT SYNCHRONIZATION | |
| Import from ZIP archives | |
| Import Folders | |
| Import from E-Mail boxes | |
| Sync | integrasi folder |
| Hot Folders | hot folder dari lokal komputer user |
| Scan to MasterDMS | scan dari aplikasi langsung masuk ke aplikasi sesuai folder di tuju |
| Export to CSV | |
| COLABORATION | |
| Check-in & Check-out | berfungsi untuk chekout dan chekin dokumen yang di dms |
| Send as E-mail or Download Ticket | file bisa di beri waktu beberapa jam untuk download user di luar dms |
| Internal Messaging System | dapat mengirimkan pesan ke sesama user di dalam aplikasi |
| Integrated Contacts Addressbook | dapat menampung contac dari user |
| Rating | rating dokumen |
| Workflow | workflow ini bisa di sesuaikan dengan kebutuhan drag n drop |
| Calendar | Semua notifikasi retensi akan di tampilkan dalam calender |
| SECURITY | |
| Users and Groups | dapat menambahkan user dan group ke dalam aplikasi |
| Security Policies on Menus | menu dapat di atur sesuai user yang mempunyai wewenang |
| Security Policies on Folders | masing masing folder mempunyai hak akses |
| Document Password Protection | dokumen dapat di beri password untuk keamanan dokumen |
| Files Encryption | setiap file yang ada di dms akan di encripsi |
| Anonymous Login | login dari belakang sehingga tidak memerlukan user dan password |
| Firewall | |
| Brute Force Attack Prevention | login lebih dari 3 x atau lebih harus menunggu 30 menit dll |
| External Authentication (LDAP or AD) | user dapat di import dari LDAP or AD |
| ADMINISTRATION | |
| Task Manager | mempercepat tugas dari aplikasi untuk pekerjaan indexing dll |
| Events Log | memudahkan apabila ada eror aplikasi |
| System and User Quota | setiap user dapat di batasi quota upload dan download |
| Multiple Tenants | bisa untuk beberapa perusahaan dalam 1 aplikasi |
| Retention Policies | retensi untuk setiap dokumen yg memiliki masa retensi |
| Branding | logo bisa di sesuaikan dengan logo user |
| STORAGE | |
| Multiple Storages | repository bisa beberapa storage |
| Local File System | |
| Remote Folders (SMB) | storage NAS |
| REPORTS | |
| Standard Reports | |
| Custom Reports | report dapat di custome sesuai permintaan menggunakan BIRT |
| PROTOCOLS | |
| HTTP / HTTPS | |
| Web Services (SOAP & RESTful) | dapat integrasi dengan API sesuai kebuthan peusahaan |
| CMIS | |
| INTEGRATIONS | |
| Dropbox | dapat mengambil file dari dropbox ke aplikasi masterdms |
| Microsoft Office Add-in | integrasi dengan office dan menyimpan langsung ke aplikasi dms |
| Microsoft Outlook Add-in | hasil email langsung bisa di kirim dari aplikasi |
| Google Drive | dapat meng create file dari google drive |
| LDAP and Microsoft Active Directory | dapat terintegrasi dengan LDAP untuk user |
| SertiSign | digital signature |