Pertama, mari kita mulai pembahasan hari ini dengan pengertian DMS sebelum Anda mengetahui apa saja elemen atau komponen penting dalam sistem manajemen dokumen hingga manfaatnya.
Secara sederhana, sistem manajemen dokumen merupakan sebuah solusi program software yang dirancang secara khusus dengan tujuan untuk mengorganisir, mengamankan, menangkap, mendigitalisasi, menandai, menyetujui, dan menyelesaikan tugas pada file-file bisnis Anda.
Di setiap perusahaan atau organisasi, pasti akan selalu ada bentuk manajemen dokumen yang melibatkan proses penangkapan, penyimpanan, dan pengambilan dokumen dalam operasionalnya setiap hari. Nah, yang jadi fokus adalah proses yang diterapkan sering kali makan banyak waktu, sehingga sering diabaikan atau tidak dipandang sebagai prioritas dalam pengambilan keputusan.
Sementara itu, setiap perusahaan atau organisasi perlu memiliki sistem DMS yang efisien agar prosesnya tidak berujung jadi pemborosan waktu. Dan karena alasan inilah sistem yang dijalankan saat ini memanfaatkan sistem komputer atau perangkat lunak cloud untuk menyimpan dan mengelola dokumen elektronik.
Sistem manajemen dokumen digunakan untuk menangkap dan mengorganisir segala jenis dokumen ke dalam bentuk elektronik yang mudah ditemukan dan diambil ketika dibutuhkan. Dalam kasus ini, dokumen didefinisikan sebagai segala jenis objek atau informasi yang direkam dan dipandang sebagai sebuah unit data.
Bagaimana untuk dokumen fisik atau dokumen kertas seperti faktur? Untuk bentuk dokumen seperti ini, dokumen akan di-scan terlebih dahulu lalu diintegrasikan ke dalam sistem dalam bentuk elektronik tersebut agar dapat diambil di kemudian hari.
Dokumen kemudian akan diindeks berdasarkan kategorinya. Misalnya departemen atau divisi, nomor urut, vendor, atau kategori lain yang relevan untuk perusahaan Anda. Berbeda dengan manajemen dokumen tradisional yang masih manual dan menggunakan map, Document Management System menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik yang dapat diakses lebih mudah oleh personal atau klien yang berwenang.
The process of planning and developing the best way of producing the right amount of goods, at the right time and at the minimum cost, based on the total number of items which need to be produced, and the amount of materials, equipment and workers necessary for production
A section of standard text, especially a contract clause, inserted into legal documents, or instead increasingly referring to a standard section of code inserted into computer programs or other digital applications.
Collapse + Right Arrow
Consectetuer adipiscing elit. Aenean commodo ligula eget dolor. Aenean massa. Cum sociis natoque penatibus et magnis dis parturient montes, nascetur ridiculus mus. Donec quam felis, ultricies nec, pellentesque eu, pretium quis, sem. Nulla consequat massa quis enim.
Fusce dapibus, tellus ac cursus commodo, tortor mauris cimentuffedm nibh, ut fermentum massa justo sit amet risus. Cras mattconsectetuikr purus sit amet fermentum. Nullam id dolor id nibh ultricies.
The process of planning and developing the best way of producing the right amount of goods, at the right time and at the minimum cost, based on the total number of items which need to be produced, and the amount of materials, equipment and workers necessary for production
A section of standard text, especially a contract clause, inserted into legal documents, or instead increasingly referring to a standard section of code inserted into computer programs or other digital applications.