Aplikasi Pengarsipan

Software aplikasi pengarsipan terbaru dari MasterDMS hadir sebagai solusi yang lebih efektif untuk proses penyimpanan dan pengaturan arsip manual yang biasanya ribet dan menghabiskan banyak biaya.

Aplikasi seperti ini tentunya akan sangat berguna untuk perusahaan dalam berbagai industri, baik itu sektor swasta maupun milik pemerintah.

Beberapa contoh industri yang bisa memanfaatkan MasterDMS diantaranya adalah kesehatan, pabrik produksi, media, elektronik, properti, perbankan, pertambangan, pendidikan, dan sebagainya.

Kebutuhan akan sistem pengarsipan yang lebih efektif semakin meningkat, apalagi mengacu dari peraturan UU No.8 Tahun 199 yang menyebutkan bahwa dokumen perusahaan harus disimpan selama setidaknya 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Jika proses pengarsipannya dilakukan secara manual, bayangkan saja sebanyak apa arsip yang harus diatur dan ditata selama 10 tahun.

Aplikasi Pengarsipan Terbaik, MasterDMS

MasterDMS (Document Management System) adalah sebuah aplikasi pengarsipan berbasis web berdasarkan standar ISO yang sudah banyak digunakan oleh berbagai organisasi besar.

Adanya aplikasi dari MasterDMS ini bisa menggantikan proses pengurusan arsip manual yang rawan dan menghabiskan banyak biaya, waktu, dan tenaga.

Aplikasi pengarsipan ini juga bisa meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Supaya Anda lebih memahami tentang pentingnya beralih menggunakan sistem pengarsipan digital seperti MasterDMS, berikut adalah beberapa masalah dari sistem pengarsipan manual dan solusi yang ditawarkan oleh MasterDMS.

Masalah yang Sering Muncul Saat Proses Pengarsipan Manual

Untuk Anda yang masih melakukan proses pengarsipan secara manual tanpa bantuan aplikasi pengarsipan, selama prosesnya yang ribet pasti Anda pernah mengalami beberapa kendala klasik seperti di bawah ini:

  • Tempat Penyimpanan yang Terbatas

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, penyimpanan arsip perlu dilakukan selama setidaknya 10 tahun. Dalam jangka waktu yang tidak singkat itu, jika pengarsipan dilakukan secara manual, tidak terbayangkan ada berapa banyak dokumen fisik dalam bentuk kertas yang harus disimpan.

Dokumen fisik sebanyak itu tentunya akan membutuhkan tempat dan ruang yang luas untuk menyimpannya. Masalah baru akan muncul ketika nantinya ruang penyimpanan yang sudah disiapkan ternyata kapasitasnya kurang.

Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal ini jika menggunakan aplikasi pengarsipan berbasis web seperti MasterDMS. MasterDMS bisa membantu perusahaan Anda menyimpan arsip-arsip sebanyak apapun dengan aman tanpa batasan. Semua arsip dokumen yang sudah tersimpan pun akan tetap bisa diakses kembali dengan mudah.

  • Proses Pemusnahan yang Tidak Efektif

Setelah beberapa waktu, pada akhirnya arsip fisik mau tidak mau harus dimusnahkan. Alasannya bisa karena memang sudah tidak diperlukan lagi ataupun karena tempat penyimpanan yang sudah tidak cukup lagi.

Bagaimana cara perusahaan Anda melakukan proses pemusnahan arsip selama ini? Apakah dengan cara dibuang atau dibakar? Cara ini tentunya sudah tidak efektif lagi sekarang.

Jika Anda menggunakan aplikasi pengarsipan seperti MasterDMS, Anda tidak perlu lagi pusing-pusing memikirkan tentang proses pemusnahan ini.

Karena berbasis web, Anda tidak perlu khawatir lagi ruang penyimpanan akan penuh. Arsip dokumen dari beberapa tahun ke belakang pun bisa tetap aman tersimpan.

Jika Anda memang ingin menghapus beberapa arsip, prosesnya pun akan jauh lebih mudah dibandingkan harus memusnahkan dokumen fisik.

  • Tempat Penyimpanan yang Rawan dan Berisiko

Di mana Anda biasanya menyimpan arsip fisik? Biasanya arsip fisik akan disimpan di ruangan atau gudang yang khusus digunakan untuk penyimpanan arsip.

Walaupun kelihatannya aman, menyimpan dokumen dengan cara seperti ini memiliki beberapa risiko yang sulit diprediksi seperti datangnya bencana alam atau kebakaran.

Jika sudah terlanjur terjadi, akan sangat sulit untuk menyelamatkan dokumen-arsip dokumen yang sudah rusak, seperti tertimbun runtuhan bangunan, basah karena banjir hingga tulisannya luntur, ataupun hangus terbakar.

Penggunaan aplikasi pengarsipan bisa menghilangkan risiko ini karena semua arsip penting Anda akan otomatis tersimpan secara aman tanpa perlu takut gangguan atau kerusakan dari luar.

  • Risiko Besar Terjadinya Human Error

Proses pengarsipan secara manual tidak bisa lepas dari risiko besar terjadinya human error atau kesalahan manusia.

Beberapa kasus human error yang sering terjadi di antaranya adalah salah memberi nomor dokumen, salah memasukkan tempat dokumen, hingga tidak sengaja menghilangkan dokumen.

Aplikasi pengarsipan dari MasterDMS bisa mengurangi risiko-risiko seperti di atas karena sistem kerjanya yang berbasis web sehingga bisa berjalan dengan lebih efektif.

Penggunaan aplikasi seperti ini juga bisa membantu mempermudah dan mengurangi pekerjaan dari karyawan.

Para karyawan yang biasanya mendapatkan tugas mengurus arsip pun bisa dialihkan untuk mengerjakan pekerjaan lain yang lebih penting.

  • Koordinasi yang Ribet dan Memakan Waktu Lama

Sebelum bisa disimpan dalam ruang penyimpanan, arsip-arsip penting biasanya memerlukan persetujuan dari beberapa pihak yang berwenang.

Proses koordinasi ini biasanya cukup panjang dan memakan waktu lama, apalagi jika ada banyak pihak yang terlibat.

Dengan menggunakan aplikasi pengarsipan, koordinasi bisa dilakukan dengan jauh lebih cepat dan efektif dari dalam aplikasi karena semua orang yang berwenang bisa mengakses aplikasi.

Cara seperti ini tentunya bisa sangat menghemat waktu dan membuat keseluruhan produktivitas kerja menjadi semakin meningkat.

  • Sulitnya Mencari Arsip Penting yang Sedang Dibutuhkan

Terkadang akan ada saat ketika Anda membutuhkan kembali arsip-arsip penting dari beberapa waktu yang lalu.

Jika arsip yang Anda simpan masih dalam bentuk dokumen fisik, akan sangat ribet jika harus mencari arsip yang diperlukan di antara berbagai arsip lainnya di ruang penyimpanan. Belum lagi ditambah ada risiko human error yang terjadi saat proses penyimpanan atau pencarian.

Aplikasi pengarsipan bisa membantu Anda mengatasi masalah ini dengan cara yang jauh lebih mudah.

Ketika Anda atau karyawan lain ingin mencari arsip tertentu dari beberapa minggu, bulan, bahkan tahun ke belakang, Anda hanya perlu mengetikkan keyword dan arsip yang diperlukan akan langsung muncul.

  • Arsip dokumen Rawan Dipalsukan

Selain rawan rusak dan hilang, dokumen fisik dalam bentuk kertas juga sangat rawan untuk dipalsukan, baik itu isinya maupun tanda tangan atau stempel yang tercantum di dalamnya.

Pemalsuan seperti ini tentunya sangat berbahaya, terutama untuk dokumen-arsip dokumen yang memuat keputusan atau pengumuman penting.

Untuk menghindari masalah seperti ini, Anda bisa menggunakan aplikasi pengarsipan yang sudah terbukti aman.

Melalui aplikasi ini Anda juga bisa mengatur supaya hanya orang-orang yang memiliki wewenang saja yang bisa mengaksesnya. Proses penandatanganan dan pembubuhan stempel juga bisa dilakukan secara digital sehingga lebih aman dan sulit dipalsukan.

  • Butuh Biaya Besar Untuk Pengelolaannya

Selain ribet, proses pengelolaan arsip secara manual juga bisa menghabiskan banyak biaya besar untuk tiap tahapan prosesnya, mulai dari proses pencetakan, fotokopi, pembuatan stempel, pembuatan ruang penyimpanan, pembelian rak, map, dan amplop, perlindungan ruang penyimpanan, dan sebagainya.scan

Semua proses mahal ini bisa langsung dihapuskan semuanya jika Anda menggunakan aplikasi pengarsipan.

Dengan menggunakan aplikasi, Anda bisa mempersingkat jalannya proses pengarsipan. Proses yang semula panjang pun bisa langsung selesai dalam beberapa langkah saja, yaitu men-scan dokumen, memverifikasinya, dan menyimpannya di server.

Solusi Sistem Pengarsipan Digital dari MasterDMS

Setelah melihat beberapa masalah dan kekurangan di atas, Anda pasti juga setuju bahwa proses pengarsipan secara manual sekarang ini sudah tidak lagi efektif untuk digunakan.

Solusinya, Anda bisa menggunakan aplikasi pengarsipan dari MasterDMS yang bisa memberikan solusi-solusi seperti di bawah ini:

  • Tempat Penyimpanan Tanpa Batas dengan Akses yang Mudah

Aplikasi pengarsipanMasterDMS berbasis web sehingga memiliki ruang penyimpanan yang tidak terbatas. Selain itu, aksesnya juga mudah dan bisa dilakukan oleh tiap pengguna kapan saja dan di mana saja.

Anda bisa mengakses aplikasi MasterDMS melalui browser, desktop, atau handphone yang terhubung dengan internet. Ini tentunya bisa membuat pekerjaan jadi bisa diselesaikan dengan lebih efektif tanpa perlu menunggu kesempatan untuk bertatap muka secara langsung.

  • Proses Pemusnahan Aman dan Cepat

Dengan menggunakan MasterDMS Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan tentang proses pemusnahan dokumen arsip yang ribet. Melalui aplikasi, Anda bisa memusnahkan atau melakukan penghapusan dengan jauh lebih cepat.

Selain itu, prosesnya juga bisa dibuat hanya bisa dilakukan oleh orang yang berwenang saja, sehingga bisa meminimalisir kesalahan. Adanya aplikasi ini juga bisa mengurangi risiko pencemaran lingkungan karena proses pemusnahan dokumen fisik.

  • Keamanan Dokumen Lebih Terjamin

Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan tentang keamanan dokumen arsip jika menggunakan aplikasi pengarsipan dari MasterDMS. Kami menyediakan berbagai fitur unggulan untuk menjamin keamanan dokumen Anda, seperti security policies, password protection, dan files encryption. Anda tidak perlu takut lagi dokumen akan dipalsukan atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berwenang.

  • Meminimalisir Human Error

Proses pengarsipan manual yang sangat bergantung pada manusia bisa meningkatkan risiko terjadinya human error. Aplikasi pengarsipan yang sistematis seperti MasterDMS bisa membuat semua proses pengarsipan bisa berjalan dengan lebih otomatis sehingga meminimalisir human error akibat kesalahan karyawan.

  • Proses Koordinasi Lebih Cepat

Saat melakukan proses pengarsipan secara manual, Anda pasti akan memakan banyak waktu melakukan proses koordinasi yang panjang dengan melibatkan banyak orang. Dengan menggunakan MasterDMS, koordinasi bisa dilakukan dengan lebih cepat dan efektif tanpa perlu keluar dari aplikasi. Ini tentunya bisa sangat menghemat waktu dan membuat produktivitas kerja meningkat.

  • Sistem Penyimpanan Dokumen yang Lebih Sistematis

Sistem penyimpanan dokumen melalui aplikasi pengarsipan MasterDMS akan jauh lebih sistematis dan teratur dibandingkan proses pengarsipan manual. Nantinya, Anda juga akan bisa lebih mudah untuk mencari dokumen arsip yang Anda perlukan. Kami juga memberikan fitur-fitur yang bisa membantu Anda mencari dokumen arsip dengan lebih cepat dan akurat hanya dengan memasukkan kata kunci.

  • Biaya yang Terjangkau

Untuk bisa mendapatkan berbagai fitur-fitur unggulan dari aplikasi pengarsipan terbaik, MasterDMS, Anda hanya perlu mengeluarkan biaya yang sama sekali tidak mahal. Ini tentunya akan lebih menghemat pengeluaran Anda jika dibandingkan dengan harus mempersiapkan proses pengarsipan manual yang membutuhkan banyak ruang dan perlengkapan pendukung.

Fitur-fitur Unggulan Aplikasi Pengarsipan dari MasterDMS

Sebagai bagian dari solusi mengatasi permasalahan pengarsipan manual, MasterDMS hadir menawarkan aplikasi pengarsipan dengan berbagai fitur menarik yang pastinya akan bisa mempermudah proses pengarsipan Anda.

Berikut adalah beberapa aspek dan fitur-fitur yang ditawarkan oleh aplikasi pengarsipan terbaik, MasterDMS:

  1. User Interface

Dalam aspek user interface, MasterDMS menawarkan berbagai keunggulan seperti:

  • Pengaturan yang bisa diubah dalam beberapa bahasa selain bahasa Indonesia
  • Bisa ditampilkan secara sempurna dalam berbagai perangkat seperti desktop dan mobile. Tampilan di mobile pun bisa diakses melalui android dan ios
  • Aplikasi untuk android tersedia di playstore
  • Bisa dilakukan untuk membuka berbagai jenis file secara langsung tanpa memerlukan aplikasi lain, misalnya pdf, excel, word, cad, dan sebagainya
  • Pengaturan Dokumen

Dalam aspek document management atau pengaturan dokumen, MasterDMS menawarkan banyak sekali fitur-fitur unggul yang bisa memudahkan proses pengarsipan, seperti:

  • Multilingual full text indexing untuk membuat penyimpanan dokumen lebih terstruktur dan proses pencarian pun jadi lebih mudah
  • Tags yang bisa diberikan pada setiap dokumen supaya lebih mudah ditemukan
  • Folder searching dan document searching untuk mencari folder dan arsip dokumen yang dibutuhkan tanpa perlu keluar aplikasi
  • Saved search yang bisa menyimpan keyword yang pernah digunakan untuk pencarian
  • Multiple workspace untuk membuat beberapa workspace sekaligus
  • Multiple format conversion yang bisa mengkonversi file dokumen menjadi berbagai bentuk lain
  • OCR atau Optical Character Recognition yang bisa membaca file tipe OCR
  • Online editing yang membuat proses pengeditan dokumen bisa dilakukan secara online
  • Digital signature yang bisa diintegrasikan untuk membubuhkan tanda tangan digital
  • Barcode recognition untuk mengenali barcode yang ada di setiap folder
  • Publishing policies untuk mengunggah arsip dokumen yang sudah masuk dalam aplikasi
  • Digital Watermarking untuk membubuhkan stempel atau cap dalam bentuk digital
  • Sinkronisasi Impor dan Ekspor Dokumen

Sinkronisasi dokumen juga penting dalam proses pengarsipan. Dalam aspek ini, MasterDMS juga menawarkan beberapa fitur yang berguna seperti:

  • Impor dokumen dari file ZIP
  • Impor folder secara langsung
  • Impor dokumen dari email secara langsung
  • Sinkronisasi dan integrasi folder
  • Scan to MasterDMS untuk memudahkan proses scan dari aplikasi dan hasilnya bisa langsung dimasukkan ke folder
  • Kolaborasi

Salah satu fungsi penting dari penggunaan aplikasi pengarsipan adalah memudahkan proses koordinasi panjang yang diperlukan untuk pengarsipan.

Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh MasterDMS untuk mengatasi permasalahan ini:

  • Check in dan Check out untuk memudahkan proses check in dan check out semua dokumen yang masuk dalam aplikasi
  • Send as email atau download ticket yang membuat dokumen bisa diunduh oleh yang bukan pengguna aplikasi dalam batas waktu tertentu
  • Internal messaging system untuk bisa saling berkirim pesan antar pengguna aplikasi
  • Integrated contacts yang bisa mengintegrasikan daftar kontak yang dimiliki pengguna
  • Rating untuk memberi rating pada arsip dokumen
  • Calendar yang bisa menampilkan semua notifikasi tentang proses pengarsipan
  • Keamanan

Faktor keamanan arsip dokumen sangatlah penting, apalagi untuk dokumen-dokumen yang berisi perjanjian atau keputusan penting. MasterDMS memberikan jaminan keamanan yang lengkap, seperti di bawah ini:

  • Pengguna bisa menambahkan user atau group yang diinginkan ke dalam aplikasi
  • Security policies on menu dan folders yang membuat user atau pengguna yang berwenang bisa mengatur menu dan folder
  • Perlindungan password pada dokumen-dokumen penting
  • Setiap file yang ada di aplikasi akan di enkripsi
  • Perlindungan brute force attack prevention untuk melindungi ketika ada yang salah login

Selain semua fitur-fitur unggulan di atas, aplikasi pengarsipan MasterDMS juga memberikan berbagai fitur terbaik dari segi administrasi, storage atau penyimpanan, dan integrasi dengan aplikasi lain.

Tidak perlu ragu lagi, segeralah pilih aplikasi pengarsipan terbaik di Indonesia, MasterDMS, untuk mengatasi segala permasalahan sistem pengarsipan dengan tuntas dan efektif!

Manajemen Arsip

Setiap jenis organisasi tentu memiliki beberapa dokumen atau arsip berharga yang harus selalu disimpan. Semakin lama organisasi tersebut berdiri maka semakin banyak pula arsip – arsip yang perlu disimpan. Untuk itu, Anda perlu melakukan manajemen arsip agar dokumen dapat tertata dengan rapi dan bisa diakses dengan mudah.

Secara umum, kegiatan manajemen arsip merupakan jenis tindakan pengelolaan arsip secara khusus yang akan sangat baik jika Anda persiapkan sejak dini. Adapun, kegiatan pengelolaan arsip juga bisa menggunakan aplikasi pengarsipan ataupun bantuan penyedia jasa digitalisasi arsip yang handal dan terpercaya.

Manajemen Arsip

Nama arsip tentu sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat khususnya bagi para pekerja ataupun karyawan perkantoran.

Sebagaimana tertuang dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip kurang lebih adalah suatu rekaman dari berbagai bentuk peristiwa yang terjadi dalam suatu lembaga, organisasi, maupun perseorangan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Karena pada dasarnya, setiap badan ataupun organisasi akan memiliki tujuan dan rencana kegiatan yang sejalan dengan tuntutan zaman. Maka dari itu, segala arsip yang dihasilkan juga akan sesuai dengan keadaan zaman pada masa itu.

Sebagai sumber informasi organisasi atau perusahaan, seluruh arsip harus mendapat penanganan khusus oleh pihak dan sistem manajemen profesional agar keberadaan arsip dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Proses pengelolaan kearsipan dalam lingkungan kerja perkantoran ini kemudian kita kenal dengan istilah tata kearsipan atau manajemen arsip.

Lalu, apa itu manajemen arsip? Secara umum, manajemen kearsipan (record management) merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi perencanaan, pencatatan, pengorganisasian, pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemeliharaan, pemindahan, sampai dengan pemusnahan.

Bisa dikatakan bahwa kegiatan manajemen arsip meliputi life cycle of archive atau siklus hidup arsip. Adapun, manajemen kearsipan ini juga dibatasi dalam ruang lingkup POAC yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

Sementara itu, pengertian manajemen arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah segala kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip di dalam suatu sistem kearsipan (yang dianut oleh suatu organisasi) dan didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lain yang lainnya.

Mengapa Anda Perlu Melakukan Manajemen Arsip?

Dan seiring berjalannya waktu, jumlah arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi akan terus mengalami pertambahan secara berkelanjutan.

Jika jumlah arsipnya sudah semakin menggunung, masing – masing divisi tidak akan mampu lagi menangani masalah kearsipan secara mandiri sehingga organisasi tersebut butuh yang namanya tenaga tatakelola yang andal dan profesional.

Bisa dibilang, setiap organisasi atau perusahaan perlu membentuk fungsi kerja khusus untuk mengurus segala dokumen maupun arsip milik organisasi dengan mumpuni.

Selain itu, bisa saja jenis – jenis dokumen lama yang masih berbentuk fisik (kertas) perlu Anda konversi menjadi data – data digital karena zaman sudah mulai bergeser ke ranah digitalisasi.

Jika sudah begitu, pihak pengelola terkait tentu akan memerlukan usaha yang sangat keras untuk bisa menyelesaikan tugas – tugas tersebut. Maka dari itu, setiap organisasi perlu menerapkan sistem manajemen arsip yang sudah terstandarisasi untuk mempermudah beban kerja pihak arsiparis.

Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda bisa menggunakan layanan aplikasi e-arsip MasterDMS dari PT. AKIRADATA.

Mengapa sih Anda perlu menerapkan manajemen arsip? Karena pada dasarnya, tujuan utama dari pengolahan tersebut adalah untuk menghimpun seluruh data organisasi sejak awal berdiri sampai detik ini.

Adapun, jenis – jenis arsip tersebut bisa berupa data anggota/karyawan, laporan keuangan, data klien, dan lain sebagainya.

Tujuan Penerapan Manajemen Arsip

Setelah Anda mengetahui pentingnya menerapkan sistem manajemen kearsipan, kini saatnya Anda memahami tujuan pengelolaan arsip secara lebih lengkap yakni terdiri dari :

  1. Sebagai Dokumentasi Kebijakan dan Transaksi

Tujuan manajemen arsip yang pertama adalah untuk mencatat keputusan ataupun kebijakan yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Dengan adanya sistem manajemen ini, maka pencatatan kebijakan tersebut akan dapat terlaksana secara efektif, akurat, dan komprehensif.

Selain berperan sebagai dokumentasi kebijakan organisasi, tujuan lain dari penerapan sistem manajemen adalah untuk mencatat kegiatan transaksi secara lengkap agar riwayatnya bisa berguna bagi perusahaan pada waktu yang akan datang.

  • Mengetahui dan Mengendali Jumlah Arsip

Pada dasarnya, sistem pengelolaan arsip bertujuan untuk memiliki dokumentasi atau record suatu peristiwa sesuai dengan kebijakan dan kejadiannya.

Melalui penerapan sistem pengelolaan arsip, Anda dapat mengetahui berapa jumlah keseluruhan arsip yang organisasi miliki sejak awal berdiri sampai saat ini.

Tanpa adanya manajemen arsip, informasi terkait jumlah arsip belum tentu bisa Anda dapatkan dengan jalan mudah.

Selain itu, peran dari sistem manajemen kearsipan juga berguna untuk mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi – organisasi terkait.

  • Untuk Mengatur Mekanisme Kerja

Sistem manajemen kearsipan juga bertujuan untuk mengatur mekanisme kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan yang bisa dilakukan melalui arsip.

Selain itu, kegiatan manajemen arsip yang Anda lakukan secara benar dan cerdik akan dapat meningkatkan profesionalitas dan performa kerja dari suatu lembaga atau organisasi.

Jika performa kerjanya bagus, maka hasil kerjanya juga akan lebih optimal. Anggaran kegiatan organisasi pun juga dapat teralokasikan dengan tepat, efektif, dan efisien. Intinya, penerapan manajemen kearsipan akan memberikan manfaat dan keuntungan bagi keberlangsungan organisasi yang bersangkutan.

Tak hanya itu, peran manajemen arsip sebagai pengatur mekanisme kerja ini juga berfungsi untuk mengontrol proses penyusunan arsip baru agar tidak berbenturan dengan arsip lama dan mencegah terjadinya penciptaan yang tidak perlu.

Dengan begitu, database arsip yang dimiliki organisasi akan jauh lebih ringkas dan efisien serta dapat mempermudah proses pencarian kembali saat diperlukan.

  • Mempermudah Implementasi Sistem Kebijakan

Selain dapat memudahkan urusan pencatatan kebijakan, manajemen kearsipan juga dapat membantu implementasi suatu kebijakan organisasi secara lebih praktis.

Hal ini karena, sistem manajemen arsip memungkinkan Anda untuk dapat memanfaatkan segala fasilitas teknologi yang sudah semakin maju dan canggih.

  • Untuk Menyederhanakan Aktivitas Penciptaan Arsip

Dengan menerapkan manajemen kearsipan, maka aktivitas dan proses penyusunan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip akan jauh lebih sederhana dan mudah diterapkan.

Selain itu, aktivitas pengelolaan arsip juga dapat menjadi parameter preservasi (pemeliharaan) dan penyusutan arsip yang bisa pihak organisasi lakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

Penerapan manajemen arsip juga bertujuan untuk mencegah terjadinya kertas kerja yang tidak perlu dan dapat menjamin pengarahan arsip secara berkelanjutan dimulai dari tahap awal penciptaan hingga akhir penyusutan.

  • Mempermudah Pencarian Dokumen Lama

Secara umum, fungsi kearsipan adalah untuk menyimpan seluruh arsip organisasi baik yang sudah berusia lama sampai arsip – arsip baru.

Diadakannya sistem pengarsipan bertujuan untuk mempermudah proses simpan arsip dan penelusuran informasi penting bagi suatu lembaga ataupun organisasi.

Melalui penerapan sistem manajemen kearsipan yang benar, Anda juga akan lebih mudah melakukan proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen–dokumen lama jika sewaktu–waktu mulai dibutuhkan kembali.

Efektif atau tidaknya sistem manajemen arsip organisasi akan terlihat dari kemudahan Anda dalam menelusuri data–data lama kembali. Tingkat efektifitas pengelolaan kearsipan akan bergantung pada rancangan dari sistem tersebut.

  • Mempermudah Penyimpanan Arsip

Secara umum, proses penyimpanan arsip akan mencakup segala kegiatan pengaturan dan penyusunan arsip – arsip menggunakan tatanan yang logis dan sistematis.

Jika proses penyimpan arsip dapat Anda lakukan dengan benar, maka seluruh arsip organisasi akan dapat tersimpan dengan aman dan terawat secara ekonomis.

Berbicara masalah penyimpanan sebagai salah satu kegiatan dalam manajemen arsip, Sugiarto (2005) pernah menerangkan tentang 6 sistem penyimpanan arsip yakni terdiri dari :

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini dilakukan dengan cara menyusun dokumen secara berurutan sesuai dengan abjad yakni mulai dari A sampai dengan Z.

Adapun, aspek yang akan diurutkan berdasarkan abjad terdiri dari nama organisasi, nama perorangan, nama instansi pemerintah, dan nama perusahaan.

Perlu Anda ketahui, manajemen penyimpanan arsip ini harus ditetapkan dalam standar peraturan organisasi baku agar semua anggota dapat mengikuti ketetapan tersebut.

Dengan menggunakan jenis manajemen arsip seperti ini, Anda dapat menata arsip dalam bentuk folder secara rapi, sederhana, dan mudah dipahami. Namun, jika seluruh anggota organisasi tidak menaati SOP yang diberlakukan, maka penyimpanan arsip akan sering mengalami kesalahan penempatan.

b. Sistem Geografis (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip kali ini berdasarkan pada wilayah atau lokasi geografi yang tertera dalam dokumen tersebut.

Adapun, pengelompokkan penyimpanan dalam manajemen arsip ini disesuaikan berdasarkan lokasi kota, daerah (provinsi), maupun negara asal dokumen tersebut maupun lokasi tujuannya.

Bagi pihak pengelola arsip yang tidak terlalu mampu mengenali berbagai macam lokasi geografi akan cenderung mengalami kesulitan dalam menerapkan sistem manajemen arsip tersebut.

c. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

Sistem penyimpanan ini dilakukan dengan cara mengelompokkan arsip – arsip sesuai dengan jenis peristiwa yang terjadi. Metode subjectical filing system ini juga bisa disebut sebagai subjek perihal yang mana cara penyimpanan dan pencarian arsipnya akan mengacu pada perihal (jenis peristiwa) ataupun pokok isi surat.

Pada dasarnya, sistem penyimpanan ini perlu menetapkan jenis peristiwa yang sering terjadi dan ditangani sehari – hari. Sehingga, penataan arsipnya akan sesuai dengan pokok isi surat dan mempermudah proses pencarian kembali di masa depan.

Sistem subjek sangat cocok diterapkan untuk organisasi yang sering menangani keluhan pelanggan seperti instansi pemerintah maupun jenis lembaga pelayanan lainnya.

d. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Untuk jenis manajemen penyimpanan arsip kali ini akan dilakukan dengan cara mengurutkan arsip sesuai tanggal kejadian. Metodenya, Anda dapat mengurutkannya dengan melihat tanggal masuk surat dan tanggal pengiriman surat.

Sistem manajemen arsip ini sangat cocok diterapkan untuk jenis dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo seperti surat. Kemudian, arsip – arsip tersebut harus disusun berdasarkan frekuensi waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan.

e. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sejatinya, sistem manajemen ini tidak jauh beda dengan sistem penyimpanan sebelumnya. Numerical filing system ini dipakai untuk menggantikan metode pengurutan dokumen berdasarkan nama badan atau nama orang menjadi metode klasifikasi pengarsipan berdasarkan nomor.

Adapun, nama lain dari sistem penyimpanan nomor adalah indirect filing system karena cara penentuan nomornya dilakukan setelah mengelompokkan masalah surat (perihal surat) terlebih dahulu.

Biasanya, sistem penyimpanan ini lebih sering digunakan oleh pihak arsiparis yang melakukan indexing sesuai urutan nomor. Sistem penomoran yang digunakan dalam manajemen arsip ini dibagi menjadi 4 macam yakni penomoran berdasarkan terminal, desimal, middle digit, dan nomor soundex.

f. Sistem Warna

Aspek manajemen arsip ini menggunakan cara penyimpanan dokumen sesuai dengan identitas warna yang ditetapkan. Biasanya, sistem penyimpanan berdasarkan warna ini sering berkolaborasi dengan salah satu sistem penyimpanan lain seperti yang telah dijabarkan di atas.

Contohnya, penggunaan folder warna merah untuk jenis arsip bukti transaksi, folder warna hijau untuk jenis arsip laporan keuangan periode lalu, dan lain sebagainya.

Keuntungan dari Menerapkan Sistem Manajemen Arsip

Ulasan di atas telah menjelaskan tentang pentingnya melakukan sistem pengelolaan arsip dengan benar agar mempermudah proses pencarian dokumen lama saat Anda hendak membutuhkannya.

Dibalik kemudahan dalam proses penelusuran arsip, terdapat tata kelola yang sangat mumpuni dan cara penyimpanan arsip yang terstruktur dan rapi. Sebagaimana penjelasan di atas, Anda bisa memilih salah satu sistem penyimpanan arsip sesuai kebutuhan organisasi dan tujuan bisnis masing – masing.

Cara lainnya, Anda dapat menggunakan jasa manajemen arsip yang tersedia di MasterDMS. Master DMS adalah penyedia layanan software arsip, digitalisasi arsip, jasa penataan arsip, dan jasa pemusnahan dokumen tertentu.

Untuk solusi masalah manajemen arsip Anda, kami menawarkan berbagai jenis layanan menarik dan tentunya dapat meringankan beban kerja arsiparis yang terkenal complicated. Adapun, produk – produk yang tersedia di MasterDMS antara lain :

  • Document Management System (MasterDMS)
  • Record Management System (Master E-RMS)
  • Aplikasi Persuratan Digital (Master E-Office)
  • Aplikasi E-Arsip (Master E-Arsip)
  • Layanan Digital Signature Elektronic (Master E-Sign)

Mengapa Anda Harus Memilih Penyedia Jasa MasterDMS

Layanan kami akan membantu memecahkan segala masalah manajemen arsip Anda secara lengkap, canggih, dan praktis. Adapun, keunggulan layanan yang akan Anda dapatkan jika menggunakan jasa dari Master DMS dari PT. AKIRADATA antara lain :

  1. Profesional dan Berpengalaman

Setiap mengurus masalah kearsipan kantor, sebaiknya Anda serahkan sepenuhnya kepada para ahli berpengalaman agar masalah tersebut dapat terselesaikan dengan efektif dan tuntas.

MasterDMS dari PT. AKIRADATA telah menjadi solusi masalah manajemen arsip secara handal dan profesional selama lebih dari 10 tahun baik di bidang arsip aktif maupun arsip inaktif.

  1. Mampu Mengatasi Masalah Sesuai Regulasi yang Berlaku

Kami akan melayani pemecahan masalah kearsipan Anda dengan cepat, tepat, dan efektif serta mengacu pada regulasi kearsipan yang sah dan berlaku. Selain itu, kami juga menyediakan layanan manajemen kearsipan secara lengkap mulai dari proses awal sampai tahap akhir.

  1. Melayani Segala Jenis Organisasi (Multi Industri)

MasterDMS dapat melayani masalah manajemen arsip dari berbagai lini organisasi, lembaga, maupun perusahaan industri meliputi :

  • Instansi pemerintah
  • Perusahaan manufaktur
  • Lembaga penyedia layanan kesehatan
  • Industri media
  • Industri properti
  • Perbankan dan Keuangan
  • Legal Firm
  • Perusahaan pertambangan
  • Perpustakaan
  • Lembaga pendidikan
  • Dan lain sebagainya
  1. Harga Terjangkau

Selagi Anda menggunakan layanan manajemen kearsipan di Master DMS, Anda akan mendapat hasil kerja yang optimal dengan biaya pelayanan murah. Meski murah, Anda tetap bisa mendapatkan berbagai macam fitur layanan secara lengkap.

Jadi, jika Anda sudah mulai pusing dengan masalah manajemen arsip yang semakin rumit, Anda bisa menyerahkan masalah tersebut kepada kami dengan cara menghubungi kontak kami di 021-8303894 atau kunjungi laman MasterDMS sekarang juga!

Knowledge Management Software

Untuk mewujudkan suatu bisnis yang stabil, maka setiap perusahaan perlu mengoptimalkan sistem yang teratur di dalamnya melalui Knowledge Management Software. Untuk itu, setiap perusahaan bisa memanfaatkan Knowledge Management Software untuk mengembangkannya.

Sistem ini tak hanya berpengaruh terhadap pengetahuan perusahaan saja tetapi juga untuk mengembangkan pengetahuan setiap individu di dalamnya sehingga memberikan manfaat yang baik. Bahkan pengetahuan baru di dalamnya akan selalu ada terus berkembang sehingga diperlukan upaya untuk tetap memelihara pengetahuan tersebut agar dapat memberikan manfaat yang baik.

Apa itu Knowledge Management Software?

Setiap perusahaan tentunya memiliki beragam informasi atau data yang berbeda-beda di setiap divisi perusahaan Anda. informasi dari setiap divisi pun belum tentu diakses dengan mudah oleh divisi lainnya.

Seperti halnya informasi yang dimiliki oleh divisi pemasaran belum tentu diketahui oleh divisi sales padahal keduanya berada di dalam satu atap yang sama. Bahkan bisa saja kedua data divisi tersebut saling berkaitan.

Jika hal ini terjadi pada perusahaan Anda, maka jelas kinerja karyawan Anda maupun perusahaan kurang efektif. Untuk itu, Anda membutuhkan perangkat yang dapat mengintegrasikan data tersebut melalui Knowledge Management Software.

Knowledge management software merupakan perangkat lunak yang dapat mengidentifikasi, membuat, mendistribusikan, dan mewadahi segala bentuk informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan sehingga semua data dapat diakses dengan mudah.

Hal ini memungkiankan Kerjasama yang lebih efektif dan efisien di dalam sebuah perusahaan. Dengan demikian, baik karyawan maupun perusahaan Anda bisa merasakan manfaat dari adanya knowledge management software yang digunakan.

Pentingnya Knowledge Management Software

Agar bisnis maupun perusahaan Anda dapat berkembang dengan baik, maka penting bagi Anda untuk menggunakan software yang menunjang knowledge management system di perusahaan Anda.

Dengan begitu, perusahaan Anda akan lebih siap untuk menghadapi setiap perkembangan zaman maupun berbagai tantangan yang mungkin akan dihadapi. Maka, berikut adalah manfaat dari knowledge management software :

1.        Menambah pengetahuan

Tak dapat dipungkiri bahwa penggunaan software ini dapat menambah pengetahuan bagi karyawan maupun perusahaannya sehingga kompetensi untuk menjadi lebih maju dan berkembang pun akan semakin besar.

Selain itu, karyawan dan perusahaan dapat menjadi lebih inovatif karena dapat melahirkan ide-ide segar yang mendorong kreativitas karyawan.

2.       Meningkatkan kinerja karyawan

Karyawan dalam perusahaan memiliki tanggung jawab yang sama dalam memberikan pelayanan yang baik kepada semua pelanggan. Dengan pengetahuan yang didapatkan, maka karyawan Anda akan menjadi lebih produktif dan dapat bekerja dengan efektif.

Maka dari itu, adanya software ini dapat membantu meningkatkan kinerja karyawan untuk selalu bekerjasama dengan baik sehingga menciptakan tim kerja yang solid.

3.      Menghemat waktu dan biaya

Dengan menggunakan software dalam mengaplikasikan knowledge management software dalam perusahaan, maka waktu dan biaya menjadi lebih hemat karena dapat diatasi dengan baik oleh karyawan.

Segala pekerjaan yang berhubungan dengan dokumen software yang biasa Anda kerjakan secara manual pun dapat teratasi dengan baik. Maka melalui software tersebut, segala aktivitas Anda di kantor menjadi lebih otomatis.

4.       Memudahkan proses pengambilan keputusan

Knowledge management software dapat membantu perusahaan untuk mengambil keputusan penting dengan mudah. Tentunya hal ini dilakukan berdasarkan informasi, pengetahuan, maupun pengalaman yang dimiliki oleh perusahaan. Dengan begitu, perusahaan Anda dapat mencapai tujuan dengan optimal.

5.       Perusahaan lebih mudah beradaptasi

Jika dalam lingkungan bisnis Anda mengalami perubahan, maka perusahaan Anda pun dapat lebih siap untuk menghadapi segala perubahan yang ada. Hal ini karena perusahaan Anda telah memiliki bekal yang matang untuk mudah beradaptasi.

Knowledge Management Software Terbaik, Hanya Software Master DMS

Semua manfaat di atas dapat Anda dapatkan melalui kami dengan menggunakan software Master DMS. Melalui software ini, maka Anda bisa meningkatkan knowledge management software & system di perusahaan Anda, sehingga memungkinkan perusahaan Anda lebih maju dan berkembang.

Software MasterDMS memiliki fitur yang difokuskan untuk mengubah operasi sehari-hari dengan menggunakan perangkat lunak untuk dokumen elektronik dan manajemen rekaman yang mudah diterapkan. Dengan begitu, Anda bisa menerima, memproses, dan mengamankan semua dokumen Anda dengan baik.

Kami dapat memberikan kemudahan bagi Anda untuk melakukan riset dengan mencari dokumen dengan mudah dan praktis melalui parameter, kata kunci, atau berdasarkan teks. Sederhananya, MasterDMS dapat memberikan penyederhanaan bagi perusahaan Anda dalam melakukan entri data dan pengambilan dokumen.

Menariknya, software ini dapat Anda akses dengan mudah dan praktis melalui browser, desktop, dan mobile. Maka, Anda pun dapat memantau pekerjaan Anda dengan mudah di mana pun Anda berada.

Hal ini dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara signifikan serta memungkinkan setiap perusahaan dapat menerapkan knowledge management software dengan baik. 

Kelebihan Software Master DMS bagi Perusahaan Anda

Sebagai penyedia knowledge management software, kami telah berpengalaman selama lebih dari 10 tahun di bidang ini. Dengan latar belakang itulah kami selalu berupaya memberikan layanan pembuatan perangkat lunak praktis yang dapat memberikan kemudahan bagi perusahaan Anda.

Melalui kami, Anda dapat melakukan penyederhanaan dalam melakukan entri data maupun pengambilan dokumen dengan praktis. Kami pun dapat membantu Anda dalam melakukan pengadaan dokumentasi melalui digitalisasi arsip melalui aplikasi pengarsipan. 

Selain itu, terdapat file management software yang kami sediakan dalam fitur Master DMS yang dapat memudahkan Anda dalam meningkatkan produktivitas karyawan Anda.

Berikut adalah kelebihan Master DMS dibandingkan lainnya :

  • Multi industri

Sebagai penyedia jasa digitalisasi arsip dokumen, maka kami mampu memberikan pelayanan terhadap semua aspek industri, seperti Government, Healthcare, Legal Firms, AEC, Manufacturing, Media, Property, Electronics, Banking/ Finance, Oil & Gas, Education, Mining Company, dan Library serta bidang lainnya.

  • Aman dan cepat

Kami memiliki tim arsiparis yang telah berpengalaman dalam bidang kearsipan setiap pekerjaan selalu dilakukan dengan penuh ketelitian dan kehati-hatian.  Dengan demikian, akses dan distribusinya dapat dilakukan dengan cepat dan aman.

Selain itu kami juga menjamin keamanan dokumen Anda sehingga tak perlu ada yang perlu dikhawatirkan karena kami selalu mengutamakan perlindungan terhadap segala aktivitas privasi arsip dokumen Anda.

  • Legal

Sebagai penyedia jasa yang telah berpengalaman selama lebih dari 10 tahun, maka kami juga telah menyesuaikan segala pengelolaan arsip yang ada sesuai dengan berbagai regulasi tentang pengamanan data dari undang-undang maupun Peraturan Pemerintah.

Pedoman kami dalam mengelola arsip berdasarkan tata cara pengelolaan dokumen dan arsip penting negara sesuai dengan peraturan yang tertuang pada UU No. 11 Tahun 2008, UU No. 8 tahun 1997, PP No, 88 Tahun 1999 yang tercantum di dalam regulasi internasional ISO 9001 : 15489.

  • Tahan lama

Dokumen yang berbentuk digital pastinya lebih bertahan lama dan tidak mudah rusak. Bahkan dokumen ini bisa diperbanyak dalam jumlah yang besar dan tetap sah di mata hukum karena dianggap legal.

Solusi ini dapat Anda dapatkan hanya dengan menggunakan software Master DMS sebagai cara terbaik dalam pengelolaan arsip Anda.

  •  Akses mudah

Kami menyediakan berbagai kemudahan bagi Anda yang ingin mendapatkan solusi terbaik dalam mengelola arsip. Adanya aplikasi yang kami sediakan, tentu akan memudahkan Anda dalam mengaksesnya, baik melalui komputer, laptop, maupun smartphone.

  • Murah

Untuk mendapatkan segala kemudahan dalam melakukan pengelolaan arsip, maka Anda tak perlu khawatir dengan biaya yang kami tawarkan karena kami selalu memberikan harga yang sangat murah dan ramah di kantong.

Spesifikasi Software Master DMS

Master DMS merupakan salah satu solusi untuk meningkatkan knowledge management software di perusahaan Anda. Perangkat lunak ini mampu mengontrol dokumen berbasis web yang telah diterapkan di berbagai instansi, baik pemerintahan maupun swasta. Kami telah menyesuaikannya dengan dokumen standar ISO seperti ISO 9001, ISO 14001, TS 16949 ISO 13485, ISO 17025, ISO 22000, OHSAS 18001 dan standar kualitas lainnya.

Berikut adalah spesifikasi software Master DMS :

  • Dapat digunakan oleh berbagai perusahaan secara efektif untuk mengelola dan menyimpan data maupun dokumen dalam jumlah besar
  • Dapat dengan mudah mengambil atau menangkap informasi dari dokumen atau narasumber lain
  • Semua informasi terpusat pada workspace atau repositori yang kami sediakan
  • Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan dengan optimal
  • Berbasis web yang dapat diakses melalui mobile tanpa melakukan instalasi aplikasi
  • Berbahasa Indonesia dan Inggris
  • Dilengkapi dengan Microsoft Office
  • Terintegrasi dengan email, Antivirus, OCR, Barcode Recognition, Joomla dan WordPress
  • Dapat mengubah file hasil scan OCR menjadi format tertentu
  • Dapat digunakan untuk menentukan informasi tentang lokasi fisik dokumen perusahaan, seperti rak, lemari, ruangan, maupun gedung
  • Dapat menentukan umur dokumen sehingga Anda bisa memusnahkan dokumen yang sudah seharusnya dimusnahkan
  • Dapat memilih folder yang ingin diunggah melalui Klik Drag
  •  Dapat menambah stempel dan tanda tangan digital terhadap file
  •  Terdapat Workflow untuk proses bisnis
  •  Dapat terhubung otomatis dengan layanan Cloud Google Drive dan Dropbox

Fitur Collaborate dan Capitalize dalam Software MasterDMS

Selain spesifikasi di atas, Anda dapat melakukan berbagai aktivitas secara otomatis melalui berbagai tools yang ada pada software kami. Melalui Master DMS, maka segala pekerjaan manual yang ada di perusahaan Anda dapat dijadikan menjadi lebih otomatis seperti pembuatan dokumen, tinjauan, persetujuan, perubahan, kontrol dokumen,, silang dokumen, dan lainnya.

Berikut adalah fitur collaborate dan capitalize dalam Master DMS :

  • Terdapat task manager dan calender untuk memanajemen proyek
  • Previsualisasi dokumen melalui video dan audio
  •  Version control di setiap perubahan dalam dokumen
  • Dapat menggugah dan mengunduh dokumen secara massal melalui file ZIP
  • Notifikasi atau pemberitahuan melalui email
  • Setiap user atau pengguna memiliki personal storage dan recycle bin
  • Terdapat forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek secara tim
  •  Terdapat Live edit dan share untuk kolaborasi
  • Dapat mereview, approval, dan validasi melalui Workflow
  • Dapat menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
  •  Terdapat Dashboard bagi setiap user atau pengguna
  • Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author dan jenis
  • Dapat melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diunggah secara otomatis
  • Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda-beda
  • Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
  • Aktivitas log yang detail dan jelas
  • Telah terintegrasi melalui web services, CMIS & Rest
  • Memiliki task scheduler
  • Dapat mendukung semua jenis dan ukuran dokumen, mulai dari A4 sampai A0+

Hal-hal yang Perlu Dipersiapkan dalam Menerapkan Knowledge Management Software

Knowledge management software menjadi salah satu aplikasi digital yang umum digunakan oleh perusahaan untuk membantu mengatur maupun mengelola aktivitas dokumentasi perusahaan, baik berupa pengetahuan hingga informasi umum.

Sebelum Anda menerapkannya, maka ada hal-hal yang perlu Anda perhatikan sebagaimana yang dijelaskan berikut ini :

  1. Memilih penyedia jasa software yang tepat

Agar misi Anda dalam mengembangkan knowledge management software & system yang tepat di perusahaan, maka Anda juga perlu memilih teknologi yang tepat untuk memaksimalkannya.

Dalam hal ini, Anda bisa memilih penyedia jasa pembuatan perangkat lunak praktis untuk sistem management Anda. Dengan begitu, pekerjaan di perusahaan Anda dapat terotomatisasi dengan baik.

  1. Sesuai konsep dan visi misi perusahaan

Dalam membuat sebuah perangkat lunak untuk memudahkan Anda dalam memanajemen perusahaan Anda, maka pastikan kembali bahwa fitur-fitur yang terdapat dalam software tersebut sesuai dengan tujuan perusahaan Anda. Dengan begitu pengetahuan karyawan dan perusahaan Anda akan terus berkembang.

Semakin lengkap fitur yang Anda gunakan dalam software perusahaan Anda, maka produktivitas karyawan Anda juga akan semakin meningkat sehingga bisa memberikan ide-ide baru untuk kemajuan dan perkembangan perusahaan Anda.

  1. Membuat standar yang tinggi

Untuk mendapatkan hasil yang optimal, maka Anda perlu membuat standar yang tinggi dalam menerapkan knowledge management software. Penting bagi perusahaan untuk memberikan informasi, pengetahuan, dan skill yang menunjang kinerjanya di perusahaan Anda.

  1. Menyiapkan sumber daya yang berkompeten

Setiap perusahaan pasti memiliki karyawan yang berperan penting dalam membagikan sebuah pengetahuan. Maka penting bagi Anda untuk selalu menyiapkan sumber daya yang berkompeten dan memiliki keahlian khusus untuk mendukung terciptanya suatu sistem management yang optimal.

Hal-hal tersebut penting untuk dipertimbangkan agar knowledge management software yang Anda gunakan dapat memberikan pengaruh dan manfaat yang besar untuk meningkatkan performa perusahaan Anda.

Komponen Utama dalam Knowledge Management System

Secara sederhana, sistem ini merupakan proses menciptakan, mengumpulkan, membagikan, menggunakan, dan mengelola suatu pengetahuan maupun informasi sebuah perusahaan. Hal ini bertujuan untuk pengambilan keputusan yang tepat untuk strategi bisnis.

Dalam hal ini ada beberapa komponen yang berperan penting antara satu dengan yang lainnya, yaitu

  • People

People merupakan seseorang yang memiliki pengetahuan, mengelola sistem dan proses, serta berkomitmen terhadap proses strategis untuk perusahaan. Budaya berbagi pengetahuan ini juga efektif untuk meningkatkan hubungan antar karyawan dan komunitas lainnya. 

  • Process

Proses adalah pengaturan dan penyelarasan dalam strategi, prinsip, proses, dan praktik untuk memastikan bahwa pengetahuan yang diberikan dapat diimplementasikan dengan baik.

  • Technology

Technology adalah media pendukung yang berperan penting untuk menunjang knowledge management system sehingga dibutuhkan SDM yang berkompeten untuk mendukungnya.

Penutup

Knowledge management software menjadi sebuah perangkat yang berguna bagi perusahaan, baik skala kecil maupun besar. Software ini mampu membuat kolaborasi dan penyampaian informasi agar menjadi lebih efektif dan efisien.

Penting bagi Anda untuk menerapkan knowledge management software melalui penggunaan software sebagai upaya untuk memberikan perubahan dan pengetahuan baru untuk perusahaan Anda.

Hanya melalui kami di Master DMS yang menyediakan layanan jasa pembuatan perangkat lunak praktis untuk menunjang aktivitas manual karyawan Anda menjadi lebih otomatis dan terstruktur.

Segera konsultasikan kebutuhan knowledge management softwarenya dan software lainnya melalui kami dan dapatkan penawaran terbaiknya sekarang juga! Kunjungi website kami hanya di Masterdms.co.id.

Disposisi Surat Masuk

Proses disposisi surat masuk yang sangat penting bisa berantakan jika masih dilakukan secara manual.

Solusinya, Anda bisa menggunakan software atau aplikasi E-Office yang hadir dengan berbagai fitur menarik yang akan memudahkan proses disposisi surat perusahaan Anda.

Beberapa fitur yang ditawarkan oleh E-Office diantaranya adalah sistem notifikasi email, manajemen arsip surat yang sistematis, disposisi surat masuk, backup database, arsip digital, custom layout, dan sebagainya.

Aplikasi E-Office Untuk Mengatasi Berbagai Permasalahan Disposisi Surat Masuk

Disposisi surat masuk adalah bagian penting dari proses pengelolaan surat-surat dalam suatu perusahaan.

Disposisi surat sendiri bisa diartikan sebagai tanggapan, instruksi, arahan, atau tindak lanjut dari surat yang masuk. Disposisi ini bisa dituliskan langsung pada surat atau dilampirkan dalam lembar baru.

Artinya, penerima surat harus menindaklanjuti surat yang masuk tersebut berdasarkan instruksi yang terdapat dalam disposisi. Biasanya disposisi surat masuk ini diberikan dari pimpinan atau atasan kepada bawahan.

Dalam prakteknya, pelaksanaan proses disposisi ini masih mengalami banyak kendala atau masalah, terutama untuk perusahaan-perusahaan besar dengan arus keluar masuk surat yang sibuk dan pegawai atau karyawan yang banyak.

Masalah-masalah Klasik Dalam Proses Disposisi Surat Masuk

Berikut adalah beberapa permasalahan yang cukup sering dialami pada saat pelaksanaan disposisi surat masuk secara manual:

  • Pencatatan Data Surat Secara Manual yang Tidak Efektif

Semua surat yang masuk wajib hukumnya untuk dicatat atau didokumentasikan. Jika proses ini dilakukan secara manual, sistem kerjanya tidak akan efektif, apalagi jika jumlah surat yang masuk dan keluar sangat banyak setiap harinya.

Beberapa masalah yang bisa muncul dari pencatatan disposisi surat secara manual adalah terjadinya human error saat proses pencatatan hingga sulitnya mencari kembali data-data surat lama yang dibutuhkan.

Semua permasalahan ini akan bisa teratasi jika Anda menggunakan prosedur disposisi surat digital yang lebih canggih dan modern.

  • Sulitnya Proses Tracking atau Monitoring Surat

Alur dari proses disposisi surat masuk untuk satu surat saja bisa sangat panjang dan melalui banyak orang. Keseluruhan proses ini perlu untuk dipantau dan dilacak supaya memastikan tidak ada kesalahan yang terjadi.

Proses tracking disposisi surat biasanya meliputi pengecekan apakah surat yang bersangkutan sudah diterima, dibaca, atau disetujui.

Jika dilakukan secara manual, proses tracking dan monitoring ini bisa jadi sangat melelahkan dan memakan waktu lama, apalagi jika surat yang harus dilacak jumlahnya sangat banyak.

Dalam prosesnya ada juga kemungkinan tugas ini hanya dibebankan pada satu orang saja yang mengakibatkan produktivitas kerjanya jadi tidak efektif, misalnya sekretaris atau pegawai administrasi.

Jika surat tidak dilacak atau dimonitor secara berkala, bisa saja akan ada penundaan dalam proses tindak lanjut dari disposisi surat masuk, sehingga keseluruhan alur kerja pun bisa terhambat. Ini bisa berdampak fatal terutama jika ada surat-surat yang membutuhkan tindakan lanjutan secepatnya.

Sistem kerja yang seperti ini juga bisa meningkatkan risiko terjadinya human error seperti kesalahan pemberian disposisi atau adanya surat yang terselip sehingga tidak terbaca dan tidak bisa segera ditindaklanjuti.

  • Penyimpanan dan Pencatatan Surat Tidak Tertata dengan Rapi

Disposisi surat masuk yang dilakukan secara manual berarti penyimpanan dan pencatatan surat juga dilakukan secara manual.

Ini tentunya akan sangat merepotkan, terutama ketika nanti ada yang dibutuhkan untuk mencari surat-surat lama yang ada di ruang penyimpanan.

Pencarian surat-surat lama secara manual bisa memakan waktu yang lama sehingga bisa menghambat kerja. Selain itu, ada juga risiko surat pada akhirnya tidak bisa ditemukan karena hilang atau terselip. Secara keseluruhan, proses manajemen arsip yang seperti ini sama sekali tidak efektif.

  • Banyak Biaya Pengeluaran dari Operasional

Proses disposisi surat masuk dan keseluruhan proses pengelolaan surat jika dilakukan secara manual akan memakan cukup banyak biaya pengeluaran.

Biaya besar biasanya akan dihabiskan untuk pengadaan berbagai perlengkapan kantor yang diperlukan, seperti kertas, printer, map, amplop, rak, pulpen, cap/stempel, staples, dan sebagainya.

Walaupun kelihatannya harganya murah, tiap kebutuhan di atas bisa memakan cukup banyak biaya juga jika pembeliannya dalam jumlah banyak untuk memenuhi kebutuhan operasional.

Selain untuk pembelian barang, biaya yang cukup besar juga akan dikeluarkan untuk proses pemusnahan surat-surat yang sudah lama dan tidak berlaku atau tidak digunakan lagi.

  • Proses Penandatanganan yang Terkadang Ribet

Supaya terbukti keasliannya dan bisa langsung dilaksanakan, disposisi surat masuk biasanya harus dilengkapi dengan paraf atau tanda tangan asli dari pimpinan atau atasan yang berwenang.

Proses penandatangan ini terkadang memakan waktu lama karena beberapa kendala, salah satu kasus yang paling sering terjadi adalah ketika atasan sedang tidak ada di tempat sehingga tidak bisa dimintai tanda tangan. Pada akhirnya, disposisi surat pun jadi tertunda, apalagi jika surat yang bersangkutan sebelumnya perlu ditembuskan dulu ke berbagai divisi yang berbeda.

Kendala ini biasanya akan membebani tugas karyawan di bagian sekretaris dan administrasi yang harus bolak-balik demi bisa mendapatkan tanda tangan yang diperlukan.

Tidak masalah jika perusahaan masih berskala kecil dan arus keluar masuk surat tidak terlalu padat. Tapi masalah ini bisa mempengaruhi keseluruhan sistem kerja perusahaan jika ada banyak surat yang harus ditangani dan ada kekurangan tenaga karena jumlah pegawai tidak mencukupi.

  • Tempat Penyimpanan yang Tidak Aman

Di mana Anda biasanya menyimpan surat-surat dan semua berkas arsip dokumen? Biasanya jika masih menggunakan sistem manual, surat-surat dan berkas-berkas arsip dokumen akan disimpan di dalam ruangan khusus.

Kekurangan menggunakan sistem penyimpanan yang seperti ini adalah ruang penyimpanan bisa penuh dan berkas-berkas bisa rawan rusak atau hilang, biasanya karena faktor keteledoran, human error, atau karena faktor lain yang tidak bisa dihindari seperti adanya kebakaran atau bencana alam.

Jika sudah rusak atau hilang, surat-surat dalam yang ada bentuk dokumen fisik sudah tidak bisa lagi diselamatkan karena tidak ada backup atau cadangan.

Hal ini tentunya akan sangat fatal, apalagi jika berkas atau surat memuat informasi dan keputusan penting.

  • Rawan Tindakan Pemalsuan

Semua surat yang masuk dan melalui proses disposisi surat masuk secara manual memiliki risiko terkena tindakan pemalsuan.

Umumnya yang rawan dipalsukan adalah bagian isi surat dan tanda tangan. Untuk surat-surat yang berisi keputusan dan pengumuman penting, tindakan pemalsuan ini bisa berdampak fatal, mulai dari kesalahan penyampaian informasi sampai renggangnya hubungan antar pegawai atau karyawan.

Walaupun sudah melakukan banyak tindakan pencegahan, faktanya surat yang berbentuk dokumen fisik pada kertas tetap lebih mudah untuk dipalsukan dan dimanipulasi isinya.

Solusi Proses Disposisi Surat Digital dari E-Office

Untuk mengatasi berbagai permasalahan seperti di atas, E-Office dari PT. Akiradata Pratama hadir dengan berbagai fitur terbaru yang menarik dan tentunya berguna.

Berikut adalah beberapa solusi yang kami tawarkan khusus untuk Anda:

  1. Manajemen Arsip Surat yang Sistematis

Melalui E-Office, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan sistem pencatatan manual yang rawan. Semua surat masuk dan keluar yang ada dalam aplikasi akan tersimpan dengan rapi dan aman dalam satu server yang sama.

Kami juga menyediakan manajemen arsip surat yang sistematis dengan berbagai fitur dan pilihan menu yang akan memudahkan kerja Anda. Di bawah ini adalah beberapa contohnya:

  • Entri surat masuk dan keluar
  • Pencarian data surat dengan fitur multi filter
  • Laporan data surat masuk dan keluar
  • Kategori surat masuk dan keluar
  • Print out disposisi dan tanda terima surat
  • Pemberian nomor agenda surat secara otomatis
  • Template surat keluar dari e-form atau dari komputer pengguna
  • Proses Monitoring dan Tracking Surat yang Lebih Mudah

Aplikasi E-Office menawarkan solusi proses monitoring dan tracking disposisi surat masuk yang lebih mudah untuk para penggunanya.

Dalam aplikasi, pimpinan bisa dengan mudah memantau atau melakukan tracking progress surat yang sudah diberi perintah atau arahan untuk ditindaklanjuti.

E-Office menyediakan fitur yang membuat setiap surat masuk bisa langsung didisposisikan oleh penerima surat dari dalam aplikasi, sehingga setiap proses disposisi surat masuk pun jadi bisa sesegera mungkin ditindaklanjuti tanpa perlu melalui proses koordinasi yang panjang. Disposisi surat juga bisa ditujukan untuk banyak pengguna sekaligus, bahkan untuk lebih dari satu tingkatan.

Dengan cara ini, pemrosesan dan penindaklanjutan dari surat pun bisa lebih terpantau dan terjadinya kesalahan human error pun bisa diminimalisir.

Selain itu, E-Office juga memberikan fitur notifikasi melalui email, WA, dan SMS pada setiap surat yang masuk, tembusan surat, memo/pengumuman, dan disposisi surat masuk, sehingga proses penindaklanjutan dan pemrosesan surat pun bisa dilakukan sesegera mungkin.

Untuk layout atau format notifikasi email-nya sendiri, aplikasi E-Office memfasilitasi pengguna untuk bisa mengaturnya sesuai kebutuhan dengan fitur custom. Berikut adalah beberapa jenis layout yang bisa Anda ubah secara custom:

  • Layout notifikasi email tembusan surat
  • Layout untuk disposisi surat
  • Layout detail untuk surat masuk
  • Layout notifikasi email disposisi surat
  • Layout notifikasi email memo atau pengumuman seputar surat
  • Layout tanda terima surat
  • Layout notifikasi email saat ada surat masuk
  • Penyimpanan Surat Lebih Rapi dan Tersistem

Sekarang sudah tidak jamannya mengobrak-abrik berkas dan ruang penyimpanan hanya demi mencari dokumen arsip atau surat lama. Cara ini sangatlah tidak efektif dan melelahkan.

Aplikasi E-Office hadir untuk membantu Anda mengatasi permasalahan ini. Dengan menggunakan aplikasi kami, Anda akan bisa lebih mudah dalam mencari surat dan berkas-berkas yang sudah lama sekalipun.

Anda juga tidak perlu takut atau khawatir surat akan hilang karena semua surat-surat yang masuk dalam aplikasi sudah akan tersimpan dan terlindungi dengan aman, kecuali jika memang dihapus atau dihilangkan oleh orang yang berwenang.

E-Office menyediakan berbagai jenis kolom pencarian, baik untuk mencari surat masuk maupun keluar. Beberapa fitur kami yang bisa membantu Anda di antaranya adalah:

  • Multi filter untuk pencarian data surat. Fitur ini membuat Anda bisa memanfaatkan berbagai jenis kolom kata atau keyword yang tersedia untuk memudahkan pencarian surat
  • Pemberian kategori pada setiap surat yang masuk dan keluar
  • Pemberian nomor agenda surat secara otomatis
  • Menghemat Biaya Pengeluaran tanpa Mengurangi Produktivitas Kerja

Dengan menggunakan aplikasi seperti E-Office, Anda tidak perlu lagi merisaukan biaya pengeluaran yang membengkak karena proses operasional disposisi surat masuk dan keseluruhan pengelolaan surat.

Ini karena dalam aplikasi, semua surat yang masuk dan keluar akan dibuat dalam bentuk elektronik atau digital, sehingga tidak memerlukan berbagai perlengkapan tambahan seperti printer, kertas, pulpen, dan sebagainya.

Selain itu, sesuai dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, aplikasi kami juga hadir dengan kemudahan akses dari berbagai perangkat yang terhubung dengan jaringan internet.

Anda bisa mengakses aplikasi E-Office dengan mudah dan leluasa melalui perangkat smartphone, PC atau komputer, laptop, dan tablet.

  • Bisa Diintegrasikan dengan Tanda Tangan Digital

Melalui aplikasi E-Office, Anda akan bisa memiliki opsi lain dalam pemberian tanda tangan, yaitu menggunakan digital signature atau tanda tangan digital.

E-Office bisa diintegrasikan dengan tanda tangan digital dari PSRE, sehingga akan lebih praktis dan bisa dilakukan dari mana saja tanpa perlu bertemu langsung. Ini tentunya akan membuat kerja sekretaris dan bagian administrasi jadi lebih efektif dan produktif.

Selain tanda tangan digital, E-Office juga memfasilitasi tanda tangan canvas bagi pengirim dan penerima surat.

  • Ruang Penyimpanan yang Luas dengan Jaminan Backup

Aplikasi E-Office menyediakan ruang penyimpanan yang luas untuk menampung semua data surat-surat Anda secara aman dalam satu aplikasi yang sama.

Selain itu, kami juga menyediakan fitur backup database supaya penyimpanan surat-surat Anda lebih aman. Anda pun jadi tidak perlu khawatir lagi surat akan hilang ataupun rusak.

Tidak hanya menjaga surat dengan aman, semua data surat yang sudah tersimpan dalam database akan tetap bisa diakses oleh pengguna kapanpun dan dimanapun sehingga tetap lebih praktis dibandingkan ruang penyimpanan manual.

  • Pengamanan Ekstra dari Pemalsuan

Semua surat yang masuk dalam aplikasi E-Office harus berbentuk surat elektronik dalam format digital. Pertama-tama, surat dalam format seperti ini akan lebih sulit untuk dipalsukan.

Selain itu, E-Office juga menawarkan berbagai fitur yang bisa semakin menjamin keamanan semua surat-surat Anda dalam aplikasi.

Salah satunya adalah fitur yang mengizinkan pengaturan pengaturan hak akses disposisi untuk setiap user atau pengguna.

Pengaturan level disposisi yang dinamik ini bisa diatur untuk akses disposisi yang akan diberikan ke semua pengguna atau ke satu atau beberapa orang saja.

Selain itu, setiap pengguna juga bisa login atau masuk ke sistem dan mengatur hak akses masing-masing untuk setiap modul yang tersedia dalam aplikasi E-Office.

  • Adanya Laporan Lengkap Tentang Progress Surat

Semua surat yang masuk pada akhirnya nanti akan tetap harus dibuatkan laporan supaya bisa terlacak dan terdeteksi apakah tindak lanjutnya sudah sesuai dengan perintah atau belum.

Pembuatan laporan secara manual bisa memakan waktu lama, apalagi jika ada banyak surat yang pergerakannya harus dicatat.

Aplikasi E-Office hadir dengan memberikan fitur laporan yang lengkap, meliputi:

  • Laporan surat masuk dan surat keluar
  • Laporan arsip berformat digital
  • Laporan disposisi surat
  • Laporan progress surat
  • Laporan memo atau pengumuman tentang surat

Setelah melihat uraian di atas, Anda pasti semakin yakin kalau aplikasi E-Office memang adalah penyedia solusi terbaik untuk mengatasi semua masalah disposisi surat masuk manual yang selama ini Anda alami.

Selain berbagai keuntungan di atas, E-Office masih memiliki banyak fitur lainnya yang tentunya canggih dan up-to-date! Tunggu apalagi, segera kunjungi website resmi kami di Masterdms.co.id untuk informasi lebih lanjut.

Scan Dokumen ke PDF

Scan dokumen ke PDF adalah proses memindai dokumen berupa kertas yang kemudian diubah menjadi bentuk digital, sehingga berbentuk sebuah file.

Aktivitas scan dokumen ini sangatlah penting agar dokumen Anda tetap aman dan terjaga. Namun gimana sih caranya? Tenang saja, MasterDMS punya solusinya untuk Anda.

Namun sebelum kami membahas scan dokumen ke PDF, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu hal-hal yang membuat dokumen harus di scan. Berikut informasinya untuk Anda.

Mengapa Anda Harus Scan Dokumen ke PDF?

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa scan dokumen ke PDF merupakan hal yang penting.

Apalagi di zaman sekarang yang hampir semua aktivitasnya sudah dilakukan secara digital. Oleh sebab itu, dengan Anda mendigitalkan arsip dokumen maka dokumen akan lebih aman karena memiliki salinan di tempat lain.

Nah, disini kami akan memberikan alasan mengapa Anda harus scan dokumen ke bentuk file, yakni karena:

1.      Dokumen Mudah Hilang

Dokumen yang berbentuk kertas atau lembaran memang bisa Anda simpan sendiri, entah itu di lemari, laci, atau brankas.

Jika dokumen tersebut sangat penting, pasti Anda akan mengamankannya di suatu tempat yang sulit dijangkau oleh orang lain.

Hal tersebut penting dilakukan agar dokumen Anda tak mudah hilang atau bocor ke orang lain yang dapat menyebabkan masalah kedepannya.

Terkadang sebagai manusia yang tak luput dari kesalahan, Anda bisa saja lupa dimana menyimpan dokumen tersebut karena kelalaian sendiri.

Kalau sudah hilang, siapa yang harus disalahkan? Anda bisa saja menyalahkan orang lain hingga membuat keributan. Maka dari itu, scan dokumen ke PDF sangatlah penting untuk mencegah dokumen yang hilang.

2.      Dokumen Mudah Robek

Dokumen yang berbentuk kertas tentu saja akan mudah robek, hal ini bisa menjadi masalah jika sebagian kata, cap atau tanda tangan hilang dan akhirnya dokumen tidak lagi autentik.

Jika dokumen yang robek berhubungan denganarsip dokumen pribadi seperti Ijazah, Kartu Keluarga, atau Akta Kelahiran maka urusannya bisa panjang dan memakan waktu yang tidak sebentar.

Anda harus mengurus surat pengantar, surat kehilangan atau bahkan dokumen keimigrasian jika ada keluarga yang orang asing (WNA).

Agar hal tersebut tidak terjadi maka berhati-hatilah dalam penyimpanannya atau kalau bisa dokumen tersebut dilaminating, dengan begitu dokumen dapat terselamatkan. Dan untuk lebih aman lagi, Anda dapat melakukan scan dokumen ke PD.

3.      Dokumen Terkena Rayap

Rayap adalah hama atau serangga pemakan kayu atau kertas, jika Anda menaruh dokumen di lemari atau laci yang berbahan dasar kayu, maka berhati-hatilah karena rayap bisa saja menyerang.

Dokumen yang dimakan rayap nantinya bisa menjadi bolong atau robek sehingga tak bisa lagi untuk dijadikan dokumen yang sah. Anda harus mengurusnya untuk dijadikan dokumen yang baru.

Sangat disayangkan bukan jika dokumen Anda yang sudah disimpan sebaik mungkin namun harus berakhir dimakan rayap? Jadi, sebaiknya segeralah untuk scan dokumen ke PDF di MasterDMS.

4.      Dokumen Terkena Bencana

Bencana alam adalah peristiwa yang tak bisa siapapun prediksi, jika dokumen Anda tersimpan di tempat yang mudah terkena bencana, seperti kebakaran, kebanjiran atau gempa maka dokumen akan rusak.

Kalau sudah begitu, tak ada yang bisa disalahkan. Anda harus mengurus semua dokumen nya lagi agar dapat diterima.

Pengurusan dokumen juga terkadang membutuhkan biaya yang tak sedikit, jadi lebih baik segeralah untuk menyalinnya, yakni dengan mengubah dokumen ke bentuk digital.

5.      Penyimpanan Dokumen Lebih Efektif

Scanning dokumen jauh lebih efektif karena Anda tidak perlu lagi membutuhkan ruangan khusus penyimpanan yang dapat berubah menjadi penumpukan dokumen.

Semakin banyak dokumen yang Anda simpan, maka semakin besar juga ruangan penyimpanan yang dibutuhkan.

Dokumen yang bertumpuk-tumpuk membuat tampilan tidak enak dilihat dan bisa menjadi sarang debu.

Belum lagi banyak dokumen penting yang nantinya susah dijangkau sehingga membuat Anda harus merombak semua lembaran-lembaran dokumen.

Selain memakan waktu, Anda juga akan kelelahan karena mengatur dokumen yang begitu banyak.

Berbeda jika Anda menyimpan dokumen berbentuk file, Anda hanya mencarinya melalui kolom “search” dengan menuliskan keyword dari nama file tersebut.

6.      Pekerjaan Lebih Terkendali

Perusahaan yang memiliki produktivitas tinggi seperti instansi asuransi, perbankan, dan departemen yang menyimpan ribuan file, pasti sangat membutuhkan alat pemindai agar urusan pekerjaannya bisa lebih terkendali.

Banyaknya jumlah dokumen bisa menghambat aktivitas pekerja ketika harus mencarinya, hal tersebut dapat membuat pekerja tidak fokus dengan pekerjaan utamanya,

Dengan menggunakan alat pemindai scan dokumen ke PDF dari MasterDMS,  maka ratusan hingga ribuan file bisa dipindai bahkan dalam hitungan menit saja, hal ini sangat efektif untuk produktivitas pekerjaan Anda.

Bagaimana Proses Scan Dokumen ke PDF di MasterDMS?

Mungkin sebagian dari Anda ada yang masih belum paham bagaimana caranya scan dokumen ke PDF berlangsung,

Kebanyakan dari Anda pasti lebih familiar melihat proses “print” atau mengubah file menjadi sebuah dokumen, namun bagaimana jika dokumen diubah menjadi sebaliknya?

Nah, jika Anda masih bingung, kami akan merangkumnya dengan menjelaskan bagaimana proses scan dokumen ke PDF, yakni sebagai berikut:

1.      Pemilihan Dokumen Berdasarkan Divisi

Proses scan dokumen ke PDF yang pertama adalah memilih dokumen berdasarkan divisi yang akan di scan, hal ini bertujuan agar nantinya tidak berantakan dan lebih terorganisir.

Jika dokumen yang akan dipindai banyak hingga berlembar-lembar, maka tim MasterDMS akan berhati-hati dengan cara memisahkannya untuk dijadikan satu file kembali.

Sehingga proses pemindaian akan lebih cepat dan efektif, jika sudah selesai dipindai dokumen tak akan berceceran atau salah tempat.

2.      Pembredelan Staples

Proses selanjutnya adalah membedah dokumen atau membuka staples untuk mempermudah proses scanning.

Jika dokumen Anda terdiri dari beberapa lembaran maka pembedahan ini wajib dilakukan supaya semuanya terpindai dengan sempurna.

Namun tak berlaku bagi buku yang akan di scan dokumen ke PDF karena kami memiliki alat tersendiri, agar buku tersebut bisa diubah menjadi PDF, yang pasti kami tak akan merombak isi buku menjadi lembaran.

3.      Pelabelan Dokumen

Cara scan dokumen ke PDF selanjutnya adalah melabelkan dokumen dengan memberikan penamaan sesuai nama di dalam dokumen.

Pelabelan dokumen bermaksud agar lebih mudah dalam mencari dokumen Anda yang jumlahnya sangat banyak tersebut.

Dokumen yang telah dibedah staplesnya dikhawatirkan lebih mudah berceceran, maka untuk menghindari hal itu kami akan memberikan label supaya lebih efektif dan efisien.

4.      Scanning Dokumen

Jika semuanya sudah tersusun dan terpisah sesuai dengan dokumen masing-masing sekarang saatnya proses scan dokumen ke PDF atau pemindaian objek.

Dokumen Anda akan dimasukan ke alat scanning di MasterDMS, kami memindainya sesuai dengan ukuran, mulai dari A4 hingga A0.

Proses scanning sebenarnya tak membutuhkan waktu yang lama hanya saja jika document scanning Anda banyak maka akan prosesnya juga akan lama.

Anda tak perlu khawatir, alat scan yang kami gunakan sudah sangat canggih sehingga dokumen Anda akan terpindai dengan rapi dan sesuai dengan isi aslinya. Berikut alat scanner hardware yang kami gunakan:

  • ADF Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A4
  • Flatbed Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A3, A2, A1 dan buku
  • Large Format Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A0

5.      Entry Index Dokumen

Dokumen yang sudah berbentuk file kini saatnya di rename (penamaan kembali) sesuai dengan isi judul dokumen.

Saat proses scan dokumen ke PDF tadi tentu saja nama file akan berubah menyesuaikan nama dari alat scanning tersebut.

Kami pastikan rename tak akan salah karena sebelumnya sudah diberikan label sesuai dengan nama isi dokumen.

6.      Manuver Arsip ke Aplikasi

Setelah proses rename selesai, file akan dimasukan ke dokumen foldering yakni di aplikasi DMS sendiri.

Kami memiliki aplikasi khusus DMS yang nantinya akan mempermudah Anda dalam mengelola file tersebut.

Pada proses ini kami akan pastikan dokumen masuk ke dalam aplikasi DMS sehingga Anda dapat menemukan file dengan mudah.

7.      Proses Indexing

Proses indexing adalah proses dimana mesin pencari melakukan pengarsipan dari isi dokumen tersebut.

Pada tahapan ini, Anda akan dipermudah ketika ingin mencari file yang ada di dalam aplikasi.

Dengan mengetikan keyword tertentu dan dengan hitungan detik saja maka file Anda akan mudah ditemukan nantinya.

Hal ini sangat mempermudah pekerjaan Anda karena jauh lebih efektif jika harus dibandingkan dengan mencari dokumen yang bertumpuk.

8.      Rebinding Dokumen

Rebinding dokumen adalah menyatukan kembali document scanning yang sebelumnya dibedah dengan cara di steples atau dijilid kembali.

Saat rebinding dokumen kami pastikan dokumen semula Anda akan kembali utuh tanpa ada lembaran yang hilang atau cacat.

9.      Penataan Dokumen

Langkah terakhir yakni, kami akan menata dokumen-dokumen Anda di suatu tempat agar mudah dalam pencarian kembali,

Dokumen Anda akan tersimpan rapi sesuai dengan divisi yang telah kami pisahkan sebelumnya.

Manfaat Scanner Untuk Dokumen

Scan dokumen ke PDF bukanlah merupakan hal yang baru bagi dunia perkantoran bahkan orang-orang biasa, namun kehadirannya masih saja diabaikan karena ketidaktahuan fungsi dan manfaatnya.

Jika Anda belum paham apa manfaat alat scanner bagi dokumen atau buku-buku maka kami akan menjelaskannya pada Anda.

Dengan Anda melakukan scanning pada dokumen, maka Anda akan menemukan file dengan cepat dan praktis hanya dengan hitungan detik saja, bahwasannya MasterDMS telah men-index file Anda agar mudah dicari.

Anda tak perlu lagi membedah dan membereskan tumpukan dokumen di tempat atau ruangan yang sangat menumpuk dengan memakan waktu hingga berjam-jam.

Tak hanya itu saja, scan dokumen ke PDF akan mempermudah Anda jika ingin mencetak kembali.

Bahwasannya dokumen yang asli bisa saja hilang atau rusak, jadi jika Anda memiliki softcopy dari dokumen tersebut, maka dokumen akan tercetak seperti baru lagi.

Kemudian, jika dokumen Anda bersifat rahasia dan pribadi, maka akan lebih mudah terkontrol dengan tersimpan di penyimpanan digital, karena file dapat Anda kunci dengan memberikan password, sehingga tindakan kebocoran file tak akan terjadi.

Selain itu, scanning dokumen sangat berguna jika dalam keadaan genting, Anda dapat langsung mencetaknya walaupun lupa atau tidak membawa dokumen yang asli, hal-hal seperti ini seringkali terjadi dalam berbagai urusan.

Perbedaan Jasa Scan Dokumen dengan Aplikasi Scanner di Handphone

Perkembangan digital yang semakin canggih menimbulkan banyak aplikasi dengan teknologi yang baru.

Hanya dengan melalui handphone saja dan menginstall aplikasi scanner Anda bisa memindai dokumen dengan cepat menjadi sebuah file PDF.

Namun permasalahannya, hal tersebut kurang efektif, karena ada beberapa hal yang tak bisa dijangkau di aplikasi scanner handphone.

1.      Aplikasi Scanner Handphone

Aplikasi scanner yang dapat mengubah dokumen menjadi PDF sudah banyak tersedia dengan berbagai brand berbeda di playstore atau Appstore.

Anda dapat menginstalnya dengan mudah, namun ada beberapa hal yang menjadi kekurangan dari aplikasi tersebut, diantaranya:

  • Hasil kurang maksimal, jika Anda scan dokumen ke PDF di aplikasi handphone maka hasilnya akan kurang maksimal, pasalnya dokumen Anda diproses dengan cara di “foto” bukan di scanning. Jadi, jika kamera buram atau pencahayaan kurang maka hasil scanning tidak seperti pada aslinya.
  • Ada batas maksimal, aplikasi scanner di handphone ada batasannya, terdapat jumlah maksimal penggunaan dalam sehari. Jika Anda telah memakainya lebih dari 2-5x dalam 24 jam maka scanning selanjutnya harus membayar dengan harga yang telah tercantumkan.
  • Terdapat Malware,aplikasi scanner bisa saja membawa hal buruk pada handphone Anda, contohnya malware atau malicious software yang artinya perangkat lunak berbahaya yang diciptakan untuk melakukan tindakan kriminal. Malware dapat mencuri data Anda, sehingga aplikasinya dapat merugikan siapapun penggunanya.
  • Kurang Efektif, Anda bisa saja memindai banyak dokumen dengan aplikasi tersebut, namun sangat kurang efektif jika dilakukan secara manual, apalagi jika dokumen tersebut banyak dan berlembar-lembar
  • Terkendala Ukuran, aplikasi scanner di handphone kurang efektif untuk ukuran dokumen yang besar, karena jika Anda membidiknya otomatis kamera Anda harus menjauh sehingga membuat tulisan atau gambar menjadi kecil. Normalnya Anda hanya bisa memindai ukuran A4 ke bawah.

2.      Jasa Scan Dokumen

Jasa scan dokumen adalah jasa yang sangat dibutuhkan untuk mengubah dokumen menjadi sebuah file PDF. Berikut adalah alasan mengapa Anda harus menggunakan jasa scan dokumen:

  • Hasil Lebih Memuaskan, file akan jauh lebih baik dan memuaskan jika menggunakan alat scanner yang tepat. Bahwasannya kami memiliki berbagai alat scanner yang canggih, jadi hasilnya akan jauh lebih bagus seperti aslinya.
  • Tak ada batas maksimal, dengan menggunakan jasa scan dokumen ke PDF Anda bebas mengubahnya dengan jumlah yang banyak sekalipun, Kami tak memberikan Batasan maksimal seperti pada aplikasi, hanya saja semakin banyak dokumen yang discan maka biaya yang dikeluarkan akan semakin besar.
  • Terhindar dari Malware, kami pastikan alat yang kami gunakan tidak mengandung tindakan kejahatan seperti Malware. Dokumen Anda akan terjamin dan tidak disalahgunakan oleh kami. Jika ada kebocoran yang terjadi yang mana itu adalah kesalahan kami, maka kami akan siap untuk bertanggung jawab.
  • Lebih Efektif, dengan menggunakan peralatan yang canggih kami tidak menggunakan cara seperti aplikasi scanner di handphone. Terdapat perangkat scanner yang dapat mendeteksi dokumen Anda dengan sempurna. Dengan menggunakan jasa scan dokumen Anda tak perlu mengeluarkan tenaga lebih hanya untuk melakukan scanning.
  • Tersedia berbagai ukuran, seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, alat scanner dokumen yang kami gunakan sangatlah bermacam-macam. Ada yang type ADF scanner, Flatbed Scanner, dan Large Scanner. Jadi, sebanyak apapun jumlah dan ukuran dokumen Anda, akan kami berikan hasil yang terbaik sesuai dengan dokumen aslinya.

Scan dokumen ke PDF sangatlah penting untuk memudahkan segala urusan dan pekerjaan Anda, segeralah gunakan jasa scan dokumen di MasterDMS untuk mendapatkan file PDF terbaik!

Aplikasi arsip surat

Aplikasi arsip surat adalah aplikasi arsip digital untuk persuratan perusahaan maupun pemerintah agar file tersimpan secara terstrukture, systematis dengan metode penyimpnan file sacara elektronik. sering perkembangan zaman sekarang aplikasi arsip sudah banyak digunakan perusahaan.

aplikasi arsip surat sangat berguna untuk memonitor surat masuk maupun surat keluar di pemerintah sehingga arsip mudah di cari oleh dinas terkait,disamping surat masuk dan surat keluar juga ada banyak fitur yang mendukung aplikasi surat ini.

MASALAH YANG SERING DI HADAPI TIDAK MENGGUNAKAN APLIKASI ARSIP SURAT

  • Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
  • User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
  • User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
  • User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
  • Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
  • Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
  • Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.

MANFAAT DARI APLIKASI ARSIP

  • Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
  • Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
  • Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
  • Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
  • Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
  • Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
  • Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
  • Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
  • Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.

aplikasi arsip digital

aplikasi arsip digital , di era indutri 4.0 ini semua perusahaan di haruskan go digital untuk memenege dokumen supaya mudah di akses dari mana saja, bahkan di masa pandemi ini banyak perusahaan yang memberlakukan kerja dari rumah atau di bilang WFH,yang mengharuskan karyawan kerja dari rumah untuk mengerjakan pekejaan kantor dari rumah.

aplikasi arsip digital ini sering di sebut juga aplikasi dokumen management system aplikasi yang berguna untuk menampung semua repository dokumen kantor sehingga akan mudah di akses dari rumah. aplikasi dms juga bisa terintegrasi dengan scanner.

dengan aplikasi arsip digital ini diharapkan semua karyawan swasta maupun pemerintah bisa terbantu , karena dokumen jadi satu server sehingga tidak perlu datang ke kantor untuk mengambil dokumen.

silakahkan hub kami untuk penjelasan lebih lanjut mengenai aplikasi arsip digital ini. hub 081908455523

Tanda tangan digital signature

Cara tanda tangan digital signature

Tanda tangan digital signature merupakan tanda tangan yang telah resmi di akui pemerintah sebagai bukti yang sah untuk menerbitkan approvel dokumen yang valid, pemerintah juga sudah membuat rancangan uu untuk digital signature ini.

Di era industri 4.0 ini semua perusahaan di tuntut untuk go digital supaya memudahkan karyawan untuk mengakses dokumen dari mana saja dan kapan aja.

Arsip digital

arsip digital sangat penting untuk melestarikan dokumen dokumen sejarah di indonesia terutama peningalan sukarno hatta, di era digital sekarang ini arsip digital wajib di lakukan untuk mendukung bebas kertas sehingga kayu kayu tidak habis di tebang untuk bahan kertas,

arsip digital tidak akan lepas dari kegiatan kita di kantor pemerintahan atau swasta, kadang kita semua binggung bagaimana cara mengelolan arsip digital supaya tertata rapih dan mudah dalam melakukan pencarian,

masterdms hadir untuk anda yang tidak bisa memenage dokumen kantor, masterdms sangat berguna untuk membuat repository dokumen arsip sehingga dokumen jadi satu tempat dan tidak terjadi duplicate,dokumen akan mudah di akses oleh siapa saja dan dimana saja sehingga akan mempermudah dalam mencari dokumen dari rumah maupun dari mana saja, masterdms menyediakan banyak fitur, silahkan kunjungi web kami khusus aplikasi document menegement system,

segerahub kami untuk mendapatkan demo aplikasi 081908455523

tanda tangan digital

tanda tangan digital merupakan tanda tangan yang di gunakan untuk mentanda tangani dokumen dengan digital atau iasa di sebut sertifikat digital,

sertifikat digital di keluarkan oleh otoritas CA pemerintah , biasanya mempunyai datacenter sendiri untuk menerbitkan sertifikat CA nya, saat ini yang mengunakan tanda tangan digital hanya pemerintah dan bumn serta bank bank yang ada di indonesia,

tanda tangan digital sangat penting untuk kerja jarak jauh atau WFH , dengan kondisi sprti ini kerja jarak jauh sangat berguna mengunakan tanda tangan digital untuk approve sebuah dokumen,

tanda tangan digital ini bukan sekedar softcopy hasil scan , melainkan di terbitkan oleh pemerintah supaya keabsahan dokumen yang di tanda tangan digital diakui oleh hukum di indonesia,

kami masterdms menyediakan tanda tanga digital yang resmi di indonesia, sehingga anda tidak perlu ke kantor untuk tanda tangan secara digital, cukup akses dari rumah dan dokumen anda sudah bisa keluar kantor, dokumen anda di kantor juga bisa di akses menggunakan dokumen managemen system masterdms,