Disposisi Surat Masuk

Posted by MasterDMS on

Proses disposisi surat masuk yang sangat penting bisa berantakan jika masih dilakukan secara manual.

Solusinya, Anda bisa menggunakan software atau aplikasi E-Office yang hadir dengan berbagai fitur menarik yang akan memudahkan proses disposisi surat perusahaan Anda.

Beberapa fitur yang ditawarkan oleh E-Office diantaranya adalah sistem notifikasi email, manajemen arsip surat yang sistematis, disposisi surat masuk, backup database, arsip digital, custom layout, dan sebagainya.

Aplikasi E-Office Untuk Mengatasi Berbagai Permasalahan Disposisi Surat Masuk

Disposisi surat masuk adalah bagian penting dari proses pengelolaan surat-surat dalam suatu perusahaan.

Disposisi surat sendiri bisa diartikan sebagai tanggapan, instruksi, arahan, atau tindak lanjut dari surat yang masuk. Disposisi ini bisa dituliskan langsung pada surat atau dilampirkan dalam lembar baru.

Artinya, penerima surat harus menindaklanjuti surat yang masuk tersebut berdasarkan instruksi yang terdapat dalam disposisi. Biasanya disposisi surat masuk ini diberikan dari pimpinan atau atasan kepada bawahan.

Dalam prakteknya, pelaksanaan proses disposisi ini masih mengalami banyak kendala atau masalah, terutama untuk perusahaan-perusahaan besar dengan arus keluar masuk surat yang sibuk dan pegawai atau karyawan yang banyak.

Masalah-masalah Klasik Dalam Proses Disposisi Surat Masuk

Berikut adalah beberapa permasalahan yang cukup sering dialami pada saat pelaksanaan disposisi surat masuk secara manual:

  • Pencatatan Data Surat Secara Manual yang Tidak Efektif

Semua surat yang masuk wajib hukumnya untuk dicatat atau didokumentasikan. Jika proses ini dilakukan secara manual, sistem kerjanya tidak akan efektif, apalagi jika jumlah surat yang masuk dan keluar sangat banyak setiap harinya.

Beberapa masalah yang bisa muncul dari pencatatan disposisi surat secara manual adalah terjadinya human error saat proses pencatatan hingga sulitnya mencari kembali data-data surat lama yang dibutuhkan.

Semua permasalahan ini akan bisa teratasi jika Anda menggunakan prosedur disposisi surat digital yang lebih canggih dan modern.

  • Sulitnya Proses Tracking atau Monitoring Surat

Alur dari proses disposisi surat masuk untuk satu surat saja bisa sangat panjang dan melalui banyak orang. Keseluruhan proses ini perlu untuk dipantau dan dilacak supaya memastikan tidak ada kesalahan yang terjadi.

Proses tracking disposisi surat biasanya meliputi pengecekan apakah surat yang bersangkutan sudah diterima, dibaca, atau disetujui.

Jika dilakukan secara manual, proses tracking dan monitoring ini bisa jadi sangat melelahkan dan memakan waktu lama, apalagi jika surat yang harus dilacak jumlahnya sangat banyak.

Dalam prosesnya ada juga kemungkinan tugas ini hanya dibebankan pada satu orang saja yang mengakibatkan produktivitas kerjanya jadi tidak efektif, misalnya sekretaris atau pegawai administrasi.

Jika surat tidak dilacak atau dimonitor secara berkala, bisa saja akan ada penundaan dalam proses tindak lanjut dari disposisi surat masuk, sehingga keseluruhan alur kerja pun bisa terhambat. Ini bisa berdampak fatal terutama jika ada surat-surat yang membutuhkan tindakan lanjutan secepatnya.

Sistem kerja yang seperti ini juga bisa meningkatkan risiko terjadinya human error seperti kesalahan pemberian disposisi atau adanya surat yang terselip sehingga tidak terbaca dan tidak bisa segera ditindaklanjuti.

  • Penyimpanan dan Pencatatan Surat Tidak Tertata dengan Rapi

Disposisi surat masuk yang dilakukan secara manual berarti penyimpanan dan pencatatan surat juga dilakukan secara manual.

Ini tentunya akan sangat merepotkan, terutama ketika nanti ada yang dibutuhkan untuk mencari surat-surat lama yang ada di ruang penyimpanan.

Pencarian surat-surat lama secara manual bisa memakan waktu yang lama sehingga bisa menghambat kerja. Selain itu, ada juga risiko surat pada akhirnya tidak bisa ditemukan karena hilang atau terselip. Secara keseluruhan, proses manajemen arsip yang seperti ini sama sekali tidak efektif.

  • Banyak Biaya Pengeluaran dari Operasional

Proses disposisi surat masuk dan keseluruhan proses pengelolaan surat jika dilakukan secara manual akan memakan cukup banyak biaya pengeluaran.

Biaya besar biasanya akan dihabiskan untuk pengadaan berbagai perlengkapan kantor yang diperlukan, seperti kertas, printer, map, amplop, rak, pulpen, cap/stempel, staples, dan sebagainya.

Walaupun kelihatannya harganya murah, tiap kebutuhan di atas bisa memakan cukup banyak biaya juga jika pembeliannya dalam jumlah banyak untuk memenuhi kebutuhan operasional.

Selain untuk pembelian barang, biaya yang cukup besar juga akan dikeluarkan untuk proses pemusnahan surat-surat yang sudah lama dan tidak berlaku atau tidak digunakan lagi.

  • Proses Penandatanganan yang Terkadang Ribet

Supaya terbukti keasliannya dan bisa langsung dilaksanakan, disposisi surat masuk biasanya harus dilengkapi dengan paraf atau tanda tangan asli dari pimpinan atau atasan yang berwenang.

Proses penandatangan ini terkadang memakan waktu lama karena beberapa kendala, salah satu kasus yang paling sering terjadi adalah ketika atasan sedang tidak ada di tempat sehingga tidak bisa dimintai tanda tangan. Pada akhirnya, disposisi surat pun jadi tertunda, apalagi jika surat yang bersangkutan sebelumnya perlu ditembuskan dulu ke berbagai divisi yang berbeda.

Kendala ini biasanya akan membebani tugas karyawan di bagian sekretaris dan administrasi yang harus bolak-balik demi bisa mendapatkan tanda tangan yang diperlukan.

Tidak masalah jika perusahaan masih berskala kecil dan arus keluar masuk surat tidak terlalu padat. Tapi masalah ini bisa mempengaruhi keseluruhan sistem kerja perusahaan jika ada banyak surat yang harus ditangani dan ada kekurangan tenaga karena jumlah pegawai tidak mencukupi.

  • Tempat Penyimpanan yang Tidak Aman

Di mana Anda biasanya menyimpan surat-surat dan semua berkas arsip dokumen? Biasanya jika masih menggunakan sistem manual, surat-surat dan berkas-berkas arsip dokumen akan disimpan di dalam ruangan khusus.

Kekurangan menggunakan sistem penyimpanan yang seperti ini adalah ruang penyimpanan bisa penuh dan berkas-berkas bisa rawan rusak atau hilang, biasanya karena faktor keteledoran, human error, atau karena faktor lain yang tidak bisa dihindari seperti adanya kebakaran atau bencana alam.

Jika sudah rusak atau hilang, surat-surat dalam yang ada bentuk dokumen fisik sudah tidak bisa lagi diselamatkan karena tidak ada backup atau cadangan.

Hal ini tentunya akan sangat fatal, apalagi jika berkas atau surat memuat informasi dan keputusan penting.

  • Rawan Tindakan Pemalsuan

Semua surat yang masuk dan melalui proses disposisi surat masuk secara manual memiliki risiko terkena tindakan pemalsuan.

Umumnya yang rawan dipalsukan adalah bagian isi surat dan tanda tangan. Untuk surat-surat yang berisi keputusan dan pengumuman penting, tindakan pemalsuan ini bisa berdampak fatal, mulai dari kesalahan penyampaian informasi sampai renggangnya hubungan antar pegawai atau karyawan.

Walaupun sudah melakukan banyak tindakan pencegahan, faktanya surat yang berbentuk dokumen fisik pada kertas tetap lebih mudah untuk dipalsukan dan dimanipulasi isinya.

Solusi Proses Disposisi Surat Digital dari E-Office

Untuk mengatasi berbagai permasalahan seperti di atas, E-Office dari PT. Akiradata Pratama hadir dengan berbagai fitur terbaru yang menarik dan tentunya berguna.

Berikut adalah beberapa solusi yang kami tawarkan khusus untuk Anda:

  1. Manajemen Arsip Surat yang Sistematis

Melalui E-Office, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan sistem pencatatan manual yang rawan. Semua surat masuk dan keluar yang ada dalam aplikasi akan tersimpan dengan rapi dan aman dalam satu server yang sama.

Kami juga menyediakan manajemen arsip surat yang sistematis dengan berbagai fitur dan pilihan menu yang akan memudahkan kerja Anda. Di bawah ini adalah beberapa contohnya:

  • Entri surat masuk dan keluar
  • Pencarian data surat dengan fitur multi filter
  • Laporan data surat masuk dan keluar
  • Kategori surat masuk dan keluar
  • Print out disposisi dan tanda terima surat
  • Pemberian nomor agenda surat secara otomatis
  • Template surat keluar dari e-form atau dari komputer pengguna
  • Proses Monitoring dan Tracking Surat yang Lebih Mudah

Aplikasi E-Office menawarkan solusi proses monitoring dan tracking disposisi surat masuk yang lebih mudah untuk para penggunanya.

Dalam aplikasi, pimpinan bisa dengan mudah memantau atau melakukan tracking progress surat yang sudah diberi perintah atau arahan untuk ditindaklanjuti.

E-Office menyediakan fitur yang membuat setiap surat masuk bisa langsung didisposisikan oleh penerima surat dari dalam aplikasi, sehingga setiap proses disposisi surat masuk pun jadi bisa sesegera mungkin ditindaklanjuti tanpa perlu melalui proses koordinasi yang panjang. Disposisi surat juga bisa ditujukan untuk banyak pengguna sekaligus, bahkan untuk lebih dari satu tingkatan.

Dengan cara ini, pemrosesan dan penindaklanjutan dari surat pun bisa lebih terpantau dan terjadinya kesalahan human error pun bisa diminimalisir.

Selain itu, E-Office juga memberikan fitur notifikasi melalui email, WA, dan SMS pada setiap surat yang masuk, tembusan surat, memo/pengumuman, dan disposisi surat masuk, sehingga proses penindaklanjutan dan pemrosesan surat pun bisa dilakukan sesegera mungkin.

Untuk layout atau format notifikasi email-nya sendiri, aplikasi E-Office memfasilitasi pengguna untuk bisa mengaturnya sesuai kebutuhan dengan fitur custom. Berikut adalah beberapa jenis layout yang bisa Anda ubah secara custom:

  • Layout notifikasi email tembusan surat
  • Layout untuk disposisi surat
  • Layout detail untuk surat masuk
  • Layout notifikasi email disposisi surat
  • Layout notifikasi email memo atau pengumuman seputar surat
  • Layout tanda terima surat
  • Layout notifikasi email saat ada surat masuk
  • Penyimpanan Surat Lebih Rapi dan Tersistem

Sekarang sudah tidak jamannya mengobrak-abrik berkas dan ruang penyimpanan hanya demi mencari dokumen arsip atau surat lama. Cara ini sangatlah tidak efektif dan melelahkan.

Aplikasi E-Office hadir untuk membantu Anda mengatasi permasalahan ini. Dengan menggunakan aplikasi kami, Anda akan bisa lebih mudah dalam mencari surat dan berkas-berkas yang sudah lama sekalipun.

Anda juga tidak perlu takut atau khawatir surat akan hilang karena semua surat-surat yang masuk dalam aplikasi sudah akan tersimpan dan terlindungi dengan aman, kecuali jika memang dihapus atau dihilangkan oleh orang yang berwenang.

E-Office menyediakan berbagai jenis kolom pencarian, baik untuk mencari surat masuk maupun keluar. Beberapa fitur kami yang bisa membantu Anda di antaranya adalah:

  • Multi filter untuk pencarian data surat. Fitur ini membuat Anda bisa memanfaatkan berbagai jenis kolom kata atau keyword yang tersedia untuk memudahkan pencarian surat
  • Pemberian kategori pada setiap surat yang masuk dan keluar
  • Pemberian nomor agenda surat secara otomatis
  • Menghemat Biaya Pengeluaran tanpa Mengurangi Produktivitas Kerja

Dengan menggunakan aplikasi seperti E-Office, Anda tidak perlu lagi merisaukan biaya pengeluaran yang membengkak karena proses operasional disposisi surat masuk dan keseluruhan pengelolaan surat.

Ini karena dalam aplikasi, semua surat yang masuk dan keluar akan dibuat dalam bentuk elektronik atau digital, sehingga tidak memerlukan berbagai perlengkapan tambahan seperti printer, kertas, pulpen, dan sebagainya.

Selain itu, sesuai dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, aplikasi kami juga hadir dengan kemudahan akses dari berbagai perangkat yang terhubung dengan jaringan internet.

Anda bisa mengakses aplikasi E-Office dengan mudah dan leluasa melalui perangkat smartphone, PC atau komputer, laptop, dan tablet.

  • Bisa Diintegrasikan dengan Tanda Tangan Digital

Melalui aplikasi E-Office, Anda akan bisa memiliki opsi lain dalam pemberian tanda tangan, yaitu menggunakan digital signature atau tanda tangan digital.

E-Office bisa diintegrasikan dengan tanda tangan digital dari PSRE, sehingga akan lebih praktis dan bisa dilakukan dari mana saja tanpa perlu bertemu langsung. Ini tentunya akan membuat kerja sekretaris dan bagian administrasi jadi lebih efektif dan produktif.

Selain tanda tangan digital, E-Office juga memfasilitasi tanda tangan canvas bagi pengirim dan penerima surat.

  • Ruang Penyimpanan yang Luas dengan Jaminan Backup

Aplikasi E-Office menyediakan ruang penyimpanan yang luas untuk menampung semua data surat-surat Anda secara aman dalam satu aplikasi yang sama.

Selain itu, kami juga menyediakan fitur backup database supaya penyimpanan surat-surat Anda lebih aman. Anda pun jadi tidak perlu khawatir lagi surat akan hilang ataupun rusak.

Tidak hanya menjaga surat dengan aman, semua data surat yang sudah tersimpan dalam database akan tetap bisa diakses oleh pengguna kapanpun dan dimanapun sehingga tetap lebih praktis dibandingkan ruang penyimpanan manual.

  • Pengamanan Ekstra dari Pemalsuan

Semua surat yang masuk dalam aplikasi E-Office harus berbentuk surat elektronik dalam format digital. Pertama-tama, surat dalam format seperti ini akan lebih sulit untuk dipalsukan.

Selain itu, E-Office juga menawarkan berbagai fitur yang bisa semakin menjamin keamanan semua surat-surat Anda dalam aplikasi.

Salah satunya adalah fitur yang mengizinkan pengaturan pengaturan hak akses disposisi untuk setiap user atau pengguna.

Pengaturan level disposisi yang dinamik ini bisa diatur untuk akses disposisi yang akan diberikan ke semua pengguna atau ke satu atau beberapa orang saja.

Selain itu, setiap pengguna juga bisa login atau masuk ke sistem dan mengatur hak akses masing-masing untuk setiap modul yang tersedia dalam aplikasi E-Office.

  • Adanya Laporan Lengkap Tentang Progress Surat

Semua surat yang masuk pada akhirnya nanti akan tetap harus dibuatkan laporan supaya bisa terlacak dan terdeteksi apakah tindak lanjutnya sudah sesuai dengan perintah atau belum.

Pembuatan laporan secara manual bisa memakan waktu lama, apalagi jika ada banyak surat yang pergerakannya harus dicatat.

Aplikasi E-Office hadir dengan memberikan fitur laporan yang lengkap, meliputi:

  • Laporan surat masuk dan surat keluar
  • Laporan arsip berformat digital
  • Laporan disposisi surat
  • Laporan progress surat
  • Laporan memo atau pengumuman tentang surat

Setelah melihat uraian di atas, Anda pasti semakin yakin kalau aplikasi E-Office memang adalah penyedia solusi terbaik untuk mengatasi semua masalah disposisi surat masuk manual yang selama ini Anda alami.

Selain berbagai keuntungan di atas, E-Office masih memiliki banyak fitur lainnya yang tentunya canggih dan up-to-date! Tunggu apalagi, segera kunjungi website resmi kami di Masterdms.co.id untuk informasi lebih lanjut.

Scan Dokumen ke PDF

Posted by MasterDMS on

Scan dokumen ke PDF adalah proses memindai dokumen berupa kertas yang kemudian diubah menjadi bentuk digital, sehingga berbentuk sebuah file.

Aktivitas scan dokumen ini sangatlah penting agar dokumen Anda tetap aman dan terjaga. Namun gimana sih caranya? Tenang saja, MasterDMS punya solusinya untuk Anda.

Namun sebelum kami membahas scan dokumen ke PDF, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu hal-hal yang membuat dokumen harus di scan. Berikut informasinya untuk Anda.

Mengapa Anda Harus Scan Dokumen ke PDF?

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa scan dokumen ke PDF merupakan hal yang penting.

Apalagi di zaman sekarang yang hampir semua aktivitasnya sudah dilakukan secara digital. Oleh sebab itu, dengan Anda mendigitalkan arsip dokumen maka dokumen akan lebih aman karena memiliki salinan di tempat lain.

Nah, disini kami akan memberikan alasan mengapa Anda harus scan dokumen ke bentuk file, yakni karena:

1.      Dokumen Mudah Hilang

Dokumen yang berbentuk kertas atau lembaran memang bisa Anda simpan sendiri, entah itu di lemari, laci, atau brankas.

Jika dokumen tersebut sangat penting, pasti Anda akan mengamankannya di suatu tempat yang sulit dijangkau oleh orang lain.

Hal tersebut penting dilakukan agar dokumen Anda tak mudah hilang atau bocor ke orang lain yang dapat menyebabkan masalah kedepannya.

Terkadang sebagai manusia yang tak luput dari kesalahan, Anda bisa saja lupa dimana menyimpan dokumen tersebut karena kelalaian sendiri.

Kalau sudah hilang, siapa yang harus disalahkan? Anda bisa saja menyalahkan orang lain hingga membuat keributan. Maka dari itu, scan dokumen ke PDF sangatlah penting untuk mencegah dokumen yang hilang.

2.      Dokumen Mudah Robek

Dokumen yang berbentuk kertas tentu saja akan mudah robek, hal ini bisa menjadi masalah jika sebagian kata, cap atau tanda tangan hilang dan akhirnya dokumen tidak lagi autentik.

Jika dokumen yang robek berhubungan denganarsip dokumen pribadi seperti Ijazah, Kartu Keluarga, atau Akta Kelahiran maka urusannya bisa panjang dan memakan waktu yang tidak sebentar.

Anda harus mengurus surat pengantar, surat kehilangan atau bahkan dokumen keimigrasian jika ada keluarga yang orang asing (WNA).

Agar hal tersebut tidak terjadi maka berhati-hatilah dalam penyimpanannya atau kalau bisa dokumen tersebut dilaminating, dengan begitu dokumen dapat terselamatkan. Dan untuk lebih aman lagi, Anda dapat melakukan scan dokumen ke PD.

3.      Dokumen Terkena Rayap

Rayap adalah hama atau serangga pemakan kayu atau kertas, jika Anda menaruh dokumen di lemari atau laci yang berbahan dasar kayu, maka berhati-hatilah karena rayap bisa saja menyerang.

Dokumen yang dimakan rayap nantinya bisa menjadi bolong atau robek sehingga tak bisa lagi untuk dijadikan dokumen yang sah. Anda harus mengurusnya untuk dijadikan dokumen yang baru.

Sangat disayangkan bukan jika dokumen Anda yang sudah disimpan sebaik mungkin namun harus berakhir dimakan rayap? Jadi, sebaiknya segeralah untuk scan dokumen ke PDF di MasterDMS.

4.      Dokumen Terkena Bencana

Bencana alam adalah peristiwa yang tak bisa siapapun prediksi, jika dokumen Anda tersimpan di tempat yang mudah terkena bencana, seperti kebakaran, kebanjiran atau gempa maka dokumen akan rusak.

Kalau sudah begitu, tak ada yang bisa disalahkan. Anda harus mengurus semua dokumen nya lagi agar dapat diterima.

Pengurusan dokumen juga terkadang membutuhkan biaya yang tak sedikit, jadi lebih baik segeralah untuk menyalinnya, yakni dengan mengubah dokumen ke bentuk digital.

5.      Penyimpanan Dokumen Lebih Efektif

Scanning dokumen jauh lebih efektif karena Anda tidak perlu lagi membutuhkan ruangan khusus penyimpanan yang dapat berubah menjadi penumpukan dokumen.

Semakin banyak dokumen yang Anda simpan, maka semakin besar juga ruangan penyimpanan yang dibutuhkan.

Dokumen yang bertumpuk-tumpuk membuat tampilan tidak enak dilihat dan bisa menjadi sarang debu.

Belum lagi banyak dokumen penting yang nantinya susah dijangkau sehingga membuat Anda harus merombak semua lembaran-lembaran dokumen.

Selain memakan waktu, Anda juga akan kelelahan karena mengatur dokumen yang begitu banyak.

Berbeda jika Anda menyimpan dokumen berbentuk file, Anda hanya mencarinya melalui kolom “search” dengan menuliskan keyword dari nama file tersebut.

6.      Pekerjaan Lebih Terkendali

Perusahaan yang memiliki produktivitas tinggi seperti instansi asuransi, perbankan, dan departemen yang menyimpan ribuan file, pasti sangat membutuhkan alat pemindai agar urusan pekerjaannya bisa lebih terkendali.

Banyaknya jumlah dokumen bisa menghambat aktivitas pekerja ketika harus mencarinya, hal tersebut dapat membuat pekerja tidak fokus dengan pekerjaan utamanya,

Dengan menggunakan alat pemindai scan dokumen ke PDF dari MasterDMS,  maka ratusan hingga ribuan file bisa dipindai bahkan dalam hitungan menit saja, hal ini sangat efektif untuk produktivitas pekerjaan Anda.

Bagaimana Proses Scan Dokumen ke PDF di MasterDMS?

Mungkin sebagian dari Anda ada yang masih belum paham bagaimana caranya scan dokumen ke PDF berlangsung,

Kebanyakan dari Anda pasti lebih familiar melihat proses “print” atau mengubah file menjadi sebuah dokumen, namun bagaimana jika dokumen diubah menjadi sebaliknya?

Nah, jika Anda masih bingung, kami akan merangkumnya dengan menjelaskan bagaimana proses scan dokumen ke PDF, yakni sebagai berikut:

1.      Pemilihan Dokumen Berdasarkan Divisi

Proses scan dokumen ke PDF yang pertama adalah memilih dokumen berdasarkan divisi yang akan di scan, hal ini bertujuan agar nantinya tidak berantakan dan lebih terorganisir.

Jika dokumen yang akan dipindai banyak hingga berlembar-lembar, maka tim MasterDMS akan berhati-hati dengan cara memisahkannya untuk dijadikan satu file kembali.

Sehingga proses pemindaian akan lebih cepat dan efektif, jika sudah selesai dipindai dokumen tak akan berceceran atau salah tempat.

2.      Pembredelan Staples

Proses selanjutnya adalah membedah dokumen atau membuka staples untuk mempermudah proses scanning.

Jika dokumen Anda terdiri dari beberapa lembaran maka pembedahan ini wajib dilakukan supaya semuanya terpindai dengan sempurna.

Namun tak berlaku bagi buku yang akan di scan dokumen ke PDF karena kami memiliki alat tersendiri, agar buku tersebut bisa diubah menjadi PDF, yang pasti kami tak akan merombak isi buku menjadi lembaran.

3.      Pelabelan Dokumen

Cara scan dokumen ke PDF selanjutnya adalah melabelkan dokumen dengan memberikan penamaan sesuai nama di dalam dokumen.

Pelabelan dokumen bermaksud agar lebih mudah dalam mencari dokumen Anda yang jumlahnya sangat banyak tersebut.

Dokumen yang telah dibedah staplesnya dikhawatirkan lebih mudah berceceran, maka untuk menghindari hal itu kami akan memberikan label supaya lebih efektif dan efisien.

4.      Scanning Dokumen

Jika semuanya sudah tersusun dan terpisah sesuai dengan dokumen masing-masing sekarang saatnya proses scan dokumen ke PDF atau pemindaian objek.

Dokumen Anda akan dimasukan ke alat scanning di MasterDMS, kami memindainya sesuai dengan ukuran, mulai dari A4 hingga A0.

Proses scanning sebenarnya tak membutuhkan waktu yang lama hanya saja jika document scanning Anda banyak maka akan prosesnya juga akan lama.

Anda tak perlu khawatir, alat scan yang kami gunakan sudah sangat canggih sehingga dokumen Anda akan terpindai dengan rapi dan sesuai dengan isi aslinya. Berikut alat scanner hardware yang kami gunakan:

  • ADF Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A4
  • Flatbed Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A3, A2, A1 dan buku
  • Large Format Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A0

5.      Entry Index Dokumen

Dokumen yang sudah berbentuk file kini saatnya di rename (penamaan kembali) sesuai dengan isi judul dokumen.

Saat proses scan dokumen ke PDF tadi tentu saja nama file akan berubah menyesuaikan nama dari alat scanning tersebut.

Kami pastikan rename tak akan salah karena sebelumnya sudah diberikan label sesuai dengan nama isi dokumen.

6.      Manuver Arsip ke Aplikasi

Setelah proses rename selesai, file akan dimasukan ke dokumen foldering yakni di aplikasi DMS sendiri.

Kami memiliki aplikasi khusus DMS yang nantinya akan mempermudah Anda dalam mengelola file tersebut.

Pada proses ini kami akan pastikan dokumen masuk ke dalam aplikasi DMS sehingga Anda dapat menemukan file dengan mudah.

7.      Proses Indexing

Proses indexing adalah proses dimana mesin pencari melakukan pengarsipan dari isi dokumen tersebut.

Pada tahapan ini, Anda akan dipermudah ketika ingin mencari file yang ada di dalam aplikasi.

Dengan mengetikan keyword tertentu dan dengan hitungan detik saja maka file Anda akan mudah ditemukan nantinya.

Hal ini sangat mempermudah pekerjaan Anda karena jauh lebih efektif jika harus dibandingkan dengan mencari dokumen yang bertumpuk.

8.      Rebinding Dokumen

Rebinding dokumen adalah menyatukan kembali document scanning yang sebelumnya dibedah dengan cara di steples atau dijilid kembali.

Saat rebinding dokumen kami pastikan dokumen semula Anda akan kembali utuh tanpa ada lembaran yang hilang atau cacat.

9.      Penataan Dokumen

Langkah terakhir yakni, kami akan menata dokumen-dokumen Anda di suatu tempat agar mudah dalam pencarian kembali,

Dokumen Anda akan tersimpan rapi sesuai dengan divisi yang telah kami pisahkan sebelumnya.

Manfaat Scanner Untuk Dokumen

Scan dokumen ke PDF bukanlah merupakan hal yang baru bagi dunia perkantoran bahkan orang-orang biasa, namun kehadirannya masih saja diabaikan karena ketidaktahuan fungsi dan manfaatnya.

Jika Anda belum paham apa manfaat alat scanner bagi dokumen atau buku-buku maka kami akan menjelaskannya pada Anda.

Dengan Anda melakukan scanning pada dokumen, maka Anda akan menemukan file dengan cepat dan praktis hanya dengan hitungan detik saja, bahwasannya MasterDMS telah men-index file Anda agar mudah dicari.

Anda tak perlu lagi membedah dan membereskan tumpukan dokumen di tempat atau ruangan yang sangat menumpuk dengan memakan waktu hingga berjam-jam.

Tak hanya itu saja, scan dokumen ke PDF akan mempermudah Anda jika ingin mencetak kembali.

Bahwasannya dokumen yang asli bisa saja hilang atau rusak, jadi jika Anda memiliki softcopy dari dokumen tersebut, maka dokumen akan tercetak seperti baru lagi.

Kemudian, jika dokumen Anda bersifat rahasia dan pribadi, maka akan lebih mudah terkontrol dengan tersimpan di penyimpanan digital, karena file dapat Anda kunci dengan memberikan password, sehingga tindakan kebocoran file tak akan terjadi.

Selain itu, scanning dokumen sangat berguna jika dalam keadaan genting, Anda dapat langsung mencetaknya walaupun lupa atau tidak membawa dokumen yang asli, hal-hal seperti ini seringkali terjadi dalam berbagai urusan.

Perbedaan Jasa Scan Dokumen dengan Aplikasi Scanner di Handphone

Perkembangan digital yang semakin canggih menimbulkan banyak aplikasi dengan teknologi yang baru.

Hanya dengan melalui handphone saja dan menginstall aplikasi scanner Anda bisa memindai dokumen dengan cepat menjadi sebuah file PDF.

Namun permasalahannya, hal tersebut kurang efektif, karena ada beberapa hal yang tak bisa dijangkau di aplikasi scanner handphone.

1.      Aplikasi Scanner Handphone

Aplikasi scanner yang dapat mengubah dokumen menjadi PDF sudah banyak tersedia dengan berbagai brand berbeda di playstore atau Appstore.

Anda dapat menginstalnya dengan mudah, namun ada beberapa hal yang menjadi kekurangan dari aplikasi tersebut, diantaranya:

  • Hasil kurang maksimal, jika Anda scan dokumen ke PDF di aplikasi handphone maka hasilnya akan kurang maksimal, pasalnya dokumen Anda diproses dengan cara di “foto” bukan di scanning. Jadi, jika kamera buram atau pencahayaan kurang maka hasil scanning tidak seperti pada aslinya.
  • Ada batas maksimal, aplikasi scanner di handphone ada batasannya, terdapat jumlah maksimal penggunaan dalam sehari. Jika Anda telah memakainya lebih dari 2-5x dalam 24 jam maka scanning selanjutnya harus membayar dengan harga yang telah tercantumkan.
  • Terdapat Malware,aplikasi scanner bisa saja membawa hal buruk pada handphone Anda, contohnya malware atau malicious software yang artinya perangkat lunak berbahaya yang diciptakan untuk melakukan tindakan kriminal. Malware dapat mencuri data Anda, sehingga aplikasinya dapat merugikan siapapun penggunanya.
  • Kurang Efektif, Anda bisa saja memindai banyak dokumen dengan aplikasi tersebut, namun sangat kurang efektif jika dilakukan secara manual, apalagi jika dokumen tersebut banyak dan berlembar-lembar
  • Terkendala Ukuran, aplikasi scanner di handphone kurang efektif untuk ukuran dokumen yang besar, karena jika Anda membidiknya otomatis kamera Anda harus menjauh sehingga membuat tulisan atau gambar menjadi kecil. Normalnya Anda hanya bisa memindai ukuran A4 ke bawah.

2.      Jasa Scan Dokumen

Jasa scan dokumen adalah jasa yang sangat dibutuhkan untuk mengubah dokumen menjadi sebuah file PDF. Berikut adalah alasan mengapa Anda harus menggunakan jasa scan dokumen:

  • Hasil Lebih Memuaskan, file akan jauh lebih baik dan memuaskan jika menggunakan alat scanner yang tepat. Bahwasannya kami memiliki berbagai alat scanner yang canggih, jadi hasilnya akan jauh lebih bagus seperti aslinya.
  • Tak ada batas maksimal, dengan menggunakan jasa scan dokumen ke PDF Anda bebas mengubahnya dengan jumlah yang banyak sekalipun, Kami tak memberikan Batasan maksimal seperti pada aplikasi, hanya saja semakin banyak dokumen yang discan maka biaya yang dikeluarkan akan semakin besar.
  • Terhindar dari Malware, kami pastikan alat yang kami gunakan tidak mengandung tindakan kejahatan seperti Malware. Dokumen Anda akan terjamin dan tidak disalahgunakan oleh kami. Jika ada kebocoran yang terjadi yang mana itu adalah kesalahan kami, maka kami akan siap untuk bertanggung jawab.
  • Lebih Efektif, dengan menggunakan peralatan yang canggih kami tidak menggunakan cara seperti aplikasi scanner di handphone. Terdapat perangkat scanner yang dapat mendeteksi dokumen Anda dengan sempurna. Dengan menggunakan jasa scan dokumen Anda tak perlu mengeluarkan tenaga lebih hanya untuk melakukan scanning.
  • Tersedia berbagai ukuran, seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, alat scanner dokumen yang kami gunakan sangatlah bermacam-macam. Ada yang type ADF scanner, Flatbed Scanner, dan Large Scanner. Jadi, sebanyak apapun jumlah dan ukuran dokumen Anda, akan kami berikan hasil yang terbaik sesuai dengan dokumen aslinya.

Scan dokumen ke PDF sangatlah penting untuk memudahkan segala urusan dan pekerjaan Anda, segeralah gunakan jasa scan dokumen di MasterDMS untuk mendapatkan file PDF terbaik!

Aplikasi Software Knowledge Management System Indonesia

Posted by MasterDMS on

Aplikasi software Knowledge Management System indonesia

hadir di tengah tengah perusahaan berkembang yang membutuhkan solusi untuk dokumen yang tercecer. dengan system repository dan folder sangat memudahkan pengguna dalam mengelola dokumen internal.

Master DMS mampu menampung dokumen dalam jumlah besar sehingga dokumen yang sudah di rapihkan akan di susun di reposirory di dalam aplikasi Knowledge Management System ini terdapat beberapa fitur untuk memantu pengguna.

Semakin berkembangnya era digital di industri 4.0 maka semua perusahaan di paksa harus digitalisasi dokumen untuk memudakan dalam memanage dokumen di softcopy dengan Knowledge Management System

Aplikasi Software Knowledge Management System Indonesia

(masterdms) menjadi solusi di perusahaan anda salah satu nya ada di penjelasan berikut.

Sulit menemukan dokumen yang ada di rak arsip dan membutuhkan waktu yang cukup lama. Jika terjadi kebakaran maka semua dokumen akan hilang dan tidak adanya backup. Karyawan sering resign dan dokumen sering di bawa oleh karyawan kolaborasi antar karyawan sangat lama untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan.

Knowledge Management System adalah software yang sagat disiplin karena pengguna di paksa untuk menggunakan software masterdms , masterdms mampu mengelola dokumen diantaranya
menyimpan dokumen berbasis repository , log yang jelas, metadata berbasis content,strukture berbasis folder, tanda tangan digital dan alur kerja dokumen.
masterdms / Knowledge Management System ini berbasis web base sehingga bisa di akses dari mana saja.

Knowledge Management System sangat berguna bagi perusahaan yang sudah bersertifikat iso dan meningkatkan keamanan dokumen softcopy.

  1. memudahkan pencarian dokumen softcopy yang ada di arsip.
  2. menyebarkan informasi penting secara masal
  3. memudahkan proses alur workflow dengan cepat.
  4. mempermudah kerja team
  5. menciptakan karyawan lebih produktif an inovatif.
  6. mempermudan tanda tangan digital

Berikut spesifikasi master dms Knowledge Management System

SPESIFIKASI:

  • Document Management Solution (DMS) are used by companies of all sizes to effectively manage large repositories of data and documents.
  • Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau narasumber lainnya
  • Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace / repositori
  • Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
  • Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu instalasi
    aplikasi client
  • Multi bahasa Indonesia dan Inggris
  • Microsoft Office Add-in
  • Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion, Joomla dan WordPress
  • Aplikasi dapat merubah file hasil scan OCR (Optical Character Recongnition)
  • Menentukan informasi lokasi fisik dokumen: Gedung, Ruangan, Lemari, Rak
  • JRA: menentukan umur dokumen akan dimusnahkan dan akan mendapatkan alert reminder terhadap dokumen yang harus sudah dimusnahkan
  • Drop Spot pilih folder yang Anda ingin upload ke MasterDMS tinggal Klik Drag
  • Stamp/Signature digital terhadap file
  • Workflow untuk proses bisnis
  • Dapat terkoneksi dengan layanan Cloud Google Drive dan Dropbox

COLABORATE :

  • Support task manager & calendar untuk manajemen projek
  • Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
  • Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
  • Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
  • Notifikasi melalui email
  • Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
  • Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
  • Support Live edit dan share untuk kolaboras
  • Workflow untuk review, approval, validasi
  • Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
  • Dashboard bagi setiap user

CAPITALIZE :

  • Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author
    & jenis
  • Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diupload
  • Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
  • Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
  • Aktifitas log yang detail
  • Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
  • Memiliki task scheduler

*Aplikasi MasterDMS support berbagai jenis dan ukuran dokument (A4 -A0+)

Kami juga menyediakan scanner contex ukuran besar hingga 2 meter,

Jasa Kearsipan

Posted by MasterDMS on

kelebihan Jasa Kearsipan masterdms

Jasa Kearsipan penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar merupakan salah satu aset suatu perusahaan atau organisasi. Arsip atau dokumen merupakan hal yang vital bagi suatu perusahaan atau organisasi. Disamping itu arsip/dokumen rentan terhadap krusakan baik yang disebabkan oleh peristiwa alam (kebakaran, banjir dsb) maupun binatang perusak (serangga, jamur , tikus dsb). Maka dari itu kami menyediakan jasa kearsipan berupa berupa jasa scan dokumen.

Jasa kearsipan juga menyediakan jasa scan dokumen dari A4 sampai A0, kami merupakan distributor tunggal scanner A0 dan kami juga distributor scanner A4 dengan kecepatan tinggi. Sehingga scanner yang kami gunakan tidak antri dari customer lain. Scanner yang kami gunakan dari dokumen A4 sampai A0 sesuai kebutuhan dokumen yang ada.

Selain jasa kearsipan dan jasa scan dokumen kami juga mempunyai software arsip yang berguna untuk mengolah dokumen yang sudah di alih media agar mudah dalam pencarian/ indexing , software arsip ini juga dapat di lihat, di sebar dan di hapus sesuai software eoffice yang ada. Software arsip ini juga menyediakan fitur OCR dan DMR dan juga bisa menyesuaikan alur kerja perusahaan (WORKFLOW).

mengapa harus ke jasa kearsipan

mengapa harus ke jasa kearsipan, karena kami ahli di bidang kearsipan sehingga dokumen dokumen yang retensi nya sudah habis bisa di pisahkan ke gudang arsip, apakah saya bisa belajar jasa kearsipan,

tentu bisa….kami akan ajarkan anda bagaimana cara menata arsip anda sndiri sehingga anda tidak perlu memanggila orang arsip yang sangat mahal

Berikut hardware scanner yang kami gunakan untuk pekerjaan jasa kearsipan / jasa scan dokumen :

Dengan proses pengarsipan secara digitalisasi akan membuat pengarsipan dokumen menjadi lebih efisien.

process document managemen system_jasa kearsipan

Hasil dari proses pengarsipan digital ini akan membuat dokumen tersimpan dan tertata dengan baik. Selain jasa kearsipan kami juga menyediakan document scanning service.

kami juga menyediakan scanner ukuran besar scanner contex

Untuk info lebih lanjut mengenai jasa kearsipan ini, bisa menghubungi kontak dibawah ini:

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A0 Murah Jakarta

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A0 murah Jakarta,

kami hadir menyediakan jasa scanning dokumen arsip ukuran A0 termurah untuk perusahaan Anda dengan mengkonversi arsip/dokumen tercetak menjadi softcopy dokumen.

Berikut perangkat scanner yang kami gunakan untuk menscan dokumen :

Barapa harga dari jasa scan dokumen A0 murah jakarta

Harga murah yang kami tawarkan akan memberikan hasil maksimal, karena teknologi dan tenaga ahli dibidangnya dan kami juga merupakan distributor tunggal mesin contex untuk ukuran A1 & A0 (large format) sehingga tidak diragukan dalam proses scan dokumen.

ukuran A0 sndiri biasanya di gunakan untuk dokumen peta, cad dan gis sehingga perlu scanner khusus untuk proses jas ascan dokumen murah di jakarta,scanner yang kami gunakan mempunyai fitur yang cukup baik sehingga kualitas akan baik juga.

pekerjaan jasa scan dokumen A0 murah jakarta bisa di kerjakan di tempat anda maupun di tempat kami sehingga customer tidak harus menyediakan tempat khusus dalam pekerjaan ini.

jasa scan dokumen A0 murah jakarta berdiri sejak 10 tahun yang lalu dengan tenaga ahli yang andal di bidangnya,selain jasa scan dokumen A0 murah di jakarta kami juga menydiakan berbagai jasa diantaranya.

jasa kearsipan:

arsip sendiri terdiri beberapa jenis diantaranya arsip aktif dan inaktif sehingga perlu pemahaman yang lebih untuk mengelola dokumen arsip,anda tidak perlu lagi menguasai arsip secara keseluruhan cukup kami saja yang mengerjakan sehingga arsip anda akan tertata rapi sesuai kaidah kearsipan.

jasa scan dokumen

jasa ini mencakup beberpa diantaranya scann buku, scan dokumen penting dll. jasa scan buku mengunakan beberapa peralatan dari laptop, scanner dan atk untuk pendukung pekerjaan ini, didukung oleh tenaga yang berpengalaman akan menjadikan kualitas alih media menjadi lebih baik.

aplikasi dokumen menegement system

document management system berfungsi untuk memanage dokumen softcopy sehingga dapat di akses dari mana saja dan kapan pun, dms menghadirkan beberapa fitur yang sangat berguna di kanor anda , diantaranya history, hak akses , workflow dll.

bagimana proses jasa scan dokumen A0 murah jakarta

untuk mengerjakan jasa scan dokumen A0 murah jakarta kami mengunakan beberapa tahap, berikut kami jabarkan flow / proses yang di butuhkan dalam menjalankan pekerjaan jasa scan dokumen A0 murah jakarta.

Dengan adanya proses alih media ini maka pengelolaan dibidang kearsipan semakin mudah, tren digitalisasi saat ini sudah mulai merambah ke berbagai instansi dan organisasi, jadi kami siap membantu perusahaan Anda menuju era digitalisasi.

kami juga menyediakan scanner ukuran besar hingga A0+ scanner contex

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Solusi alih media

Posted by MasterDMS on

 

Solusi alih media, kami sebagai perusahaan yang bergerak di bidang solusi alih media menawarkan untuk perusahaan yang sudah ISO maupun yang belum untuk beralih dari dokumen hardcopy ke dokumen softcopy yang tentunya sudah ter digitalisasi. solusi alih media menyediakan jasa scan dokumen dan menyediakan solusi dokumen dengan master dms solution agar file yang sudah digitalisasi mudah di distribusikan dengan benar dan sesuai peraturan perusahaan anda.

Kenapa harus menggunakan jasa solusi alih media dari masterdms?

  1. peralatan :anda tidak perlu menyiapkan alat apa pun untuk proses alih media,kami akan siapkan segala peralatan untuk mendukung pekerjaan solusi alih media
  2. harga yang murah: kami memberikan harga terbaik di banding competitor sehingga anda tidak perlu mengeluarkan uang yang sangat banyak.
  3. kualitas terbaik: kami sudah berpengalaman di bidang arsip selama 10 tahun lebih dengan tenaga yang profesional di bidangnya sehingga kualitas tidak perlu di ragukan lagi,
  4. tenaga profesional: tenaga kami bidang arsip yang sudah tersertifikasi oleh anri.

bagaimana cara kerja solusi alih media

solusi alih media membantu anda dalam alih media dari 0 sampai akhir. kami akan pastikan software kami bisa di gunakan dengan baik.untuk penawaran solusi alih media hub kami

untuk scanner yang kami gunakan menggunakan scanner A4 sampai A0. untuk scanner A0 sendiri kami menggunakan scanner Contex

spesifikasi software alih media

SPECIFICATION:
1. Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau narasumber lainnya
2. Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace/repositori
3. Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
4. Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu instalasi aplikasi client
5. Multi bahasa (Indonesia, Inggris, Spanyol, Jepang, dll)
6. Microsoft Office Add-in
7. Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion, Joomla dan WordPress

COLABORATE:
1. Support task manager & calendar untuk manajemen projek
2. Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
3. Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
4. Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
5. Notifikasi melalui email
6. Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
7. Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
8. Support Live edit dan share untuk kolaboras
9. Workflow untuk review, approval, validasi
10. Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
11. Dashboard bagi setiap user

CAPITALIZE:
1. Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author & jenis
2. Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diupload
3. Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
4. Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
5. Aktifitas log yang detail
6. Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
7. Memiliki task scheduler
*Aplikasi MasterDMS support berbagai jenis dan ukuran dokument (A4 -A0+)

 

HEAD OFFICE
Jalan Persada Raya No. 43, Tebet – Jakarta Selatan, Indonesia 12540

BANDUNG OFFICE
Ruko Bumi Mas Kencana (BMK)
JL. AH Nasution No. 928F Cicaheum (Cikadut) Bandung

Telp. +62 21 8303894
Mobile:

+62 819-0845-5523

Jasa Scan Dokumen A4 Murah Bekasi

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A4 murah Bekasi,

kami sebagai perusahaan yang bergerak di bidang jasa digitalisasi arsip menawarkan harga dasar digitalisasi/alih media arsip per-lembar/per-image untuk ukuran A4. Harga tersebut disesuaikan dengan variabel pada beberapa faktor berikut :

  • Volume                     : Jumlah total halaman yang ingin di scan
  • Jenis dan Karakter : Dokumen lembaran atau dokumen berjilid
  • Indexing                   : Kriteria pengindeksan, kata kunci yang diperlukan untuk pencarian kembali
  • Waktu                       : Seberapa cepat proses scan dokumen yang harus dilakukan
  • Lokasi                       : Dimana pelaksanaan pekerjaan akan dilakukan

Berikut perangkat scanner yang kami gunakan dalam proses scan dokumen :

Mendokumentasikan kebijakan dan transaksi organisasi dan perusahaan haruslah secara akurat dan lengkap. Semakin berkembangnya jasa scan dokumen, menuntut kami untuk terus update mengenai teknologi dalam bidang kearsipan. Dengan proses pengarsipan secara digitalisai akan membuat pengarsipan dokumen menjadi lebih efisien.

untuk Scan Dokumen A4 Murah Bekasi kami menggunakan scanner contex

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A4 Murah Bogor

Posted by MasterDMS on

Jasa scan dokumen A4 murah Bogor, Digitalisasi arsip

arsip juga berfungsi sebagai penyelamat informasi arsip (back-up) juga memudahkan penyimpanan dan pencarian kembali arsip. Dokumen dalam format digital diharapkan dapat meningkatkan kinerja dilingkungan perusahaan.

Kami menyediakan jasa scan dokumen A4 murah di Bogor, dengan harga terjangkau Anda sudah bisa mendapatkan hasil image dengan kualitas tinggi. Berikut perangkat scanner yang kami gunakan dalam proses scan dokumen.

Hampir saat ini semua informasi tercipta dalam bentuk format elektronik, maka merupakan suatu hal yang sangat logis jika kemudian informasi tersebut dikelola dalam bentuk elektronik. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban manajemen.

kenapa harga Jasa Scan Dokumen A4 Murah Bogor kami lebih murah

Kami merupakan distributor tunggal scanner contex, sehingga tidak perlu diragukan lagi dalam proses scan dokumen. Untuk info selengkapnya dapat menghubungi kontak kami di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Software Arsip

Posted by MasterDMS on

kelebihan Software Arsip,

Software Arsip sistem pengarsipan modern wajib dimiliki oleh semua instansi lembaga baik itu pemerintahan, perusahaan swasta, serta instansi lainnya. Kini kami hadirkan software arsip siap digunakan yang mengakomodir berbagai teori pengarsipan, yang dapat digunakan untuk memanajamen arsip secara komprehensif untuk instansi, lembaga atau organisasi yaitu DMS (document management system).

Software arsip ini didesain sesederhana mungkin agar mudah digunakan dalam proses pengarsipan sehari-hari. Dalam penggunaan software arsip ini maka proses pengarsipan  tidak membutuhkan waktu yang lama dan pada software ini dilengkapi dengan sistem proteksi sehingga arsip/dokumen yang tersimpan akan utuh dan aman.

gambar alur software Arsip

Alur dari software arsip ini sangat sederhana, mulai dari dokumen yang akan discan setelah proses scan selesai softcopy dari dokumen akan disimpan di software tersebut terlebih dahulu  lalu bisa diakses melalui mobile, dekstop dan browser.

DMS (documen management system) ini dilengkapi dengan fitur OCR dan DMR sehingga bisa menyesuaikan alur kerja perusahaan (WORKFLOW). Software arsip juga membantu suatu organisasi atau instansi dengan efisien dan sistematis mengendalikan penciptaan, receiption, pemeliharaan arsip termasuk proses untuk mengcapture dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan.

Secara global manfaat implementasi sistem informasi manajemen arsip digital ini adalah :

  • Menghemat biaya duplikasi data
  • Adanya manajemen / SOP dokumen atau arsip yang efektif dan efisien
  • MEningkatkan kinerja tim dengan adanya respon yang cepat serta tracking yang jelas
  • Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien

Oleh karena itu untuk mendukung hal-hal diatas kami tawarkan software arsip yaitu DMS (document management system). Semakin pesatnya perkembangan teknologi kebutuhan akan pengelolaan data yang cepat, akurat, mudah dan praktis adalah suatu tuntuan. Langkah suatu instansi atau oraganisasi untuk melakukan pengelolaan data kearsipan dengan dukungan sistem modern dan sesuai adalah hal yang tepat. Didukung oleh media dan alat yang canggih dan tepat maka harapan dan tujuan peningkatan kualitas dari pengelolaan data akan dapat tercapai.

Keuntungan mengunakan software arsip digital

  1. memudahkan dalam mencari dokumen digital
  2. tidak perlu mencari dokumen hardcopy
  3. hardcopy akan lebih aman tidak sering di pegang manusia
  4. memudahkan input data
  5. aman dari bencana alam
  6. tidak memerlukan ruangan yang besar
  7. memudahkan dalam mencari dokumen hardcopy
  8. dll

dalam proses mendigital dokumen kami biasanya mengunakan beberapa alat yang berfungsi untuk membuat dokumen menjadi digital diantaranya.

apabila anda tertarik dengan software arsip silahkan hub kami di bawah ini

scanner yang kami gunakan untuk digitalisasi dokumen A0 menggunakan scanner contex 

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894

Mobile : 0819 0845 5523
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Aplikasi arsip surat

Posted by MasterDMS on

Aplikasi arsip surat adalah aplikasi arsip digital untuk persuratan perusahaan maupun pemerintah agar file tersimpan secara terstrukture, systematis dengan metode penyimpnan file sacara elektronik. sering perkembangan zaman sekarang aplikasi arsip sudah banyak digunakan perusahaan.

aplikasi arsip surat sangat berguna untuk memonitor surat masuk maupun surat keluar di pemerintah sehingga arsip mudah di cari oleh dinas terkait,disamping surat masuk dan surat keluar juga ada banyak fitur yang mendukung aplikasi surat ini.

MASALAH YANG SERING DI HADAPI TIDAK MENGGUNAKAN APLIKASI ARSIP SURAT

  • Arsip fisik rentan untuk rusak, terutama jika terjadi adanya bencana alam, arsip fisik rentan robek, menguning, dan tingginya risiko kehilangan arsip yang mengakibatkan perusahaan kehilangan arsip sebagai aset penting mereka.
  • User sulit mendapatkan arsip yang dibutuhkan, baik arsip yang spesifik atau dokumen yang sudah dibuat dalam waktu yang lama.
  • User sulit menemukan arsip dengan deskripsi atau pun pencarian kedalam isi arsip, nomor arsip dari proyek tertentu.
  • User tidak bisa atau kesulitan mencari arsip yang terbaru, sesama karyawan lainnya tidak mengetahui siapa yang membuat perubahan terbaru pada arsip tersebut.
  • Tidak ada keseragaman antara user satu dengan user lainnya dalam penamaan arsip.
  • Space lemari arsip fisik dan kantor yang tidak memadai untuk melakukan penyimpanan arsip fisik secara terus menerus/berkala.
  • Tidak adanya security untuk arsip-arsip penting perusahaan/security pada arsip tidak dapat diatur secara fleksibel.

MANFAAT DARI APLIKASI ARSIP

  • Waktu yang digunakan untuk melakukan pencarian arsip bisa sangat efisien, sehingga produktifitas karyawan bisa meningkat.
  • Semua arsip perusahaan dapat tersusun rapi dengan security permission masing masing setiap divisi.
  • Mengurangi tercecer dan tercampur arsip dengan divisi lain.
  • Paperless, sehingga perusahaan dapat mengurangi budget pembelian kertas.
  • Mudahnya sharing arsip antar rekan kerja.
  • Dapat mengakses Aplikasi Arsip Digital ditempat yang user inginkan.
  • Dapat mengetahui dengan mudah mana arsip yang terupdate.
  • Dapat dengan mudah mengetahui atau melihat bahwa arsip tersebut mengalami perubahan dan mengetahui hari apa, jam berapa dan siapa yang telah melakukan perubahan pada arsip tersebut.
  • Memiliki fitur pencarian yang dapat mencari kedalam isi arsip.
  • Mempunyai fungsionalitas workflow untuk memudahkan karyawan berkerjasama melakukan penyusunan dokumen.