Setiap jenis organisasi tentu memiliki beberapa dokumen atau arsip berharga yang harus selalu disimpan. Semakin lama organisasi tersebut berdiri maka semakin banyak pula arsip – arsip yang perlu disimpan. Untuk itu, Anda perlu melakukan manajemen arsip agar dokumen dapat tertata dengan rapi dan bisa diakses dengan mudah.

Secara umum, kegiatan manajemen arsip merupakan jenis tindakan pengelolaan arsip secara khusus yang akan sangat baik jika Anda persiapkan sejak dini. Adapun, kegiatan pengelolaan arsip juga bisa menggunakan aplikasi pengarsipan ataupun bantuan penyedia jasa digitalisasi arsip yang handal dan terpercaya.

Manajemen Arsip

Nama arsip tentu sudah tidak asing lagi di telinga masyarakat khususnya bagi para pekerja ataupun karyawan perkantoran.

Sebagaimana tertuang dalam UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, pengertian arsip kurang lebih adalah suatu rekaman dari berbagai bentuk peristiwa yang terjadi dalam suatu lembaga, organisasi, maupun perseorangan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi.

Karena pada dasarnya, setiap badan ataupun organisasi akan memiliki tujuan dan rencana kegiatan yang sejalan dengan tuntutan zaman. Maka dari itu, segala arsip yang dihasilkan juga akan sesuai dengan keadaan zaman pada masa itu.

Sebagai sumber informasi organisasi atau perusahaan, seluruh arsip harus mendapat penanganan khusus oleh pihak dan sistem manajemen profesional agar keberadaan arsip dapat terpelihara dengan baik dan mudah ditemukan saat dibutuhkan.

Proses pengelolaan kearsipan dalam lingkungan kerja perkantoran ini kemudian kita kenal dengan istilah tata kearsipan atau manajemen arsip.

Lalu, apa itu manajemen arsip? Secara umum, manajemen kearsipan (record management) merupakan kegiatan pengelolaan arsip yang meliputi perencanaan, pencatatan, pengorganisasian, pendistribusian, penyimpanan, pengawasan, pemeliharaan, pemindahan, sampai dengan pemusnahan.

Bisa dikatakan bahwa kegiatan manajemen arsip meliputi life cycle of archive atau siklus hidup arsip. Adapun, manajemen kearsipan ini juga dibatasi dalam ruang lingkup POAC yang terdiri dari Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.

Sementara itu, pengertian manajemen arsip menurut UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan adalah segala kegiatan yang meliputi kebijakan, pembinaan, dan pengelolaan arsip di dalam suatu sistem kearsipan (yang dianut oleh suatu organisasi) dan didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana, serta sumber daya lain yang lainnya.

Mengapa Anda Perlu Melakukan Manajemen Arsip?

Dan seiring berjalannya waktu, jumlah arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi akan terus mengalami pertambahan secara berkelanjutan.

Jika jumlah arsipnya sudah semakin menggunung, masing – masing divisi tidak akan mampu lagi menangani masalah kearsipan secara mandiri sehingga organisasi tersebut butuh yang namanya tenaga tatakelola yang andal dan profesional.

Bisa dibilang, setiap organisasi atau perusahaan perlu membentuk fungsi kerja khusus untuk mengurus segala dokumen maupun arsip milik organisasi dengan mumpuni.

Selain itu, bisa saja jenis – jenis dokumen lama yang masih berbentuk fisik (kertas) perlu Anda konversi menjadi data – data digital karena zaman sudah mulai bergeser ke ranah digitalisasi.

Jika sudah begitu, pihak pengelola terkait tentu akan memerlukan usaha yang sangat keras untuk bisa menyelesaikan tugas – tugas tersebut. Maka dari itu, setiap organisasi perlu menerapkan sistem manajemen arsip yang sudah terstandarisasi untuk mempermudah beban kerja pihak arsiparis.

Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda bisa menggunakan layanan aplikasi e-arsip MasterDMS dari PT. AKIRADATA.

Mengapa sih Anda perlu menerapkan manajemen arsip? Karena pada dasarnya, tujuan utama dari pengolahan tersebut adalah untuk menghimpun seluruh data organisasi sejak awal berdiri sampai detik ini.

Adapun, jenis – jenis arsip tersebut bisa berupa data anggota/karyawan, laporan keuangan, data klien, dan lain sebagainya.

Tujuan Penerapan Manajemen Arsip

Setelah Anda mengetahui pentingnya menerapkan sistem manajemen kearsipan, kini saatnya Anda memahami tujuan pengelolaan arsip secara lebih lengkap yakni terdiri dari :

1. Sebagai Dokumentasi Kebijakan dan Transaksi

Tujuan manajemen arsip yang pertama adalah untuk mencatat keputusan ataupun kebijakan yang berlaku dalam organisasi tersebut.

Dengan adanya sistem manajemen ini, maka pencatatan kebijakan tersebut akan dapat terlaksana secara efektif, akurat, dan komprehensif.

Selain berperan sebagai dokumentasi kebijakan organisasi, tujuan lain dari penerapan sistem manajemen adalah untuk mencatat kegiatan transaksi secara lengkap agar riwayatnya bisa berguna bagi perusahaan pada waktu yang akan datang.

• Mengetahui dan Mengendali Jumlah Arsip

Pada dasarnya, sistem pengelolaan arsip bertujuan untuk memiliki dokumentasi atau record suatu peristiwa sesuai dengan kebijakan dan kejadiannya.

Melalui penerapan sistem pengelolaan arsip, Anda dapat mengetahui berapa jumlah keseluruhan arsip yang organisasi miliki sejak awal berdiri sampai saat ini.

Tanpa adanya manajemen arsip, informasi terkait jumlah arsip belum tentu bisa Anda dapatkan dengan jalan mudah.

Selain itu, peran dari sistem manajemen kearsipan juga berguna untuk mengendalikan jumlah dan kualitas arsip yang dimiliki oleh suatu organisasi – organisasi terkait.

• Untuk Mengatur Mekanisme Kerja

Sistem manajemen kearsipan juga bertujuan untuk mengatur mekanisme kerja dalam suatu organisasi atau perusahaan yang bisa dilakukan melalui arsip.

Selain itu, kegiatan manajemen arsip yang Anda lakukan secara benar dan cerdik akan dapat meningkatkan profesionalitas dan performa kerja dari suatu lembaga atau organisasi.

Jika performa kerjanya bagus, maka hasil kerjanya juga akan lebih optimal. Anggaran kegiatan organisasi pun juga dapat teralokasikan dengan tepat, efektif, dan efisien. Intinya, penerapan manajemen kearsipan akan memberikan manfaat dan keuntungan bagi keberlangsungan organisasi yang bersangkutan.

Tak hanya itu, peran manajemen arsip sebagai pengatur mekanisme kerja ini juga berfungsi untuk mengontrol proses penyusunan arsip baru agar tidak berbenturan dengan arsip lama dan mencegah terjadinya penciptaan yang tidak perlu.

Dengan begitu, database arsip yang dimiliki organisasi akan jauh lebih ringkas dan efisien serta dapat mempermudah proses pencarian kembali saat diperlukan.

• Mempermudah Implementasi Sistem Kebijakan

Selain dapat memudahkan urusan pencatatan kebijakan, manajemen kearsipan juga dapat membantu implementasi suatu kebijakan organisasi secara lebih praktis.

Hal ini karena, sistem manajemen arsip memungkinkan Anda untuk dapat memanfaatkan segala fasilitas teknologi yang sudah semakin maju dan canggih.

• Untuk Menyederhanakan Aktivitas Penciptaan Arsip

Dengan menerapkan manajemen kearsipan, maka aktivitas dan proses penyusunan, penggunaan, dan pemeliharaan arsip akan jauh lebih sederhana dan mudah diterapkan.

Selain itu, aktivitas pengelolaan arsip juga dapat menjadi parameter preservasi (pemeliharaan) dan penyusutan arsip yang bisa pihak organisasi lakukan sesuai ketentuan yang berlaku.

Penerapan manajemen arsip juga bertujuan untuk mencegah terjadinya kertas kerja yang tidak perlu dan dapat menjamin pengarahan arsip secara berkelanjutan dimulai dari tahap awal penciptaan hingga akhir penyusutan.

• Mempermudah Pencarian Dokumen Lama

Secara umum, fungsi kearsipan adalah untuk menyimpan seluruh arsip organisasi baik yang sudah berusia lama sampai arsip – arsip baru.

Diadakannya sistem pengarsipan bertujuan untuk mempermudah proses simpan arsip dan penelusuran informasi penting bagi suatu lembaga ataupun organisasi.

Melalui penerapan sistem manajemen kearsipan yang benar, Anda juga akan lebih mudah melakukan proses penyimpanan dan pencarian kembali dokumen–dokumen lama jika sewaktu–waktu mulai dibutuhkan kembali.

Efektif atau tidaknya sistem manajemen arsip organisasi akan terlihat dari kemudahan Anda dalam menelusuri data–data lama kembali. Tingkat efektifitas pengelolaan kearsipan akan bergantung pada rancangan dari sistem tersebut.

• Mempermudah Penyimpanan Arsip

Secara umum, proses penyimpanan arsip akan mencakup segala kegiatan pengaturan dan penyusunan arsip – arsip menggunakan tatanan yang logis dan sistematis.

Jika proses penyimpan arsip dapat Anda lakukan dengan benar, maka seluruh arsip organisasi akan dapat tersimpan dengan aman dan terawat secara ekonomis.

Berbicara masalah penyimpanan sebagai salah satu kegiatan dalam manajemen arsip, Sugiarto (2005) pernah menerangkan tentang 6 sistem penyimpanan arsip yakni terdiri dari :

a. Sistem Abjad (Alphabetical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip ini dilakukan dengan cara menyusun dokumen secara berurutan sesuai dengan abjad yakni mulai dari A sampai dengan Z.

Adapun, aspek yang akan diurutkan berdasarkan abjad terdiri dari nama organisasi, nama perorangan, nama instansi pemerintah, dan nama perusahaan.

Perlu Anda ketahui, manajemen penyimpanan arsip ini harus ditetapkan dalam standar peraturan organisasi baku agar semua anggota dapat mengikuti ketetapan tersebut.

Dengan menggunakan jenis manajemen arsip seperti ini, Anda dapat menata arsip dalam bentuk folder secara rapi, sederhana, dan mudah dipahami. Namun, jika seluruh anggota organisasi tidak menaati SOP yang diberlakukan, maka penyimpanan arsip akan sering mengalami kesalahan penempatan.

b. Sistem Geografis (Geographical Filing System)

Sistem penyimpanan arsip kali ini berdasarkan pada wilayah atau lokasi geografi yang tertera dalam dokumen tersebut.

Adapun, pengelompokkan penyimpanan dalam manajemen arsip ini disesuaikan berdasarkan lokasi kota, daerah (provinsi), maupun negara asal dokumen tersebut maupun lokasi tujuannya.

Bagi pihak pengelola arsip yang tidak terlalu mampu mengenali berbagai macam lokasi geografi akan cenderung mengalami kesulitan dalam menerapkan sistem manajemen arsip tersebut.

c. Sistem Subjek (Subjectical Filing System)

Sistem penyimpanan ini dilakukan dengan cara mengelompokkan arsip – arsip sesuai dengan jenis peristiwa yang terjadi. Metode subjectical filing system ini juga bisa disebut sebagai subjek perihal yang mana cara penyimpanan dan pencarian arsipnya akan mengacu pada perihal (jenis peristiwa) ataupun pokok isi surat.

Pada dasarnya, sistem penyimpanan ini perlu menetapkan jenis peristiwa yang sering terjadi dan ditangani sehari – hari. Sehingga, penataan arsipnya akan sesuai dengan pokok isi surat dan mempermudah proses pencarian kembali di masa depan.

Sistem subjek sangat cocok diterapkan untuk organisasi yang sering menangani keluhan pelanggan seperti instansi pemerintah maupun jenis lembaga pelayanan lainnya.

d. Sistem Tanggal (Chronological Filing System)

Untuk jenis manajemen penyimpanan arsip kali ini akan dilakukan dengan cara mengurutkan arsip sesuai tanggal kejadian. Metodenya, Anda dapat mengurutkannya dengan melihat tanggal masuk surat dan tanggal pengiriman surat.

Sistem manajemen arsip ini sangat cocok diterapkan untuk jenis dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo seperti surat. Kemudian, arsip – arsip tersebut harus disusun berdasarkan frekuensi waktu tertentu seperti harian, mingguan, bulanan, maupun tahunan.

e. Sistem Nomor (Numerical Filing System)

Sejatinya, sistem manajemen ini tidak jauh beda dengan sistem penyimpanan sebelumnya. Numerical filing system ini dipakai untuk menggantikan metode pengurutan dokumen berdasarkan nama badan atau nama orang menjadi metode klasifikasi pengarsipan berdasarkan nomor.

Adapun, nama lain dari sistem penyimpanan nomor adalah indirect filing system karena cara penentuan nomornya dilakukan setelah mengelompokkan masalah surat (perihal surat) terlebih dahulu.

Biasanya, sistem penyimpanan ini lebih sering digunakan oleh pihak arsiparis yang melakukan indexing sesuai urutan nomor. Sistem penomoran yang digunakan dalam manajemen arsip ini dibagi menjadi 4 macam yakni penomoran berdasarkan terminal, desimal, middle digit, dan nomor soundex.

f. Sistem Warna

Aspek manajemen arsip ini menggunakan cara penyimpanan dokumen sesuai dengan identitas warna yang ditetapkan. Biasanya, sistem penyimpanan berdasarkan warna ini sering berkolaborasi dengan salah satu sistem penyimpanan lain seperti yang telah dijabarkan di atas.

Contohnya, penggunaan folder warna merah untuk jenis arsip bukti transaksi, folder warna hijau untuk jenis arsip laporan keuangan periode lalu, dan lain sebagainya.

Keuntungan dari Menerapkan Sistem Manajemen Arsip

Ulasan di atas telah menjelaskan tentang pentingnya melakukan sistem pengelolaan arsip dengan benar agar mempermudah proses pencarian dokumen lama saat Anda hendak membutuhkannya.

Dibalik kemudahan dalam proses penelusuran arsip, terdapat tata kelola yang sangat mumpuni dan cara penyimpanan arsip yang terstruktur dan rapi. Sebagaimana penjelasan di atas, Anda bisa memilih salah satu sistem penyimpanan arsip sesuai kebutuhan organisasi dan tujuan bisnis masing – masing.

Cara lainnya, Anda dapat menggunakan jasa manajemen arsip yang tersedia di MasterDMS. Master DMS adalah penyedia layanan software arsip, digitalisasi arsip, jasa penataan arsip, dan jasa pemusnahan dokumen tertentu.

Untuk solusi masalah manajemen arsip Anda, kami menawarkan berbagai jenis layanan menarik dan tentunya dapat meringankan beban kerja arsiparis yang terkenal complicated. Adapun, produk – produk yang tersedia di MasterDMS antara lain :

• Document Management System (MasterDMS)
• Record Management System (Master E-RMS)
• Aplikasi Persuratan Digital (Master E-Office)
• Aplikasi E-Arsip (Master E-Arsip)
• Layanan Digital Signature Elektronic (Master E-Sign)

Mengapa Anda Harus Memilih Penyedia Jasa MasterDMS

Layanan kami akan membantu memecahkan segala masalah manajemen arsip Anda secara lengkap, canggih, dan praktis. Adapun, keunggulan layanan yang akan Anda dapatkan jika menggunakan jasa dari Master DMS dari PT. AKIRADATA antara lain :

1. Profesional dan Berpengalaman

Setiap mengurus masalah kearsipan kantor, sebaiknya Anda serahkan sepenuhnya kepada para ahli berpengalaman agar masalah tersebut dapat terselesaikan dengan efektif dan tuntas.

MasterDMS dari PT. AKIRADATA telah menjadi solusi masalah manajemen arsip secara handal dan profesional selama lebih dari 10 tahun baik di bidang arsip aktif maupun arsip inaktif.

2. Mampu Mengatasi Masalah Sesuai Regulasi yang Berlaku

Kami akan melayani pemecahan masalah kearsipan Anda dengan cepat, tepat, dan efektif serta mengacu pada regulasi kearsipan yang sah dan berlaku. Selain itu, kami juga menyediakan layanan manajemen kearsipan secara lengkap mulai dari proses awal sampai tahap akhir.

3. Melayani Segala Jenis Organisasi (Multi Industri)

MasterDMS dapat melayani masalah manajemen arsip dari berbagai lini organisasi, lembaga, maupun perusahaan industri meliputi :

• Instansi pemerintah
• Perusahaan manufaktur
• Lembaga penyedia layanan kesehatan
• Industri media
• Industri properti
• Perbankan dan Keuangan
• Legal Firm
• Perusahaan pertambangan
• Perpustakaan
• Lembaga pendidikan
• Dan lain sebagainya

4. Harga Terjangkau

Selagi Anda menggunakan layanan manajemen kearsipan di Master DMS, Anda akan mendapat hasil kerja yang optimal dengan biaya pelayanan murah. Meski murah, Anda tetap bisa mendapatkan berbagai macam fitur layanan secara lengkap.

Jadi, jika Anda sudah mulai pusing dengan masalah manajemen arsip yang semakin rumit, Anda bisa menyerahkan masalah tersebut kepada kami dengan cara menghubungi kontak kami di 021-8303894 atau kunjungi laman MasterDMS sekarang juga!