Document Management System, Terobosan untuk Kelola Dokumen di Era Digital

Document Management System, Terobosan untuk Kelola Dokumen di Era Digital

Berbicara mengenai perusahaan, pastilah tidak pernah lepas dari yang namanya dokumen. Bila satu dokumen penting hilang, pusinglah semuanya. Jadi memang Document Management System itu amat penting.

Sebuah perusahaan terbentuk dalam proses panjang. Tidak serta merta langsung sukses seperti yang dilihat sekarang. Tentu ada banyak kisah unik di baliknya. Bahkan di dalam dokumen lama semua masih terekam. Tidaklah merasa sayang bila jejak itu hilang?

Kesuksesan memang menyilaukan. Membuat diri Anda bangga karena berhasil mencapai dulu yang diidam-idamkan. Tetapi, kisah di balik kesuksesan itu tampak jauh lebih menenangkan. Bila harus mengingat, pasti Anda akan dibuat terharu karenanya.

Mengapa jejak-jejak yang masih ada dibuat versi digitalnya? Dokumen fisik bisa hilang. Entah karena bencana alam atau terbawa angin lalu terbang. Tetapi kenangan itu tetap ada. Bila jejaknya masih bisa dilacak, tentu menyenangkan bukan?

Anda bisa mengaca kembali pada awal pembentukan perusahaan dulu. Ketika omset belum seberapa. Bahkan ketika pendapatan masih minus karena baru satu dua bulan berdiri. Ini sangat menyenangkan.

Eits, tidak sekadar menyenangkan. Ketika nanti perusahaan Anda sudah sangat besar, jejak ini penting sekali untuk dibagi. Anda bisa menginspirasi banyak orang bahwa perusahaan itu semua sama, sama-sama berangkat dari nol.

Selain sebagai langkah mengatur dokumen dengan lebih baik, ternyata sistem ini bisa membantu me-recall kenangan lama. Fix, Anda harus terapkan sistem ini pada perusahaan Anda. Supaya kondisi perusahaan lebih sehat dari sebelumnya.

Mengapa Harus Gunakan Document Management System?

Mengapa sih harus mengubah dokumen menjadi versi digital? Bukankah ini menyusahkan? Terlebih untuk dokumen lama yang sudah tersimpan dan tertumpuk di bagian referensi. Butuh waktu banyak pula untuk mengaturnya. Mengapa?

Ingat, sebuah perusahaan baik itu pasti memiliki rekam dokumen yang lengkap. Semua harus ditata dengan rapi sehingga ketika suatu saat dibutuhkan maka bisa dicari dengan cepat. Bayangkan bila dokumen itu berada di tumpukan rak paling bawah?

Sudah letaknya paling bawah, eh sudah mulai dimakan rayap pula. Duh! Bila semua dokumen begini kondisinya, apa kabarnya bila suatu saat Anda mengalami masalah lama yang membuat Anda harus membuka dokumen lama? Merepotkan bukan!

Jadi sudah saatnya beralih kepada yang digital. Termasuk dalam manajemen dokumen. Untuk dokumen lama, cobalah untuk merekam semuanya menjadi bentuk digital. Ini memang membutuhkan waktu cukup banyak.

Bentuk tim khusus untuk melakukan tugas merekam dokumen lama. Sedangkan untuk dokumen baru, pastikan agar semua dibuat versi digital. Pun ketika sedang melakukan rapat, tidak perlu lagi dicetak.

Biarkan semua orang memanfaatkan gadget yang mereka punya. Bisa berupa smartphone, laptop, hingga tablet. Semua bisa dimanfaatkan kok untuk sekadar membaca dokumen yang tengah dibahas. Tidak harus dicetak.

Wah, bila Anda bisa menerapkan hal seperti ini, rapat akan menjadi lebih menyenangkan. Semua data bahkan bisa diakses sekaligus karena dokumen bisa dicari melalui sistem.

Kelebihan Menggunakan Sistem Manajemen Dokumen

Penggunaan sistem manajemen ini sudah mulai marak. Ketika perkembangan teknologi ini tidak bisa lagi dibendung, maka semenjak itu perusahaan mulai beralih. Ditepiskan semua hal serba manual dan mulai beralih ke digital.

Bahkan untuk perusahaan media cetak di jakarta sekali pun sekarang sudah bergeser ke ranah digital. Ini artinya, untuk perusahaan non media, harusnya lebih bisa mengarah ke digital. Karena ada banyak sekali kelebihan yang bisa Anda dapatkan.

Lantas apa saja yang bisa didapatkan ketika menggunakan sistem ini? Simak ulasannya di bawah ini:

  1. Mengurangi Gudang Fisik

Di perusahaan besar, pasti ada tempat penyimpanan khusus untuk meletakkan berbagai dokumen penting. Pasti ada! Karena dokumen harus diletakkan terpusat agar lebih mudah ketika melacaknya.

Membuat satu ruangan khusus untuk dokumen pastilah membutuhkan biaya. Belum lagi perawatannya. Nah, mengapa tidak dibuat versi digitalnya saja? Sehingga ruangan itu bisa digunakan pada hal yang lebih produktif.

Ketika semua data sudah terkonversi menjadi digital, maka gudang penyimpanan tidak lagi diperlukan. Ucapkan selamat tinggal pada gudang!

  • Biaya Lebih Rendah

Anda tidak harus membeli kertas dalam jumlah berpuluh rim untuk mencetak dokumen. Tidak! Tidak lagi perlu. Karena apa? Sebab semua dokumen sudah masuk ke dalam sistem. Dan sangat mudah untuk dilacak.

Mau menggunakan dokumen fisik maupun digital sebenarnya sama-sama mengeluarkan biaya. Tetapi, untuk versi digital, pastinya akan lebih hemat. Pun bisa diakses dengan perangkat apapun.

Jadi bila Anda ingin pengelolaan dokumen menjadi lebih hemat, maka beralih ke arah digital adalah pilihan mutlak. Tidak boleh tidak dilakukan.

  • Lebih Efisien

Ketika hendak mengambil keputusan, Anda perlu strategi yang mantap. Ini sangat penting karena Anda harus mengambil keputusan dengan tepat. Lantas bagaimana bila dokumen yang dimaksud tersembunyi dibagian tertentu?

Bagaimana cara mencarinya? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dokumen itu? Bila dicari dengan cara manual, maka ini sebuah langkah yang kurang efisien.

Karena mencari dokumen yang diatur secara digital itu lebih cepat, maka tidak ada pilihan selain menggunakan cara ini. Dengan begitu, pengambilan keputusan apapun bisa lebih cepat.

  • Hemat Waktu

Mau mencari dokumen dengan cepat? Menggunakan sistem manajemen ini adalah pilihan tepat. Anda bisa menemukan dokumen yang Anda cari dalam waktu beberapa detik saja. Ajaib bukan?

Bayangkan bila Anda harus mencari satu per satu. Itu pun kalau dokumen sudah bisa diidentifikasi, bagaimana kalau belum? Tidak terbayang berapa banyak waktu harus terbuang demi melakukan hal ini.

Maka dengan menggunakan sistem digital, Anda bisa dengan tepat menemukan dokumen yang dicari.

  • Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Di dalam klinik maupun rumah sakit, peran dokumen amatlah penting. Rekam medis pasien saat ini masih sering ditemui dalam bentuk manual.  Ketika ada pasien lama datang, petugas harus mengobrak-abrik penyimpanan untuk menemukan rekam medis dari pasien tadi.

Ini sangat merepotkan sekali bila skala rumah sakit sudah cukup besar. Apalagi bila pasien dari rumah sakit itu membludak. Nah, menggunakan sistem dokumen digital sangat penting untuk diterapkan.

Termasuk untuk instansi publik juga. Semua data dari penduduk harus direkam semua. Sehingga bila mereka datang dengan keperluan, mereka tidak akan menunggu terlalu lama karena petugas sedang sibuk mencari dokumen.

Dengan mengetikkan satu kata kunci, maka dokumen yang dimaksud akan ditemukan. Jadi pelayanan pelanggan akan lebih baik dan perfoma instansi maupun perusahaan akan meningkat.

  • Proses Update Lebih Mudah

Bila perusahaan sudah menggunakan sistem ini untuk mengatur dokumennya, apakah perlu melakukan update? Ternyata sangat perlu. Sistem ini tersambung dengan internet sehingga proses update pun sangat mudah.

Mengapa harus mengupdate sistem? Karena dengan update terbaru, maka disana tertera berbagai pembaharuan yang pastinya akan mempermudah pekerjaan. Dan jangan khawatir mengenai prosesnya, karena ini sangatlah mudah.

Bahkan tim IT di perusahaan Anda tidak akan kesulitan ketika melakukannya.

  • Meningkatkan Produktivitas

Bagaimana sistem ini bisa membantu meningkatkan produktivitas? Nah, ketika semua aktivitas berjalan dengan lebih mudah dan cepat, pastilah tujuan akan cepat tercapai. Semua akan menjadi lebih cepat.

Bila semua terakses dengan baik, ini berarti produktivitas meningkat. Bila yang dituju adalah keuntungan, maka keuntungan akan cepat meningkat. Ini bisa Anda rasakan dalam beberapa bulan setelah menerapkan sendiri.

  • Praktik Bisnis Ramah Lingkungan

Isu lingkungan semakin hari semakin gencar. Semua orang menggaungkan go green, tetapi sayangnya baru sedikit yang melakukan pergerakan. Nah, dengan menerapkan sistem ini, Anda satu langkah mendekat kepada praktik bisnis ramah lingkungan.

Anda tidak lagi membutuhkan banyak kertas. Anggaran untuk membeli kertas akan jauh berkurang. Dengan begitu, penebangan pohon pun akan jauh berkurang. Bayangkan bila semua perusahaan menerapkan sistem ini, pasti bumi akan kembali asri.

  • Bisa Diakses Kapan pun dan Dimana Pun

Sistem ini memungkinkan untuk diakses berbagai pihak. Untuk kasus rumah sakit misalnya, rekam medis adalah dokumen paling penting. Ketika pasien datang, rekam medis harus ada di tangan dokter.

Dokumen ini menunjukkan riwayat dari penyakit pasien yang telah berobat di rumah sakit tersebut. Nah, sistem yang dibuat nanti memudahkan siapa pun untuk mengakses dokumen.

Petugas administrasi mampu mengaksesnya, lalu akses diberikan kepada dokter. Setelah itu, ketika pasien masuk, dokter bisa mengupdate rekam medis sesuai dengan hasil pemeriksaan.

Dan ini bisa diakses dimana pun tanpa harus selalu berada di rumah sakit. Karena sepanjang tersambung ke internet pasti bisa. Sebab sistem ini tidak menggunakan penyimpanan internal, melainkan cloud. Betapa mudahnya menerapkan sistem ini.

Ada segudang manfaat bisa Anda dapatkan bila menerapkan sistem ini. Sembilan keuntungan di atas bisa Anda dapatkan sekaligus tanpa mengeluarkan budget besar. Jadi tunggu apa lagi, segera terapkan document management system sekarang juga.  

Anda tertaik ingin mengunakan aplikasi document management system di perusahaan ibu/bapak.

hub kami di 081908455523

Jual Software Aplikasi Arsip Dokumen Berbasis Web Terbaik Indonesia

Jual Software Aplikasi Arsip Dokumen Berbasis Web Terbaik Indonesia. MasterDMS memberikan solusi e-arsip atau penyimpanan arsip elektronik digital. Solusi yang kami tawarkan berupa software atau aplikasi pengarsipan dokumen berbasis webbase.

Dengan adanya aplikasi atau software arsip ini perusahaan dapat mengelola dokumen dan mengatur rules serta workflow terhadap dokumen perusahaan. Masing-masing user dapat berkolaborasi untuk mengolah dokumen dalam satu sistem, memberi catatan, editing, chat diskusi tentang dokumen, notifikasi tindakan terhadap dokumen, dan masih banyak lagi.

Kelebihan menggunakan aplikasi software arsip elektronik dibandingkan dengan penyimpanan arsip berbasis windows explorer adalah konfigurasi keamanan dokumen dan history perlakukan dokumen yang aktif. Perusahaan dapat mengatur hak akses terhadap folder dan file, siapa yang berhak lihat, delete, print, download, upload, rename, export, import, tanda tangan, password dokumen, dan workflow.

Untuk inquiry presentasi mengenai Software Aplikasi Arsip Dokumen Berbasis Web silahkan menghubungi PT AKIRADATA PRATAMA 0218303894 Jalan Persada Raya No. 43 Jakarta Selatan.

Jasa Scan Dokumen A3 Murah Bogor

Jasa scan dokumen A3 murah Bogor, lingkungan dan perkembangan teknologi yang terus berkembang mengharuskan kita untuk beradaptasi, termasuk didalam pengelolaan arsip atau dokumen. Pada era saat ini yang sedang booming adalah adanya alih media atau digitalisasi sebagai solusi arsip terbaik.

Dengan adanya arsip digital maka pengelolaan dibidang kearsipan semakin mudah, tren digitlisasi saat ini sudah mulai merambah ke berbagai instansi dan organisasi. Kami sebagai penyedia jasa scan dokumen A3 hadir di kota Bogor, selain ukuran A3 kami juga menyediakan jasa scan untuk ukuran A1, A0 dan A4.

arsip digital bertahan untuk jangka waktu lama, kerahasian arsip selama proses alih media terjaga dengan baik. Selain jasa digitalisasi dokumen, kami juga menyediakan software arsip untuk memanajemen arsip dokumen agar pengelolaan arsip semakin mudah.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A1 Murah Bekasi

Jasa scan dokumen A1 murah Bekasi, mendigitalisasikan dokumen Anda sangatlah penting untuk menunjang peningkatan produktifitas, efektifitas serta efisiensi dalam pekerjaan. Kami menawarkan jasa scan dokumenjasa alih media dokumen A1, dengan mengkonversi dokumen tercetak Anda menjadi dokumen digital yang mengacu pada format standar pertukaran data.

hardware_jasa scan dokumen A1 murah bekasi

Untuk memudahkan pencarian, disediakan sistem manajemen dokumen untuk mempermudah proses pencarian dokumen hasil scanning yang ada. Di dalam sistem manajemen dokumen tersebut terdapat software arsip yang dirancang khusus untuk pengelolaan arsip agar tertata dan tersimpan dengan baik.

Sistem yang digunakan untuk mengelola dokumen disetiap life cycle dokumen tersebut. Document management system menghandle dokumen secara elektronik, mulai dari dokumen tersebut dalam bentuk draft sampai pada proses pemusnahan dokumen.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Document Management System

Document management system, document management system lahir dari kebutuhan untuk mengelola jumlah informasi yang berkembang yang diciptakan dalam suatu organisasi. Document management system (DMS) dirancang dari bawah ke atas untuk membantu seluruh organisasi dalam mengelola penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan berakhirnya suatu informasi yang disimpan sebagai dokumen.

Sistem manajemen dokumen bermanfaat dalam mengefektifkan dan mengefisiensikan proses bisnis. Manfaat yang utama adalah pengguna dapat menemukan informasi yang dibutuhkan dengan cepat, sehingga dapat membantu proses menjadi lebih cepat, baik dan murah.

Suatu sistem manajemen dokumen akan lebih baik lagi jika dilengkapi dengan software arsip yang mengakomodir berbagai teori pengarsipan modern. Semakin pesatnya perkembangan teknologi, kebutuhan akan pengelolaan data yang cepat, akurat, mudah dan praktis adalah suatu tuntutan.

PROSEDUR MASTERDMS-05

Kami memperkenalkan masterDMS Solution yang merupakan solusi terbaik untuk mengatasi masalah pengelolaan dan manajemen dokumen.

PROSES MASTERDMS-06

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jual Software Arsip Murah

Jual software arsip murah, jual software arsip murah berbagai software sudah mulai berkembang untuk mempermudah proses kerja. Biasanya masalah yang selalu dihadapi perusahaan adalah masalah pengarsipan dokumen. Kini kami hadir untuk memperkenalkan software arsip.

Software arsip merupakan software yang dirancang khusus untuk mengelola arsip dan file, berfungsi sebagai manajemen pengelolaan berbagai data. Software arsip yang kami tawarkan adalah software DMS. Dengan adanya perangkat lunak (software) pengelolah dokumen, telah menjadi bagian besar dari suatu perusahaan karena mereka berusaha untuk mengelola sejumlah besar data yang mereka kelola.

PROSES MASTERDMS-06

Untuk info mengenai harga software arsip ini, dapat menghubungi kontak kami di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jual Aplikasi Arsip

Jual aplikasi arsip, jual aplikasi arsip kini keperluan pengarsipan dokumen dapat dilakukan dengan mudah melalui aplikasi yang khusus didesain untuk keperluan pengarpsipan. Kami menjual aplikasi arsip tersebut yang cocok digunakan oleh setiap perusahan maupun organisasi.

Dengan arsip elektronik akan memudahkan bagi sebuah perusahaan untuk mengorganisir arsip, memudahkan pengelompokan, pencarian kembali serta dengan arsip elektronik media penyimpanan arsip bisa lebih efisien.

Arsip elektronik telah sesuai dengan UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi Transaksi Elektronik, dimana digitalisai dokumen adalah menjadi dokumen hukum yang sah. Software Arsip merupakan software yang dirancang khusus untuk mengelola arsip dan file.

Dengan adanya software arsip keamanan dan keutuhan dokumen/arsip lebih terjamin karena dilengkapi dengan sistem proteksi yang tidak sembarang orang dapat melihat atau mengambil dokumen tersebut. Info lebih lanjut mengenai aplikasi arsip dan software arsip dapat menghubungi kontak kami di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Buku

Jasa scan buku, Jasa scan buku penataan arsip yang baik, tepat dan benar akan menciptakan suatu suasana kerja yang nyaman karena tidak ada dokumen yang berserakan dan tumpukan dokumen atau buku dimeja. Kompetisi bisnis yang ketat menuntut kita untuk dapat bekerja secara cepat dan inovatif termasuk bagaimana mengelola arsip penunjang bisnis kita.

Ada beberapa model format yang bisa menjadi pilihan Anda untuk mendigitalisasikan buku-buku yang dapat anda sesuaikan profesi pekerjaan dan kebutuhan spesifikasi Anda. Buku yang sudah dikonversi menjadi arsip digital memiliki banyak kelebihan, seperti hemat dalam penyimpanan, mempercepat waktu dalam pencarian halaman buku yang diperlukan dan mudah dalam pendistribusian.

Proses scan dokumen dan hardware yang kami gunakan dalam scan dokumen:

hardware_jasa scan buku

Kami merupakan distributor tunggal scanner contex untuk ukaran A0 & A1 (Large Format) dan juga distributor scanner A4 dengan high speed. Sudah tidak diragukan karena teknologi canggih yang kami miliki serta tidak antri dokumen dalam proses scanning.

Penerapan jasa document management system pada proses scanning:

process document managemen system_jasa scan buku

Untuk dokumen agar dapat dikonversi ke dalam Ms. Word, kami menyediakan jasa OCR ke word agar Anda tidak perlu mengetik ulang naskah dan jasa DMR yaitu proses untuk melakukan koreksi lembar jawaban komputer (LJK) pada kegiatan ujian, entri data, kusioner dsb.

Percayakan proses alih media dokumen fisik Anda menjadi dokumen digital atau arsip digital kepada kami. Dengan team professional dan teknologi canggih yang kami miliki dan gunakan dalam proses scanning maka kami siap membantu Anda menuju era digitalisasi.

Untuk info selanjutnya dapat menghubungi kontak kami di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A0

Jasa Scan Dokumen A0, Jasa Scan Dokumen A0 untuk proses scan dokumen dibutuhkan alat berupa scanner, kami sebagai distributor tunggal contex untuk scanner A0 & A1 (large format) dan juga distributor A4. Ini merupakan invoasi canggaih pada era digitalisasi, sehingga pengelolaan arsip menjadi lebih efektif dan efisien. Kelancaran pelaksanaan berbagai fungsi instansi pemerintahan maupun swasta dalam penyelenggaraan dan pelayanan masyarakat merupakan manfaat besar dari adanya teknologi digitalisasi.

Hardware yang kami gunakan dalam proses scanning.

hardware_jasa scan dokumen A0

Dengan harga yang murah Anda sudah dapat menerima hasil dengan format yang dibutuhkan dan kualitas image yang maksimal. Selain jasa scan kami juga menyediakan software Arsip yaitu Software DMS. Alur dari software ini sangat sederhana, mulai dari proses scanning dokumen setelah proses tersebut maka softcopy akan disimpan di software DMS lalu selanjutnya dapat diakses melalui mobile, dekstop dan browser.

Berikut proses document management system dalam jasa scan dokumen A4 sampai A0:

process document managemen system_jasa scan dokumen A0

Sebagai penyedia jasa scan dokumen/alih media, harga dari software tersebut relatif terjangkau dengan berbagai fitur didalamnya. Penataan arsip yang baik dan tepat akan menciptakan suasana kerja yang nyaman karena tidak ada dokumen yang berserakan dan tumpukan dokumen di meja.

Percayakan proses ini kepada kami dan kami akan membantu perusahaan Anda menuju era digitalisasi.

Informasi selengkapnya dapat menghubungi kontak yang tertera di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Dokumen A1

Jasa Scan Dokumen A1, Jasa Scan Dokumen A1 waktu adalah sesuatu yang berharga. Document Management System hadir untuk memberikan solusi yang berhubungan dengan jasa scan dokumen software arsip. Pesatnya perkembangan teknologi kebutuhan akan pengelolaan data yang cepat, akurat, mudah dan praktis adalah suatu tuntutan.

Solusi arsip yang terbaik adalah dengan digitalisasi arsip yang sudah bisa dirasakan manfaatnya. Kami adalah distributor tunggal scanner contex untuk ukuran A0 & A1 (large format) dan juga distributor scanner A4, dengan high speed memungkinkan tidak terjadi antri pada proses scanning.

Hardware yang kami gunakan dalam proses scanning dokumen:

hardware_jasa scan dokumen A3

Berbagai metode dilakukan guna penataan arsip secara baik seperti dengan menscan dokumen, jasa scan dokumen sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan atau instansi yang belum menyediakan alat scanner untuk dokumen. Proses dalam jasa scan dokumen :

process document managemen system_jasa scan dokumen A3

Sebagai penyedia jasa scan dokumen murah untuk ukuran A4 sampai ukuran A0, sudah dapat memberikan hasil yang maksimal. Semakin berkembangnya jasa scan dokumen menuntut kami untuk terus update mengenai teknologi dalam bidang kearsipan agar hasilnya tidak mengecewakan customer. Karena kepuasan customer merupakan wujud keberhasilan kami dalam jasa scan dokumen.

Informasi selengkapnya bisa menghubungi kontak kami di website ini.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id