Scan dokumen ke PDF adalah proses memindai dokumen berupa kertas yang kemudian diubah menjadi bentuk digital, sehingga berbentuk sebuah file.

Aktivitas scan dokumen ini sangatlah penting agar dokumen Anda tetap aman dan terjaga. Namun gimana sih caranya? Tenang saja, MasterDMS punya solusinya untuk Anda.

Namun sebelum kami membahas scan dokumen ke PDF, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu hal-hal yang membuat dokumen harus di scan. Berikut informasinya untuk Anda.

Mengapa Anda Harus Scan Dokumen ke PDF?

Seperti yang sudah dibahas sebelumnya bahwa scan dokumen ke PDF merupakan hal yang penting.

Apalagi di zaman sekarang yang hampir semua aktivitasnya sudah dilakukan secara digital. Oleh sebab itu, dengan Anda mendigitalkan arsip dokumen maka dokumen akan lebih aman karena memiliki salinan di tempat lain.

Nah, disini kami akan memberikan alasan mengapa Anda harus scan dokumen ke bentuk file, yakni karena:

1.      Dokumen Mudah Hilang

Dokumen yang berbentuk kertas atau lembaran memang bisa Anda simpan sendiri, entah itu di lemari, laci, atau brankas.

Jika dokumen tersebut sangat penting, pasti Anda akan mengamankannya di suatu tempat yang sulit dijangkau oleh orang lain.

Hal tersebut penting dilakukan agar dokumen Anda tak mudah hilang atau bocor ke orang lain yang dapat menyebabkan masalah kedepannya.

Terkadang sebagai manusia yang tak luput dari kesalahan, Anda bisa saja lupa dimana menyimpan dokumen tersebut karena kelalaian sendiri.

Kalau sudah hilang, siapa yang harus disalahkan? Anda bisa saja menyalahkan orang lain hingga membuat keributan. Maka dari itu, scan dokumen ke PDF sangatlah penting untuk mencegah dokumen yang hilang.

2.      Dokumen Mudah Robek

Dokumen yang berbentuk kertas tentu saja akan mudah robek, hal ini bisa menjadi masalah jika sebagian kata, cap atau tanda tangan hilang dan akhirnya dokumen tidak lagi autentik.

Jika dokumen yang robek berhubungan denganarsip dokumen pribadi seperti Ijazah, Kartu Keluarga, atau Akta Kelahiran maka urusannya bisa panjang dan memakan waktu yang tidak sebentar.

Anda harus mengurus surat pengantar, surat kehilangan atau bahkan dokumen keimigrasian jika ada keluarga yang orang asing (WNA).

Agar hal tersebut tidak terjadi maka berhati-hatilah dalam penyimpanannya atau kalau bisa dokumen tersebut dilaminating, dengan begitu dokumen dapat terselamatkan. Dan untuk lebih aman lagi, Anda dapat melakukan scan dokumen ke PD.

3.      Dokumen Terkena Rayap

Rayap adalah hama atau serangga pemakan kayu atau kertas, jika Anda menaruh dokumen di lemari atau laci yang berbahan dasar kayu, maka berhati-hatilah karena rayap bisa saja menyerang.

Dokumen yang dimakan rayap nantinya bisa menjadi bolong atau robek sehingga tak bisa lagi untuk dijadikan dokumen yang sah. Anda harus mengurusnya untuk dijadikan dokumen yang baru.

Sangat disayangkan bukan jika dokumen Anda yang sudah disimpan sebaik mungkin namun harus berakhir dimakan rayap? Jadi, sebaiknya segeralah untuk scan dokumen ke PDF di MasterDMS.

4.      Dokumen Terkena Bencana

Bencana alam adalah peristiwa yang tak bisa siapapun prediksi, jika dokumen Anda tersimpan di tempat yang mudah terkena bencana, seperti kebakaran, kebanjiran atau gempa maka dokumen akan rusak.

Kalau sudah begitu, tak ada yang bisa disalahkan. Anda harus mengurus semua dokumen nya lagi agar dapat diterima.

Pengurusan dokumen juga terkadang membutuhkan biaya yang tak sedikit, jadi lebih baik segeralah untuk menyalinnya, yakni dengan mengubah dokumen ke bentuk digital.

5.      Penyimpanan Dokumen Lebih Efektif

Scanning dokumen jauh lebih efektif karena Anda tidak perlu lagi membutuhkan ruangan khusus penyimpanan yang dapat berubah menjadi penumpukan dokumen.

Semakin banyak dokumen yang Anda simpan, maka semakin besar juga ruangan penyimpanan yang dibutuhkan.

Dokumen yang bertumpuk-tumpuk membuat tampilan tidak enak dilihat dan bisa menjadi sarang debu.

Belum lagi banyak dokumen penting yang nantinya susah dijangkau sehingga membuat Anda harus merombak semua lembaran-lembaran dokumen.

Selain memakan waktu, Anda juga akan kelelahan karena mengatur dokumen yang begitu banyak.

Berbeda jika Anda menyimpan dokumen berbentuk file, Anda hanya mencarinya melalui kolom “search” dengan menuliskan keyword dari nama file tersebut.

6.      Pekerjaan Lebih Terkendali

Perusahaan yang memiliki produktivitas tinggi seperti instansi asuransi, perbankan, dan departemen yang menyimpan ribuan file, pasti sangat membutuhkan alat pemindai agar urusan pekerjaannya bisa lebih terkendali.

Banyaknya jumlah dokumen bisa menghambat aktivitas pekerja ketika harus mencarinya, hal tersebut dapat membuat pekerja tidak fokus dengan pekerjaan utamanya,

Dengan menggunakan alat pemindai scan dokumen ke PDF dari MasterDMS,  maka ratusan hingga ribuan file bisa dipindai bahkan dalam hitungan menit saja, hal ini sangat efektif untuk produktivitas pekerjaan Anda.

Bagaimana Proses Scan Dokumen ke PDF di MasterDMS?

Mungkin sebagian dari Anda ada yang masih belum paham bagaimana caranya scan dokumen ke PDF berlangsung,

Kebanyakan dari Anda pasti lebih familiar melihat proses “print” atau mengubah file menjadi sebuah dokumen, namun bagaimana jika dokumen diubah menjadi sebaliknya?

Nah, jika Anda masih bingung, kami akan merangkumnya dengan menjelaskan bagaimana proses scan dokumen ke PDF, yakni sebagai berikut:

1.      Pemilihan Dokumen Berdasarkan Divisi

Proses scan dokumen ke PDF yang pertama adalah memilih dokumen berdasarkan divisi yang akan di scan, hal ini bertujuan agar nantinya tidak berantakan dan lebih terorganisir.

Jika dokumen yang akan dipindai banyak hingga berlembar-lembar, maka tim MasterDMS akan berhati-hati dengan cara memisahkannya untuk dijadikan satu file kembali.

Sehingga proses pemindaian akan lebih cepat dan efektif, jika sudah selesai dipindai dokumen tak akan berceceran atau salah tempat.

2.      Pembredelan Staples

Proses selanjutnya adalah membedah dokumen atau membuka staples untuk mempermudah proses scanning.

Jika dokumen Anda terdiri dari beberapa lembaran maka pembedahan ini wajib dilakukan supaya semuanya terpindai dengan sempurna.

Namun tak berlaku bagi buku yang akan di scan dokumen ke PDF karena kami memiliki alat tersendiri, agar buku tersebut bisa diubah menjadi PDF, yang pasti kami tak akan merombak isi buku menjadi lembaran.

3.      Pelabelan Dokumen

Cara scan dokumen ke PDF selanjutnya adalah melabelkan dokumen dengan memberikan penamaan sesuai nama di dalam dokumen.

Pelabelan dokumen bermaksud agar lebih mudah dalam mencari dokumen Anda yang jumlahnya sangat banyak tersebut.

Dokumen yang telah dibedah staplesnya dikhawatirkan lebih mudah berceceran, maka untuk menghindari hal itu kami akan memberikan label supaya lebih efektif dan efisien.

4.      Scanning Dokumen

Jika semuanya sudah tersusun dan terpisah sesuai dengan dokumen masing-masing sekarang saatnya proses scan dokumen ke PDF atau pemindaian objek.

Dokumen Anda akan dimasukan ke alat scanning di MasterDMS, kami memindainya sesuai dengan ukuran, mulai dari A4 hingga A0.

Proses scanning sebenarnya tak membutuhkan waktu yang lama hanya saja jika document scanning Anda banyak maka akan prosesnya juga akan lama.

Anda tak perlu khawatir, alat scan yang kami gunakan sudah sangat canggih sehingga dokumen Anda akan terpindai dengan rapi dan sesuai dengan isi aslinya. Berikut alat scanner hardware yang kami gunakan:

• ADF Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A4
• Flatbed Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A3, A2, A1 dan buku
• Large Format Scanner, alat pemindai khusus untuk dokumen berukuran A0

5.      Entry Index Dokumen

Dokumen yang sudah berbentuk file kini saatnya di rename (penamaan kembali) sesuai dengan isi judul dokumen.

Saat proses scan dokumen ke PDF tadi tentu saja nama file akan berubah menyesuaikan nama dari alat scanning tersebut.

Kami pastikan rename tak akan salah karena sebelumnya sudah diberikan label sesuai dengan nama isi dokumen.

6.      Manuver Arsip ke Aplikasi

Setelah proses rename selesai, file akan dimasukan ke dokumen foldering yakni di aplikasi DMS sendiri.

Kami memiliki aplikasi khusus DMS yang nantinya akan mempermudah Anda dalam mengelola file tersebut.

Pada proses ini kami akan pastikan dokumen masuk ke dalam aplikasi DMS sehingga Anda dapat menemukan file dengan mudah.

7.      Proses Indexing

Proses indexing adalah proses dimana mesin pencari melakukan pengarsipan dari isi dokumen tersebut.

Pada tahapan ini, Anda akan dipermudah ketika ingin mencari file yang ada di dalam aplikasi.

Dengan mengetikan keyword tertentu dan dengan hitungan detik saja maka file Anda akan mudah ditemukan nantinya.

Hal ini sangat mempermudah pekerjaan Anda karena jauh lebih efektif jika harus dibandingkan dengan mencari dokumen yang bertumpuk.

8.      Rebinding Dokumen

Rebinding dokumen adalah menyatukan kembali document scanning yang sebelumnya dibedah dengan cara di steples atau dijilid kembali.

Saat rebinding dokumen kami pastikan dokumen semula Anda akan kembali utuh tanpa ada lembaran yang hilang atau cacat.

9.      Penataan Dokumen

Langkah terakhir yakni, kami akan menata dokumen-dokumen Anda di suatu tempat agar mudah dalam pencarian kembali,

Dokumen Anda akan tersimpan rapi sesuai dengan divisi yang telah kami pisahkan sebelumnya.

Manfaat Scanner Untuk Dokumen

Scan dokumen ke PDF bukanlah merupakan hal yang baru bagi dunia perkantoran bahkan orang-orang biasa, namun kehadirannya masih saja diabaikan karena ketidaktahuan fungsi dan manfaatnya.

Jika Anda belum paham apa manfaat alat scanner bagi dokumen atau buku-buku maka kami akan menjelaskannya pada Anda.

Dengan Anda melakukan scanning pada dokumen, maka Anda akan menemukan file dengan cepat dan praktis hanya dengan hitungan detik saja, bahwasannya MasterDMS telah men-index file Anda agar mudah dicari.

Anda tak perlu lagi membedah dan membereskan tumpukan dokumen di tempat atau ruangan yang sangat menumpuk dengan memakan waktu hingga berjam-jam.

Tak hanya itu saja, scan dokumen ke PDF akan mempermudah Anda jika ingin mencetak kembali.

Bahwasannya dokumen yang asli bisa saja hilang atau rusak, jadi jika Anda memiliki softcopy dari dokumen tersebut, maka dokumen akan tercetak seperti baru lagi.

Kemudian, jika dokumen Anda bersifat rahasia dan pribadi, maka akan lebih mudah terkontrol dengan tersimpan di penyimpanan digital, karena file dapat Anda kunci dengan memberikan password, sehingga tindakan kebocoran file tak akan terjadi.

Selain itu, scanning dokumen sangat berguna jika dalam keadaan genting, Anda dapat langsung mencetaknya walaupun lupa atau tidak membawa dokumen yang asli, hal-hal seperti ini seringkali terjadi dalam berbagai urusan.

Perbedaan Jasa Scan Dokumen dengan Aplikasi Scanner di Handphone

Perkembangan digital yang semakin canggih menimbulkan banyak aplikasi dengan teknologi yang baru.

Hanya dengan melalui handphone saja dan menginstall aplikasi scanner Anda bisa memindai dokumen dengan cepat menjadi sebuah file PDF.

Namun permasalahannya, hal tersebut kurang efektif, karena ada beberapa hal yang tak bisa dijangkau di aplikasi scanner handphone.

1.      Aplikasi Scanner Handphone

Aplikasi scanner yang dapat mengubah dokumen menjadi PDF sudah banyak tersedia dengan berbagai brand berbeda di playstore atau Appstore.

Anda dapat menginstalnya dengan mudah, namun ada beberapa hal yang menjadi kekurangan dari aplikasi tersebut, diantaranya:

• Hasil kurang maksimal, jika Anda scan dokumen ke PDF di aplikasi handphone maka hasilnya akan kurang maksimal, pasalnya dokumen Anda diproses dengan cara di “foto” bukan di scanning. Jadi, jika kamera buram atau pencahayaan kurang maka hasil scanning tidak seperti pada aslinya.
• Ada batas maksimal, aplikasi scanner di handphone ada batasannya, terdapat jumlah maksimal penggunaan dalam sehari. Jika Anda telah memakainya lebih dari 2-5x dalam 24 jam maka scanning selanjutnya harus membayar dengan harga yang telah tercantumkan.
• Terdapat Malware,aplikasi scanner bisa saja membawa hal buruk pada handphone Anda, contohnya malware atau malicious software yang artinya perangkat lunak berbahaya yang diciptakan untuk melakukan tindakan kriminal. Malware dapat mencuri data Anda, sehingga aplikasinya dapat merugikan siapapun penggunanya.
• Kurang Efektif, Anda bisa saja memindai banyak dokumen dengan aplikasi tersebut, namun sangat kurang efektif jika dilakukan secara manual, apalagi jika dokumen tersebut banyak dan berlembar-lembar
• Terkendala Ukuran, aplikasi scanner di handphone kurang efektif untuk ukuran dokumen yang besar, karena jika Anda membidiknya otomatis kamera Anda harus menjauh sehingga membuat tulisan atau gambar menjadi kecil. Normalnya Anda hanya bisa memindai ukuran A4 ke bawah.

2.      Jasa Scan Dokumen

Jasa scan dokumen adalah jasa yang sangat dibutuhkan untuk mengubah dokumen menjadi sebuah file PDF. Berikut adalah alasan mengapa Anda harus menggunakan jasa scan dokumen:

• Hasil Lebih Memuaskan, file akan jauh lebih baik dan memuaskan jika menggunakan alat scanner yang tepat. Bahwasannya kami memiliki berbagai alat scanner yang canggih, jadi hasilnya akan jauh lebih bagus seperti aslinya.
• Tak ada batas maksimal, dengan menggunakan jasa scan dokumen ke PDF Anda bebas mengubahnya dengan jumlah yang banyak sekalipun, Kami tak memberikan Batasan maksimal seperti pada aplikasi, hanya saja semakin banyak dokumen yang discan maka biaya yang dikeluarkan akan semakin besar.
• Terhindar dari Malware, kami pastikan alat yang kami gunakan tidak mengandung tindakan kejahatan seperti Malware. Dokumen Anda akan terjamin dan tidak disalahgunakan oleh kami. Jika ada kebocoran yang terjadi yang mana itu adalah kesalahan kami, maka kami akan siap untuk bertanggung jawab.
• Lebih Efektif, dengan menggunakan peralatan yang canggih kami tidak menggunakan cara seperti aplikasi scanner di handphone. Terdapat perangkat scanner yang dapat mendeteksi dokumen Anda dengan sempurna. Dengan menggunakan jasa scan dokumen Anda tak perlu mengeluarkan tenaga lebih hanya untuk melakukan scanning.
• Tersedia berbagai ukuran, seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, alat scanner dokumen yang kami gunakan sangatlah bermacam-macam. Ada yang type ADF scanner, Flatbed Scanner, dan Large Scanner. Jadi, sebanyak apapun jumlah dan ukuran dokumen Anda, akan kami berikan hasil yang terbaik sesuai dengan dokumen aslinya.

Scan dokumen ke PDF sangatlah penting untuk memudahkan segala urusan dan pekerjaan Anda, segeralah gunakan jasa scan dokumen di MasterDMS untuk mendapatkan file PDF terbaik!