Proses disposisi surat masuk yang sangat penting bisa berantakan jika masih dilakukan secara manual.
Solusinya, Anda bisa menggunakan software atau aplikasi E-Office yang hadir dengan berbagai fitur menarik yang akan memudahkan proses disposisi surat perusahaan Anda.
Beberapa fitur yang ditawarkan oleh E-Office diantaranya adalah sistem notifikasi email, manajemen arsip surat yang sistematis, disposisi surat masuk, backup database, arsip digital, custom layout, dan sebagainya.
Aplikasi E-Office Untuk Mengatasi Berbagai Permasalahan Disposisi Surat Masuk
Disposisi surat masuk adalah bagian penting dari proses pengelolaan surat-surat dalam suatu perusahaan.
Disposisi surat sendiri bisa diartikan sebagai tanggapan, instruksi, arahan, atau tindak lanjut dari surat yang masuk. Disposisi ini bisa dituliskan langsung pada surat atau dilampirkan dalam lembar baru.
Artinya, penerima surat harus menindaklanjuti surat yang masuk tersebut berdasarkan instruksi yang terdapat dalam disposisi. Biasanya disposisi surat masuk ini diberikan dari pimpinan atau atasan kepada bawahan.
Dalam prakteknya, pelaksanaan proses disposisi ini masih mengalami banyak kendala atau masalah, terutama untuk perusahaan-perusahaan besar dengan arus keluar masuk surat yang sibuk dan pegawai atau karyawan yang banyak.
Masalah-masalah Klasik Dalam Proses Disposisi Surat Masuk
Berikut adalah beberapa permasalahan yang cukup sering dialami pada saat pelaksanaan disposisi surat masuk secara manual:
- Pencatatan Data Surat Secara Manual yang Tidak Efektif
Semua surat yang masuk wajib hukumnya untuk dicatat atau didokumentasikan. Jika proses ini dilakukan secara manual, sistem kerjanya tidak akan efektif, apalagi jika jumlah surat yang masuk dan keluar sangat banyak setiap harinya.
Beberapa masalah yang bisa muncul dari pencatatan disposisi surat secara manual adalah terjadinya human error saat proses pencatatan hingga sulitnya mencari kembali data-data surat lama yang dibutuhkan.
Semua permasalahan ini akan bisa teratasi jika Anda menggunakan prosedur disposisi surat digital yang lebih canggih dan modern.
- Sulitnya Proses Tracking atau Monitoring Surat
Alur dari proses disposisi surat masuk untuk satu surat saja bisa sangat panjang dan melalui banyak orang. Keseluruhan proses ini perlu untuk dipantau dan dilacak supaya memastikan tidak ada kesalahan yang terjadi.
Proses tracking disposisi surat biasanya meliputi pengecekan apakah surat yang bersangkutan sudah diterima, dibaca, atau disetujui.
Jika dilakukan secara manual, proses tracking dan monitoring ini bisa jadi sangat melelahkan dan memakan waktu lama, apalagi jika surat yang harus dilacak jumlahnya sangat banyak.
Dalam prosesnya ada juga kemungkinan tugas ini hanya dibebankan pada satu orang saja yang mengakibatkan produktivitas kerjanya jadi tidak efektif, misalnya sekretaris atau pegawai administrasi.
Jika surat tidak dilacak atau dimonitor secara berkala, bisa saja akan ada penundaan dalam proses tindak lanjut dari disposisi surat masuk, sehingga keseluruhan alur kerja pun bisa terhambat. Ini bisa berdampak fatal terutama jika ada surat-surat yang membutuhkan tindakan lanjutan secepatnya.
Sistem kerja yang seperti ini juga bisa meningkatkan risiko terjadinya human error seperti kesalahan pemberian disposisi atau adanya surat yang terselip sehingga tidak terbaca dan tidak bisa segera ditindaklanjuti.
- Penyimpanan dan Pencatatan Surat Tidak Tertata dengan Rapi
Disposisi surat masuk yang dilakukan secara manual berarti penyimpanan dan pencatatan surat juga dilakukan secara manual.
Ini tentunya akan sangat merepotkan, terutama ketika nanti ada yang dibutuhkan untuk mencari surat-surat lama yang ada di ruang penyimpanan.
Pencarian surat-surat lama secara manual bisa memakan waktu yang lama sehingga bisa menghambat kerja. Selain itu, ada juga risiko surat pada akhirnya tidak bisa ditemukan karena hilang atau terselip. Secara keseluruhan, proses manajemen arsip yang seperti ini sama sekali tidak efektif.
- Banyak Biaya Pengeluaran dari Operasional
Proses disposisi surat masuk dan keseluruhan proses pengelolaan surat jika dilakukan secara manual akan memakan cukup banyak biaya pengeluaran.
Biaya besar biasanya akan dihabiskan untuk pengadaan berbagai perlengkapan kantor yang diperlukan, seperti kertas, printer, map, amplop, rak, pulpen, cap/stempel, staples, dan sebagainya.
Walaupun kelihatannya harganya murah, tiap kebutuhan di atas bisa memakan cukup banyak biaya juga jika pembeliannya dalam jumlah banyak untuk memenuhi kebutuhan operasional.
Selain untuk pembelian barang, biaya yang cukup besar juga akan dikeluarkan untuk proses pemusnahan surat-surat yang sudah lama dan tidak berlaku atau tidak digunakan lagi.
- Proses Penandatanganan yang Terkadang Ribet
Supaya terbukti keasliannya dan bisa langsung dilaksanakan, disposisi surat masuk biasanya harus dilengkapi dengan paraf atau tanda tangan asli dari pimpinan atau atasan yang berwenang.
Proses penandatangan ini terkadang memakan waktu lama karena beberapa kendala, salah satu kasus yang paling sering terjadi adalah ketika atasan sedang tidak ada di tempat sehingga tidak bisa dimintai tanda tangan. Pada akhirnya, disposisi surat pun jadi tertunda, apalagi jika surat yang bersangkutan sebelumnya perlu ditembuskan dulu ke berbagai divisi yang berbeda.
Kendala ini biasanya akan membebani tugas karyawan di bagian sekretaris dan administrasi yang harus bolak-balik demi bisa mendapatkan tanda tangan yang diperlukan.
Tidak masalah jika perusahaan masih berskala kecil dan arus keluar masuk surat tidak terlalu padat. Tapi masalah ini bisa mempengaruhi keseluruhan sistem kerja perusahaan jika ada banyak surat yang harus ditangani dan ada kekurangan tenaga karena jumlah pegawai tidak mencukupi.
- Tempat Penyimpanan yang Tidak Aman
Di mana Anda biasanya menyimpan surat-surat dan semua berkas arsip dokumen? Biasanya jika masih menggunakan sistem manual, surat-surat dan berkas-berkas arsip dokumen akan disimpan di dalam ruangan khusus.
Kekurangan menggunakan sistem penyimpanan yang seperti ini adalah ruang penyimpanan bisa penuh dan berkas-berkas bisa rawan rusak atau hilang, biasanya karena faktor keteledoran, human error, atau karena faktor lain yang tidak bisa dihindari seperti adanya kebakaran atau bencana alam.
Jika sudah rusak atau hilang, surat-surat dalam yang ada bentuk dokumen fisik sudah tidak bisa lagi diselamatkan karena tidak ada backup atau cadangan.
Hal ini tentunya akan sangat fatal, apalagi jika berkas atau surat memuat informasi dan keputusan penting.
- Rawan Tindakan Pemalsuan
Semua surat yang masuk dan melalui proses disposisi surat masuk secara manual memiliki risiko terkena tindakan pemalsuan.
Umumnya yang rawan dipalsukan adalah bagian isi surat dan tanda tangan. Untuk surat-surat yang berisi keputusan dan pengumuman penting, tindakan pemalsuan ini bisa berdampak fatal, mulai dari kesalahan penyampaian informasi sampai renggangnya hubungan antar pegawai atau karyawan.
Walaupun sudah melakukan banyak tindakan pencegahan, faktanya surat yang berbentuk dokumen fisik pada kertas tetap lebih mudah untuk dipalsukan dan dimanipulasi isinya.
Solusi Proses Disposisi Surat Digital dari E-Office
Untuk mengatasi berbagai permasalahan seperti di atas, E-Office dari PT. Akiradata Pratama hadir dengan berbagai fitur terbaru yang menarik dan tentunya berguna.
Berikut adalah beberapa solusi yang kami tawarkan khusus untuk Anda:
- Manajemen Arsip Surat yang Sistematis
Melalui E-Office, Anda tidak perlu khawatir lagi dengan sistem pencatatan manual yang rawan. Semua surat masuk dan keluar yang ada dalam aplikasi akan tersimpan dengan rapi dan aman dalam satu server yang sama.
Kami juga menyediakan manajemen arsip surat yang sistematis dengan berbagai fitur dan pilihan menu yang akan memudahkan kerja Anda. Di bawah ini adalah beberapa contohnya:
- Entri surat masuk dan keluar
- Pencarian data surat dengan fitur multi filter
- Laporan data surat masuk dan keluar
- Kategori surat masuk dan keluar
- Print out disposisi dan tanda terima surat
- Pemberian nomor agenda surat secara otomatis
- Template surat keluar dari e-form atau dari komputer pengguna
- Proses Monitoring dan Tracking Surat yang Lebih Mudah
Aplikasi E-Office menawarkan solusi proses monitoring dan tracking disposisi surat masuk yang lebih mudah untuk para penggunanya.
Dalam aplikasi, pimpinan bisa dengan mudah memantau atau melakukan tracking progress surat yang sudah diberi perintah atau arahan untuk ditindaklanjuti.
E-Office menyediakan fitur yang membuat setiap surat masuk bisa langsung didisposisikan oleh penerima surat dari dalam aplikasi, sehingga setiap proses disposisi surat masuk pun jadi bisa sesegera mungkin ditindaklanjuti tanpa perlu melalui proses koordinasi yang panjang. Disposisi surat juga bisa ditujukan untuk banyak pengguna sekaligus, bahkan untuk lebih dari satu tingkatan.
Dengan cara ini, pemrosesan dan penindaklanjutan dari surat pun bisa lebih terpantau dan terjadinya kesalahan human error pun bisa diminimalisir.
Selain itu, E-Office juga memberikan fitur notifikasi melalui email, WA, dan SMS pada setiap surat yang masuk, tembusan surat, memo/pengumuman, dan disposisi surat masuk, sehingga proses penindaklanjutan dan pemrosesan surat pun bisa dilakukan sesegera mungkin.
Untuk layout atau format notifikasi email-nya sendiri, aplikasi E-Office memfasilitasi pengguna untuk bisa mengaturnya sesuai kebutuhan dengan fitur custom. Berikut adalah beberapa jenis layout yang bisa Anda ubah secara custom:
- Layout notifikasi email tembusan surat
- Layout untuk disposisi surat
- Layout detail untuk surat masuk
- Layout notifikasi email disposisi surat
- Layout notifikasi email memo atau pengumuman seputar surat
- Layout tanda terima surat
- Layout notifikasi email saat ada surat masuk
- Penyimpanan Surat Lebih Rapi dan Tersistem
Sekarang sudah tidak jamannya mengobrak-abrik berkas dan ruang penyimpanan hanya demi mencari dokumen arsip atau surat lama. Cara ini sangatlah tidak efektif dan melelahkan.
Aplikasi E-Office hadir untuk membantu Anda mengatasi permasalahan ini. Dengan menggunakan aplikasi kami, Anda akan bisa lebih mudah dalam mencari surat dan berkas-berkas yang sudah lama sekalipun.
Anda juga tidak perlu takut atau khawatir surat akan hilang karena semua surat-surat yang masuk dalam aplikasi sudah akan tersimpan dan terlindungi dengan aman, kecuali jika memang dihapus atau dihilangkan oleh orang yang berwenang.
E-Office menyediakan berbagai jenis kolom pencarian, baik untuk mencari surat masuk maupun keluar. Beberapa fitur kami yang bisa membantu Anda di antaranya adalah:
- Multi filter untuk pencarian data surat. Fitur ini membuat Anda bisa memanfaatkan berbagai jenis kolom kata atau keyword yang tersedia untuk memudahkan pencarian surat
- Pemberian kategori pada setiap surat yang masuk dan keluar
- Pemberian nomor agenda surat secara otomatis
- Menghemat Biaya Pengeluaran tanpa Mengurangi Produktivitas Kerja
Dengan menggunakan aplikasi seperti E-Office, Anda tidak perlu lagi merisaukan biaya pengeluaran yang membengkak karena proses operasional disposisi surat masuk dan keseluruhan pengelolaan surat.
Ini karena dalam aplikasi, semua surat yang masuk dan keluar akan dibuat dalam bentuk elektronik atau digital, sehingga tidak memerlukan berbagai perlengkapan tambahan seperti printer, kertas, pulpen, dan sebagainya.
Selain itu, sesuai dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, aplikasi kami juga hadir dengan kemudahan akses dari berbagai perangkat yang terhubung dengan jaringan internet.
Anda bisa mengakses aplikasi E-Office dengan mudah dan leluasa melalui perangkat smartphone, PC atau komputer, laptop, dan tablet.
- Bisa Diintegrasikan dengan Tanda Tangan Digital
Melalui aplikasi E-Office, Anda akan bisa memiliki opsi lain dalam pemberian tanda tangan, yaitu menggunakan digital signature atau tanda tangan digital.
E-Office bisa diintegrasikan dengan tanda tangan digital dari PSRE, sehingga akan lebih praktis dan bisa dilakukan dari mana saja tanpa perlu bertemu langsung. Ini tentunya akan membuat kerja sekretaris dan bagian administrasi jadi lebih efektif dan produktif.
Selain tanda tangan digital, E-Office juga memfasilitasi tanda tangan canvas bagi pengirim dan penerima surat.
- Ruang Penyimpanan yang Luas dengan Jaminan Backup
Aplikasi E-Office menyediakan ruang penyimpanan yang luas untuk menampung semua data surat-surat Anda secara aman dalam satu aplikasi yang sama.
Selain itu, kami juga menyediakan fitur backup database supaya penyimpanan surat-surat Anda lebih aman. Anda pun jadi tidak perlu khawatir lagi surat akan hilang ataupun rusak.
Tidak hanya menjaga surat dengan aman, semua data surat yang sudah tersimpan dalam database akan tetap bisa diakses oleh pengguna kapanpun dan dimanapun sehingga tetap lebih praktis dibandingkan ruang penyimpanan manual.
- Pengamanan Ekstra dari Pemalsuan
Semua surat yang masuk dalam aplikasi E-Office harus berbentuk surat elektronik dalam format digital. Pertama-tama, surat dalam format seperti ini akan lebih sulit untuk dipalsukan.
Selain itu, E-Office juga menawarkan berbagai fitur yang bisa semakin menjamin keamanan semua surat-surat Anda dalam aplikasi.
Salah satunya adalah fitur yang mengizinkan pengaturan pengaturan hak akses disposisi untuk setiap user atau pengguna.
Pengaturan level disposisi yang dinamik ini bisa diatur untuk akses disposisi yang akan diberikan ke semua pengguna atau ke satu atau beberapa orang saja.
Selain itu, setiap pengguna juga bisa login atau masuk ke sistem dan mengatur hak akses masing-masing untuk setiap modul yang tersedia dalam aplikasi E-Office.
- Adanya Laporan Lengkap Tentang Progress Surat
Semua surat yang masuk pada akhirnya nanti akan tetap harus dibuatkan laporan supaya bisa terlacak dan terdeteksi apakah tindak lanjutnya sudah sesuai dengan perintah atau belum.
Pembuatan laporan secara manual bisa memakan waktu lama, apalagi jika ada banyak surat yang pergerakannya harus dicatat.
Aplikasi E-Office hadir dengan memberikan fitur laporan yang lengkap, meliputi:
- Laporan surat masuk dan surat keluar
- Laporan arsip berformat digital
- Laporan disposisi surat
- Laporan progress surat
- Laporan memo atau pengumuman tentang surat
Setelah melihat uraian di atas, Anda pasti semakin yakin kalau aplikasi E-Office memang adalah penyedia solusi terbaik untuk mengatasi semua masalah disposisi surat masuk manual yang selama ini Anda alami.
Selain berbagai keuntungan di atas, E-Office masih memiliki banyak fitur lainnya yang tentunya canggih dan up-to-date! Tunggu apalagi, segera kunjungi website resmi kami di Masterdms.co.id untuk informasi lebih lanjut.