MasterDMS selain menyediakan solusi digitalisasi dokumen dari kertas ke file JPEG atau PDF, perusahaan kami juga menyediakan Jasa Perapihan Arsip Dokumen yang outputnya adalah dokumen tertata rapi pada rak-rak dokumen yang terindexing tersetruktur agar mudah dalam pencarian.
Arsip atau dokumen merupakan aset perusahaan yang harus disimpan dan tertata rapih agar mudah dalam pencarian suatu saat dibutuhkan. Jika dokumen dalam perusahaan tidak tertata rapih akan sulit mencari dokumen yang dibutuhkan, dan terlihat sangat berantakan.
Berikut ini adalah TUJUAN PENATAAN ARSIP yang sangat penting untuk perusahaan Anda.
- Mampu menyediakan arsip yang tepat kepada orang yang tepat dalam waktu
- yang cepat dengan biaya yang seefisien mungkin.
- Menjamin keamanan fisik dan informasi arsip.
- Sebagai bukti penyelenggaraan kegiatan.
- Sebagai alat bukti yang akuntanbilitas, alat bukti hukum yang sah.
- Menjamin pelaksanaan penyusutan berjalan lancar.
- Memori bagi organisasi.
Adapun Jasa Perapihan Arsip dengan TAHAPAN PEMBENAHAN ARSIP sebagai berikut:
Persiapan Pembenahan Arsip
- Survei
- Membuat proposal pembenahan arsip
- Presentasi
Pelaksanaan Pembenahan Arsip
- Memilah – milah antara arsip dan non arsip.
- Mengelompokan arsip berdasarkan pencipta arsip atau masalahnya.
- Mendeskripsi arsip.
- Melaksanakan Manuver data
- Melaksanakan Manuver fisik
- Menentukan lokasi penyimpanan arsip dan melaksanakan pengaturan boks arsip kedalam rak.
- Melaksanakan labeling boks arsip
- Melaksanakan penyusunan daftar arsip yang meliputi:
a. Menyempurnakan daftar arsip inaktif
b. Melakukan uji coba penemuan kembali arsip
c. Melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip
d. Meminta persetujuan dari Kepala Bagian Arsip - Melaporkan hasil penataan arsip inaktif di pusat arsip kepada Kepala Bagian Arsip.
Penataan Arsip Inaktif
Asal usul (Provenance): Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap terkelola dalam satu kesatuan pencipta arsip, tidak dicampur dengan arsip yang berasal dari pencipta arsip lain, sehingga arsip dapat melekat pada konteks penciptannya.
Aturan asli (Original Order): Asas yang dilakukan untuk menjaga arsip tetap ditata sesuai dengan pengaturan aslinya atau sesuai dengan pengaturan ketika arsip masih digunakan untuk pelaksanaan kegiatan pencipta arsip.
Jika dalam perusahaan Anda membutuhkan Jasa Perapihan Arsip silahkan hubungi kami 021-8303894
