Solusi Arsip

Posted by MasterDMS on

Solusi Arsip, Solusi Arsip jumlah arsip dari tahun ke tahun selalu bertambah banyak selama aktivitas manusia masih berjalan, ketidakmampuan dalam pengelolaan arsip akan menyebabkan masalah dikemudian hari. Sudah saatnya pengelolaan kearsipan/dokumen dilakukan secara sistematis melalui document management system (DMS).

Kami sebagai penyedia jasa scan dokumen terus mengikuti perkembangan teknologi yang sangat pesat hingga saat ini. Pengelolaan arsip yang baik akan sangat memberi keuntungan untuk sebuah instansi, maka dari itu kami menyediakan software arsip yang sangat berguna dalam pengelolaan kearsipan. Kelebihan dari software ini adalah memudahkan user dalam pencarian data, penataan arsip yang baik, efisiensi dalam pengarsipan dsb, software arsip ini yaitu software DMS.

Teknologi informasi dibidang kearsipan memberikan manfaat yang luar biasa guna kelancaran pengarsipan dokumen. Berikut hardware solusi arsip :

hardware_solusi arsip

Dengan adanya arsip digital (digitalisasi arsip) keamanan dan keutuhan dokumen/arsip lebih terjamin karena dilengkapi dengan sistem proteksi yang tidak sembarang orang dapat melihat atau mengambil dokumen tersebut.

process document managemen system_solusi arsip

 

Distribusi dokumen dapat dilakukan dengan mudah karena aplikasi yang diterapkan pada suatu jaringan kerja local ataupun web area network. Jalur monitoring dapat dilakukan secara cermat sehingga dapat menghindari penanganan masalah yang terlalu lambat, sehingga tercipta suatu suasana kerja yang lebih nyaman tanpa dokumen yang berserakan dengan di terapkannya digitalisasi dokumen.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Document Management System, Terobosan untuk Kelola Dokumen di Era Digital

Posted by MasterDMS on with 2 Comments

Document Management System, Terobosan untuk Kelola Dokumen di Era Digital

Berbicara mengenai perusahaan, pastilah tidak pernah lepas dari yang namanya dokumen. Bila satu dokumen penting hilang, pusinglah semuanya. Jadi memang Document Management System itu amat penting.

Sebuah perusahaan terbentuk dalam proses panjang. Tidak serta merta langsung sukses seperti yang dilihat sekarang. Tentu ada banyak kisah unik di baliknya. Bahkan di dalam dokumen lama semua masih terekam. Tidaklah merasa sayang bila jejak itu hilang?

Kesuksesan memang menyilaukan. Membuat diri Anda bangga karena berhasil mencapai dulu yang diidam-idamkan. Tetapi, kisah di balik kesuksesan itu tampak jauh lebih menenangkan. Bila harus mengingat, pasti Anda akan dibuat terharu karenanya.

Mengapa jejak-jejak yang masih ada dibuat versi digitalnya? Dokumen fisik bisa hilang. Entah karena bencana alam atau terbawa angin lalu terbang. Tetapi kenangan itu tetap ada. Bila jejaknya masih bisa dilacak, tentu menyenangkan bukan?

Anda bisa mengaca kembali pada awal pembentukan perusahaan dulu. Ketika omset belum seberapa. Bahkan ketika pendapatan masih minus karena baru satu dua bulan berdiri. Ini sangat menyenangkan.

Eits, tidak sekadar menyenangkan. Ketika nanti perusahaan Anda sudah sangat besar, jejak ini penting sekali untuk dibagi. Anda bisa menginspirasi banyak orang bahwa perusahaan itu semua sama, sama-sama berangkat dari nol.

Selain sebagai langkah mengatur dokumen dengan lebih baik, ternyata sistem ini bisa membantu me-recall kenangan lama. Fix, Anda harus terapkan sistem ini pada perusahaan Anda. Supaya kondisi perusahaan lebih sehat dari sebelumnya.

Mengapa Harus Gunakan Document Management System, Terobosan untuk Kelola Dokumen di Era Digital?

Mengapa sih harus mengubah dokumen menjadi versi digital? Bukankah ini menyusahkan? Terlebih untuk dokumen lama yang sudah tersimpan dan tertumpuk di bagian referensi. Butuh waktu banyak pula untuk mengaturnya. Mengapa?

Ingat, sebuah perusahaan baik itu pasti memiliki rekam dokumen yang lengkap. Semua harus ditata dengan rapi sehingga ketika suatu saat dibutuhkan maka bisa dicari dengan cepat. Bayangkan bila dokumen itu berada di tumpukan rak paling bawah?

Sudah letaknya paling bawah, eh sudah mulai dimakan rayap pula. Duh! Bila semua dokumen begini kondisinya, apa kabarnya bila suatu saat Anda mengalami masalah lama yang membuat Anda harus membuka dokumen lama? Merepotkan bukan!

Jadi sudah saatnya beralih kepada yang digital. Termasuk dalam manajemen dokumen. Untuk dokumen lama, cobalah untuk merekam semuanya menjadi bentuk digital. Ini memang membutuhkan waktu cukup banyak.

Bentuk tim khusus untuk melakukan tugas merekam dokumen lama. Sedangkan untuk dokumen baru, pastikan agar semua dibuat versi digital. Pun ketika sedang melakukan rapat, tidak perlu lagi dicetak.

Biarkan semua orang memanfaatkan gadget yang mereka punya. Bisa berupa smartphone, laptop, hingga tablet. Semua bisa dimanfaatkan kok untuk sekadar membaca dokumen yang tengah dibahas. Tidak harus dicetak.

Wah, bila Anda bisa menerapkan hal seperti ini, rapat akan menjadi lebih menyenangkan. Semua data bahkan bisa diakses sekaligus karena dokumen bisa dicari melalui sistem.

Kelebihan Menggunakan Document Management System

Penggunaan sistem manajemen ini sudah mulai marak. Ketika perkembangan teknologi ini tidak bisa lagi dibendung, maka semenjak itu perusahaan mulai beralih. Ditepiskan semua hal serba manual dan mulai beralih ke digital.

Bahkan untuk perusahaan media cetak di jakarta sekali pun sekarang sudah bergeser ke ranah digital. Ini artinya, untuk perusahaan non media, harusnya lebih bisa mengarah ke digital. Karena ada banyak sekali kelebihan yang bisa Anda dapatkan.

Lantas apa saja yang bisa didapatkan ketika menggunakan sistem ini? Simak ulasannya di bawah ini:

  1. Mengurangi Gudang Fisik

Di perusahaan besar, pasti ada tempat penyimpanan khusus untuk meletakkan berbagai dokumen penting. Pasti ada! Karena dokumen harus diletakkan terpusat agar lebih mudah ketika melacaknya.

Membuat satu ruangan khusus untuk dokumen pastilah membutuhkan biaya. Belum lagi perawatannya. Nah, mengapa tidak dibuat versi digitalnya saja? Sehingga ruangan itu bisa digunakan pada hal yang lebih produktif.

Ketika semua data sudah terkonversi menjadi digital, maka gudang penyimpanan tidak lagi diperlukan. Ucapkan selamat tinggal pada gudang!

  • Biaya Lebih Rendah

Anda tidak harus membeli kertas dalam jumlah berpuluh rim untuk mencetak dokumen. Tidak! Tidak lagi perlu. Karena apa? Sebab semua dokumen sudah masuk ke dalam sistem. Dan sangat mudah untuk dilacak.

Mau menggunakan dokumen fisik maupun digital sebenarnya sama-sama mengeluarkan biaya. Tetapi, untuk versi digital, pastinya akan lebih hemat. Pun bisa diakses dengan perangkat apapun.

Jadi bila Anda ingin pengelolaan dokumen menjadi lebih hemat, maka beralih ke arah digital adalah pilihan mutlak. Tidak boleh tidak dilakukan.

  • Lebih Efisien

Ketika hendak mengambil keputusan, Anda perlu strategi yang mantap. Ini sangat penting karena Anda harus mengambil keputusan dengan tepat. Lantas bagaimana bila dokumen yang dimaksud tersembunyi dibagian tertentu?

Bagaimana cara mencarinya? Dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menemukan dokumen itu? Bila dicari dengan cara manual, maka ini sebuah langkah yang kurang efisien.

Karena mencari dokumen yang diatur secara digital itu lebih cepat, maka tidak ada pilihan selain menggunakan cara ini. Dengan begitu, pengambilan keputusan apapun bisa lebih cepat.

  • Hemat Waktu

Mau mencari dokumen dengan cepat? Menggunakan sistem manajemen ini adalah pilihan tepat. Anda bisa menemukan dokumen yang Anda cari dalam waktu beberapa detik saja. Ajaib bukan?

Bayangkan bila Anda harus mencari satu per satu. Itu pun kalau dokumen sudah bisa diidentifikasi, bagaimana kalau belum? Tidak terbayang berapa banyak waktu harus terbuang demi melakukan hal ini.

Maka dengan menggunakan sistem digital, Anda bisa dengan tepat menemukan dokumen yang dicari.

  • Meningkatkan Pelayanan Pelanggan

Di dalam klinik maupun rumah sakit, peran dokumen amatlah penting. Rekam medis pasien saat ini masih sering ditemui dalam bentuk manual.  Ketika ada pasien lama datang, petugas harus mengobrak-abrik penyimpanan untuk menemukan rekam medis dari pasien tadi.

Ini sangat merepotkan sekali bila skala rumah sakit sudah cukup besar. Apalagi bila pasien dari rumah sakit itu membludak. Nah, menggunakan sistem dokumen digital sangat penting untuk diterapkan.

Termasuk untuk instansi publik juga. Semua data dari penduduk harus direkam semua. Sehingga bila mereka datang dengan keperluan, mereka tidak akan menunggu terlalu lama karena petugas sedang sibuk mencari dokumen.

Dengan mengetikkan satu kata kunci, maka dokumen yang dimaksud akan ditemukan. Jadi pelayanan pelanggan akan lebih baik dan perfoma instansi maupun perusahaan akan meningkat.

  • Proses Update Lebih Mudah

Bila perusahaan sudah menggunakan sistem ini untuk mengatur dokumennya, apakah perlu melakukan update? Ternyata sangat perlu. Sistem ini tersambung dengan internet sehingga proses update pun sangat mudah.

Mengapa harus mengupdate sistem? Karena dengan update terbaru, maka disana tertera berbagai pembaharuan yang pastinya akan mempermudah pekerjaan. Dan jangan khawatir mengenai prosesnya, karena ini sangatlah mudah.

Bahkan tim IT di perusahaan Anda tidak akan kesulitan ketika melakukannya.

  • Meningkatkan Produktivitas

Bagaimana sistem ini bisa membantu meningkatkan produktivitas? Nah, ketika semua aktivitas berjalan dengan lebih mudah dan cepat, pastilah tujuan akan cepat tercapai. Semua akan menjadi lebih cepat.

Bila semua terakses dengan baik, ini berarti produktivitas meningkat. Bila yang dituju adalah keuntungan, maka keuntungan akan cepat meningkat. Ini bisa Anda rasakan dalam beberapa bulan setelah menerapkan sendiri.

  • Praktik Bisnis Ramah Lingkungan

Isu lingkungan semakin hari semakin gencar. Semua orang menggaungkan go green, tetapi sayangnya baru sedikit yang melakukan pergerakan. Nah, dengan menerapkan sistem ini, Anda satu langkah mendekat kepada praktik bisnis ramah lingkungan.

Anda tidak lagi membutuhkan banyak kertas. Anggaran untuk membeli kertas akan jauh berkurang. Dengan begitu, penebangan pohon pun akan jauh berkurang. Bayangkan bila semua perusahaan menerapkan sistem ini, pasti bumi akan kembali asri.

  • Bisa Diakses Kapan pun dan Dimana Pun

Sistem ini memungkinkan untuk diakses berbagai pihak. Untuk kasus rumah sakit misalnya, rekam medis adalah dokumen paling penting. Ketika pasien datang, rekam medis harus ada di tangan dokter.

Dokumen ini menunjukkan riwayat dari penyakit pasien yang telah berobat di rumah sakit tersebut. Nah, sistem yang dibuat nanti memudahkan siapa pun untuk mengakses dokumen.

Petugas administrasi mampu mengaksesnya, lalu akses diberikan kepada dokter. Setelah itu, ketika pasien masuk, dokter bisa mengupdate rekam medis sesuai dengan hasil pemeriksaan.

Dan ini bisa diakses dimana pun tanpa harus selalu berada di rumah sakit. Karena sepanjang tersambung ke internet pasti bisa. Sebab sistem ini tidak menggunakan penyimpanan internal, melainkan cloud. Betapa mudahnya menerapkan sistem ini.

Ada segudang manfaat bisa Anda dapatkan bila menerapkan sistem ini. Sembilan keuntungan di atas bisa Anda dapatkan sekaligus tanpa mengeluarkan budget besar. Jadi tunggu apa lagi, segera terapkan document management system sekarang juga.  

SPESIFIKASI:

  • Document Management Solution (DMS) are used by companies of all sizes to effectively manage large repositories of data and documents.
  • Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau narasumber lainnya
  • Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace / repositori
  • Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
  • Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu instalasi
    aplikasi client
  • Multi bahasa Indonesia dan Inggris
  • Microsoft Office Add-in
  • Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion
  • Aplikasi dapat memembaca file hasil scan OCR (Optical Character Recongnition)
  • Menentukan informasi lokasi fisik dokumen: Gedung, Ruangan, Lemari, Rak
  • JRA: menentukan umur dokumen akan dimusnahkan dan akan mendapatkan alert reminder terhadap dokumen yang harus sudah dimusnahkan
  • Drop Spot pilih folder yang Anda ingin upload ke MasterDMS tinggal Klik Drag
  • Stamp/Signature digital terhadap file
  • Workflow untuk proses bisnis
  • Dapat terkoneksi dengan layanan Cloud Google Drive dan Dropbox
  • Dapat mencari berdasarkan nama file, isi content, form,tag dan folder

COLABORATE :

  • Support task manager & calendar untuk manajemen projek /perpanjangan dokumen
  • Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
  • Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
  • Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
  • Notifikasi melalui email
  • Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
  • Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
  • Support Live edit dan share untuk kolaboras
  • Workflow untuk review, approval, validasi
  • Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
  • Dashboard bagi setiap user

CAPITALIZE :

  • Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal, author
    & jenis
  • Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang diupload
  • Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
  • Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
  • Aktifitas log yang detail
  • Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
  • Memiliki task scheduler
  • Dokumen link: dapat mengintergrasikan file satu dengan file yang lainya.

Dokumen alias: dokumen yang sama dan tidak perlu upload ulang ke dalam aplikasi

kami juga menyediakan scanner contex ukuran besar hingga 2 meter

Anda tertaik ingin mengunakan aplikasi document management system di perusahaan ibu/bapak.

PT. AKIRADATA PRATAMA

HEAD OFFICE
Jalan Persada Raya No. 43, Tebet – Jakarta Selatan, Indonesia 12540

BANDUNG OFFICE
Ruko Bumi Mas Kencana (BMK)
JL. AH Nasution No. 928F Cicaheum (Cikadut) Bandung

Telp. +62 21 8303894
Mobile:

+62 819-0845-5523

Email: info[at]masterdms.co.id

Senin-Jumat: 09:00 – 17:00
Sabtu-Minggu: Tutup

File Management Software

Posted by MasterDMS on

Di masa yang sudah serba canggih ini, semua aktivitas sudah bisa dilakukan dengan lebih praktis untuk mengefisiensikan segala hal. Pengelolaan dokumen yang menjadi arsip – arsip penting dalam keberlangsungan perusahaan maupun organisasi pun bisa Anda lakukan dengan mudah. Digitalisasi dengan menggunakan file management software misalnya.

Master DMS adalah perusahaan yang besar dan sudah sangat berpengalaman dalam bidang kearsipan. Berbagai macam jasa dan produk untuk mempermudah pengelolaan dokumen telah tersedia untuk Anda.

File management software adalah salah satu produk dari Master DMS yang sangat penting guna mengelola berbagai macam dokumen yang menjadi arsip dari perusahaan atau organisasi. Kami telah membuat produk ini dengan sempurna, sehingga bisa Anda gunakan dengan mudah dan membantu segala macam aktivitas pengelolaan dokumen.

Anda bisa dengan mudah mengelola dokumen menggunakan file management system. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut terkait file management software Anda bisa mengunjungi website resmi Masterdms.co.id untuk mendapatkan informasi mengenai produk tersebut.

Apakah File Management Software Itu?

Sebelum jauh membahas mengenai file management software, alangkah lebih baiknya jika Anda mengetahui dulu apakah sebenarnya software tersebut. Sesuai dengan namanya, software ini berguna untuk melakukan manajerial pada file atau dokumen.

Software ini merupakan sistem yang berguna untuk mengelola dokumen yang ada di setiap ruangnya. Anda bisa menggunakan software ini untuk mempermudah dan membantu dalam pengelolaan dokumen. Mulai dari dokumen yang masih berbentuk draft, melakukan review pada dokumen, melakukan publish, hingga menyimpannya.

Dengan menggunakan software keluaran Master DMS ini, Anda bisa meningkatkan produktivitas dari perusahaan maupun organisasi agar lebih tinggi. Software ini mampu menjadi fasilitas yang sangat berguna dan bermanfaat dalam setiap kegiatan administrasi yang ada.

Selain itu, Anda juga bisa meminimalisir adanya kesalahan yang akan terjadi dalam proses pengelolaan data. Master DMS selalu memberikan produk yang sangat canggih dan mampu menangani berbagai macam masalah yang terjadi dalam bidang kearsipan.

Kesalahan yang terjadi pada pengarsipan, bisa jadi akan berdampak fatal pada beberapa hal. Oleh karena itu, kami akan memberikan ulasan mengenai seperti apakah itu beberapa jenis kesalahan yang seringkali terjadi dalam bidang kearsipan? Berikut ini adalah ulasannya!

  1. Kesulitan Dalam Pencarian

Masalah pertama yang sangat sering terjadi dalam pengelolaan dokumen ialah sulitnya melakukan pencarian suatu dokumen. Apalagi kalau sudah menuju pada pencarian yang spesifik. Misalnya mencari dokumen yang berada dalam periode tertentu misalnya.

  • Kesulitan Dalam Menentukan Dokumen Terbaru

Masalah kedua yang seringkali terjadi adalah sulitnya menentukan mana dokumen versi terbaru di antara yang lainnya. Setiap pegawai, biasanya menggunakan format penamaan yang berbeda – beda, dan sulit mengetahui mana yang merupakan dokumen versi terbaru.

  • Memerlukan Effort yang Besar

Untuk mendapatkan dokumen dalam bentuk fisik, diperlukan effort yang cukup besar. Mulai dari mencari tahu posisinya di sebelah mana, kemudian mengambilnya, hingga mengantarkannya pada orang yang membutuhkan.

  • Memerlukan Cukup Space Dan Lemari Arsip

Masalah yang satu ini cukuplah meresahkan. Bagaimana tidak? Space yang cukup untuk meletakkan lemari – lemari arsip sangat diperlukan agar dokumen bisa tertata dengan rapi dan aman. Hal ini membuat Anda perlu mengeluarkan biaya yang cukup banyak hanya untuk menyediakan tempat sebagai penyimpanannya.

Pertumbuhan dokumen yang ada sebenarnya tidaklah sebanding dengan ruang yang diperlukan untuk menyimpan dokumen – dokumen berbentuk kertas tersebut. Ruang yang ada di dalam perusahaan atau organisasi, akan jauh lebih baik jika dimanfaatkan untuk hal yang lain daripada sekedar untuk menyimpan dokumen.

  • Resiko Dokumen Hilang

Dengan proses pengelolaan dan penyimpanan dokumen secara manual, tidak akan bisa dipungkiri bahwa resiko hilangnya dokumen akan lebih tinggi. Siapa saja pegawai bisa masuk ke dalam ruangan tersebut untuk mencari dokumen yang dibutuhkan.

Pengamanan sudah pasti tidak terjamin karena banyak orang yang keluar masuk dalam ruangan tersebut. Selain itu, bisa saja dokumen penting jatuh dan akhirnya rusak. Apalagi kalau sampai terjadi bencana alam atau kecelakaan kerja yang bisa dengan mudah melenyapkan dokumen – dokumen penting sebagai aset Anda.

  • Pengamanan Dokumen yang Tidak Bisa Diatur

Dengan pengelolaan secara manual, sudah jelas security atau permission guna mengamankan dokumen tak dapat diatur dengan mudah dan leluasa. Berbeda sekali jika Anda menggunakan file management software, sudah jelas Anda bisa mengatur pengamanan tingkat tinggi pada keseluruhan bahkan setiap dokumen yang ada.

Semua masalah di atas dan masalah – masalah lainnya yang seringkali terjadi pada pengelolaan dokumen, bisa dengan mudah Anda atasi jika menggunakan file management software dari Master DMS.

Software ini berguna untuk mempermudah dan mengefisienkan segala macam hal yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen dalam bentuk apapun itu. Anda hanya perlu beralih dari pengelolaan manual ke pengelolaan digital saja, maka semua masalah akan lebih mudah teratasi.

Mengapa Harus Menggunakan File Management Software Dari Master DMS?

Setelah Anda mengetahui apa itu file management software, dan mengapa sangat penting penggunaannya, Anda bisa langsung mempertimbangkan untuk beralih bukan? Nah, jika Anda memutuskan untuk beralih pada sistem pengelolaan dokumen secara digital, sudah pasti Anda harus menggunakan Master DMS. Mengapa begitu?

Master DMS adalah perusahaan yang menyediakan software arsip, jasa digitalisasi, jasa penataan, serta pemusnahan dokumen. Yang mana dinaungi oleh PT. Akiradata. Kami hadir untuk membantu Anda dalam menyelesaikan berbagai macam masalah yang berhubungan dengan pengelolaan dokumen.

Master DMS atau Document Management System, Master E-RMS atau Record Management System, Master E-Office atau Aplikasi Persuratan, Master E-Arsip atau Aplikasi E-Arsip, Master E-Sign atau Digital Signature Elektronik dan beberapa lainnya merupakan produk – produk yang kami sediakan untuk Anda gunakan dalam pengelolaan dokumen.

Dengan produk – produk yang ada, Anda bisa melampaui batasan dan mengakses dokumen dengan mudah dan di mana saja. Anda bisa menggunakan komputer, laptop, atau bahkan smartphone untuk melakukannya, karena mobilitas yang tinggi sudah dibekali dalam setiap produk yang kami sediakan. Jadi Anda tak perlu khawatir akan terjadinya gangguan dalam mengaksesnya.

Sesuai dengan peraturan pemerintah dan Undang – undang yang ada, kami telah menyelaraskan setiap produk dan jasa dari Master DMS dengan regulasi yang berlaku. Seperti dengan UU No. 11 Tahun 2008, kemudian UU No. 8 Tahun 1997, PP No, 88 Tahun 1999, dan peraturan regulasi Internasional yang ada dalam ISO 9001 : 15489.

Dengan legalitas yang sesuai tersebut, Anda tak perlu lagi mengkhawatirkan masalah regulasi dan pengamanan dari jasa serta produk yang kami sediakan untuk membantu masalah Anda.

Sebagai ahli dalam bidang pengarsipan yang sudah bergerak sejak tahun 2004, Anda bisa sepenuhnya menyerahkan dokumen arsip Anda pada kami. Pemeliharaan dan pembudidayaan arsip serta pengelolaannya akan kami lakukan dengan cepat dan tepat.

Master DMS Solusi Pengelolaan Dokumen Menggunakan File Management Software Terbaik

Berdasarkan masalah – masalah yang sudah kami jelaskan sebelumnya saat proses pengelolaan dokumen, kami akan menawarkan kelebihan file management software dari Master DMS yang akan menjadi solusinya. Seperti apa itu?

Berikut ini adalah kelebihan dari Master DMS :

  1. Multi Industri

Berdasarkan judulnya, kelebihan pertama yang dimiliki oleh Master DMS ialah, bisa digunakan oleh berbagai macam industri. Mulai dari Government, Healthcare, AEC, Media, Manufacturing, Electronics, Property, Banking atau Finance, Legal Firms, Oil & Gas, Library, Education, Mining Company, dan masih banyak lainnya.

Pengalaman selama sepuluh tahun lebih, telah membuktikan seberapa ahlinya kami dalam pengelolaan dokumen. Sudah banyak sekali macam pelanggan yang menggunakan jasa serta produk kami untuk membantunya mengelola dokumen yang ada di perusahaan atau di organisasi, dan lainnyanya.

Kepercayaan Anda akan kami jaga secara maksimal dengan memberikan layanan yang bisa memuaskan Anda dalam pengelolaan dokumen menggunakan file management software yang kami miliki. Apalagi yang Anda ragukan dari layanan Master DMS?

  • Aman Dan Cepat

Keamanan dan kecepatan bisa Anda atur dengan mudah untuk privilege akses dari keseluruhan maupun setiap dokumen yang ada. Akses distribusi yang sangat cepat juga bisa Anda lakukan dengan keamanan yang ketat. Selain itu, proses retensi atau pemusnahan dokumen – dokumen yang sudah melewati masa pun bisa berjalan dengan sangat cepat dan aman.

  • Murah

Untuk biaya yang perlu Anda siapkan dan keluarkan tidaklah mahal. Master DMS selalu memberikan harga yang murah dan sangat terjangkau di kantong setiap pelanggan. Jadi apalagi yang Anda ragukan? Dengan biaya yang murah dan terjangkau bisa mendapatkan berbagai macam fitur canggih, lalu kenapa harus pilih yang lain?

  • Tahan Lama

Dengan menggunakan produk file management software dari Master DMS, Anda bisa mendapatkan dokumen yang jauh lebih tahan lama. Untuk memperbanyaknya pun bisa kapan saja dan tetap secara legal di mata hukum tanpa menguranginya sedikitpun.

  • Akses yang Mudah

Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya, dengan melakukan digitalisasi dokumen, sudah pasti Anda bisa lebih mudah untuk mengaksesnya. Anda bisa melakukannya di mana saja, dari mana saja, dan kapan saja. Selain itu, Anda juga tidak memerlukan banyak ruang yang akan dimakan hanya untuk penyimpanan dokumen.

  • Legal

Sebelumnya, kami juga sudah menguraikan bahwa Master DMS selalu mengikuti perkembangan teknologi dari masa ke masa. Begitu pula dengan perkembangan regulasi. Kami selalu memberikan produk yang sesuai dengan regulasi yang tengah berlaku di setiap masanya, terutama dalam hal pengamanan dokumen.

Tunggu apalagi? Segera gunakan produk dan jasa dari Master DMS, salah satunya file management software. Agar Anda bisa merasakan kelebihannya yang sangat menguntungkan bagi perusahaan dan organisasi Anda sekarang juga.

Manfaat Menggunakan Master DMS Software

Sebagai penyedia solusi digitalisasi dokumen terbaik, Master DMS bisa memberikan Anda berbagai macam manfaat. Mulai dari penggunaan file management software sebagai solusi manajemen informasi dalam perusahaan dan organisasi, serta pengontrolan dan pengelolaan dokumen yang Anda agar sesuai dengan prosedur.

Kemudian menjaga keamanan privasi dan perlindungan data yang diprioritaskan. Baik itu data di dalam server atau yang lainnya. Yang mana sangat cocok untuk digunakan dalam perusahaan – perusahaan bersertifikat ISO. Hingga penawaran berbagai macam service lainnya pun bisa Anda dapatkan dengan mudah.

Anda hanya perlu mengunjungi website resmi Masterdms.co.id untuk mendapatkan berbagai macam informasi yang Anda butuhkan. Di sana Anda juga bisa mendapatkan kontak kami yang bisa langsung Anda hubungi untuk menanyakan berbagai macam hal hingga memesan jasa atau produk kami untuk Anda gunakan.

Adapun beberapa service yang kami tawarkan dan bisa Anda gunakan dengan mudah selain file management software. Berikut ini ulasannya!

  • Document Scanning atau Imaging
  • Book Scanning
  • Document Management System
  • OCR atau ICR
  • Form Verification atau Data Capture
  • Training
  • Data Entry atau Data Indexing
  • Destruction
  • Digitalization for Microfilm
  • Customizations
  • Storage Management System
  • Konsultasi Kearsipan
  • Dan masih banyak lainnya.

Kami juga sudah menyiapkan beberapa ulasan mengenai manfaat yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan file management software dan produk atau jasa lainnya dari Master DMS. Berikut ini adalah ulasannya. Simak dengan baik!

  1. Tidak Perlunya Pertemuan Tim Inti

Dengan menggunakan software dari Master DMS, Anda sudah tidak memerlukan lagi pertemuan dengan tim inti untuk melakukan persetujuan akan perubahan isi dokumen. Karena semua bisa dilakukan dengan cara digital yang sangatlah praktis, efektif, dan efisien.

Selain itu, Anda dan pegawai lainnya pun bisa lebih mengoptimalkan waktu untuk melakukan aktivitas lainnya yang lebih produktif guna meningkatkan produktivitas dari perusahaan maupun organisasi.

  • Meningkatkan Kepatuhan Akan Peraturan yang Berlaku

Seperti yang sebelumnya dijelaskan, bahwa Master DMS selalu memberikan produk – produk yang sesuai dengan regulasi yang berlaku. Oleh karena itu, Anda akan jauh lebih mudah dalam meningkatkan kepatuhan perusahaan atau organisasi dengan peraturan dan perundang – undangan yang ada dan tengah berlaku hari ini.

  • Peningkatan Layanan Pelanggan

Dengan produk dari Master DMS, sudah pasti Anda akan jauh lebih mudah dalam meningkatkan pelayanan bagi setiap pelanggan yang ada. Akses yang cepat dalam pengambilan proses yang terkait pelanggan akan jauh lebih tinggi dibandingkan sebelumnya.

  • Memungkinkan Pemindahan Sumber Daya

Kemudahan dalam memindahkan sumber daya sangatlah mungkin dengan digunakannya software dari Master DMS. Selain itu juga bisa memberikan manfaat pada penilaian keuangan yang ada atas manfaat tersebut.

  • Meningkatkan Situasi Kompetitif

Kompetisi antar perusahaan atau organisasi dalam pengelolaannya sudah sangatlah wajar. Apalagi dengan adanya software dari Master DMS, sudah jelas sekali bahwa situasi yang kompetitif akan lebih meningkat karena proses dokumen internal yang juga sudah meningkat.

  • Peningkatan Pemulihan Bencana

Bencana apapun bisa saja terjadi dalam pengelolaan dokumen. Dan hal ini, peran database sangatlah diperlukan guna mengadakan cadangan serta pemulihan dari dokumen – dokumen penting yang ada.

  • Mengurangi Waktu Perjalanan

Dengan menggunakan software dari Master DMS, Anda bisa lebih mengurangi waktu perjalanan, karena pemantauan untuk mengontrol dokumen dan lainnya bisa dilakukan dari pusat kantor dengan mudah. Jadi Anda tak akan lagi repot dan bisa mengurangi waktu perjalanan.

  • Mengurangi Jam Kerja

Selain mengurangi waktu perjalanan, jam kerja yang Anda gunakan juga akan secara signifikan dikurangi, begitu pula dengan sumber daya, dan biayanya, jelas akan lebih hemat daripada biasanya.

Selain manfaat yang telah kami jelaskan di atas, masih banyak lagi manfaat lainnya yang bisa Anda dapatkan dengan menggunakan software dan jasa dari Master DMS. Yang jelas akan sangat memuaskan Anda dan dijamin tidak akan mendatangkan kerugian sedikitpun.

Tunggu apalagi? Segera gunakan file management software dari Master DMS dan berbagai macam software lainnya yang menjadi produk kami. Serta gunakan jasa kami pula dalam pengelolaan dokumen Anda. Untuk mendapatkannya, bisa langsung Anda kunjungi website resmi kami berikut ini. Dapatkan segera keuntungan dari penawaran yang kami berikan!

Jasa Alih Media

Posted by MasterDMS on

Jasa Alih Media, Jasa Alih Media Perkembangan Teknologi Informasi yang pesat harus diimbangi dengan ketersediaan arsip, salah satu media pengarsipan yaitu dengan alih media yang merupakan format dari dokumen kertas (hardcopy) ke dalam format dokumen elektronik (softcopy). Dalam layanan ini adalah media (scanning) sampai dengan indexing.

Proses pengelolaan dokumen diatur dalam Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan, Nomor 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan dan PP 88 / 1999 mengenai tata cara pengalihan dokumen perusahaan kedalam microfilm atau media lainnya dan legalisasi.

Selain jasa alih media ini, kami menyediakan software arsip khusus untuk pengarsipan. Software ini menyediakan berbagai fitur seperti OCR dan DMR, sera solusi untuk menangani arsip agar arsip dapat dikelolah secara baik. Informasi dari arsip / dokumen mutlak diperlukan karena informasi sudah menjadi bagian yang sangat penting untuk proses kerja suatu perusahaan atau organisasi.

Berikut hardware scanner yang kami gunakan untuk proses alih media

 

hardware_jasa alih media

Sejalan dengan kemajuan teknologi & perkembangan pengetahuan pengelolaan arsip / dokumen diharapkan bisa dilaksanakan sesuai dengan mutu dan standar yang telah diakui secara Internasional.

process document managemen system_jasa alih media

 

Untuk mencapai keberhasilan usaha di perlukan juga document management system yang tertata dengan baik, suatu instansi harus giat meningkatkan kuantitas dan kualitas aktivitasnya. Semakin banyak kegiatan yang dilaksanakan maka semakin meningkat pula arsip/dokumen yang tercipta baik volume maupun formatnya. Kami sebagai perusahaan yang bergerak dibidang jasa scan, menyediakan jasa scan untuk ukuran A4 sampai A0 yang bisa di sesuaikan dengan kebutuhan Anda.

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Jasa Scan Buku

Posted by MasterDMS on

Jasa scan buku, Jasa scan buku penataan arsip yang baik, tepat dan benar akan menciptakan suatu suasana kerja yang nyaman karena tidak ada dokumen yang berserakan dan tumpukan dokumen atau buku dimeja. Kompetisi bisnis yang ketat menuntut kita untuk dapat bekerja secara cepat dan inovatif termasuk bagaimana mengelola arsip penunjang bisnis kita.

Ada beberapa model format yang bisa menjadi pilihan Anda untuk mendigitalisasikan buku-buku yang dapat anda sesuaikan profesi pekerjaan dan kebutuhan spesifikasi Anda. Buku yang sudah dikonversi menjadi arsip digital memiliki banyak kelebihan, seperti hemat dalam penyimpanan, mempercepat waktu dalam pencarian halaman buku yang diperlukan dan mudah dalam pendistribusian.

Proses scan dokumen dan hardware yang kami gunakan dalam scan dokumen:

hardware_jasa scan buku

Kami merupakan distributor tunggal scanner contex untuk ukaran A0 & A1 (Large Format) dan juga distributor scanner A4 dengan high speed. Sudah tidak diragukan karena teknologi canggih yang kami miliki serta tidak antri dokumen dalam proses scanning.

Penerapan jasa document management system pada proses scanning:

process document managemen system_jasa scan buku

Untuk dokumen agar dapat dikonversi ke dalam Ms. Word, kami menyediakan jasa OCR ke word agar Anda tidak perlu mengetik ulang naskah dan jasa DMR yaitu proses untuk melakukan koreksi lembar jawaban komputer (LJK) pada kegiatan ujian, entri data, kusioner dsb.

Percayakan proses alih media dokumen fisik Anda menjadi dokumen digital atau arsip digital kepada kami. Dengan team professional dan teknologi canggih yang kami miliki dan gunakan dalam proses scanning maka kami siap membantu Anda menuju era digitalisasi.

Untuk info selanjutnya dapat menghubungi kontak kami di website ini.

percayakan jasa scan dokumen anda pada pakarnya

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Aplikasi Pengarsipan

Posted by MasterDMS on

Software aplikasi pengarsipan terbaru dari MasterDMS hadir sebagai solusi yang lebih efektif untuk proses penyimpanan dan pengaturan arsip manual yang biasanya ribet dan menghabiskan banyak biaya.

Aplikasi seperti ini tentunya akan sangat berguna untuk perusahaan dalam berbagai industri, baik itu sektor swasta maupun milik pemerintah.

Beberapa contoh industri yang bisa memanfaatkan MasterDMS diantaranya adalah kesehatan, pabrik produksi, media, elektronik, properti, perbankan, pertambangan, pendidikan, dan sebagainya.

Kebutuhan akan sistem pengarsipan yang lebih efektif semakin meningkat, apalagi mengacu dari peraturan UU No.8 Tahun 199 yang menyebutkan bahwa dokumen perusahaan harus disimpan selama setidaknya 10 tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan yang bersangkutan.

Jika proses pengarsipannya dilakukan secara manual, bayangkan saja sebanyak apa arsip yang harus diatur dan ditata selama 10 tahun.

Aplikasi Pengarsipan Terbaik, MasterDMS

MasterDMS (Document Management System) adalah sebuah aplikasi pengarsipan berbasis web berdasarkan standar ISO yang sudah banyak digunakan oleh berbagai organisasi besar.

Adanya aplikasi dari MasterDMS ini bisa menggantikan proses pengurusan arsip manual yang rawan dan menghabiskan banyak biaya, waktu, dan tenaga.

Aplikasi pengarsipan ini juga bisa meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

Supaya Anda lebih memahami tentang pentingnya beralih menggunakan sistem pengarsipan digital seperti MasterDMS, berikut adalah beberapa masalah dari sistem pengarsipan manual dan solusi yang ditawarkan oleh MasterDMS.

Masalah yang Sering Muncul Saat Proses Pengarsipan Manual

Untuk Anda yang masih melakukan proses pengarsipan secara manual tanpa bantuan aplikasi pengarsipan, selama prosesnya yang ribet pasti Anda pernah mengalami beberapa kendala klasik seperti di bawah ini:

  • Tempat Penyimpanan yang Terbatas

Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, penyimpanan arsip perlu dilakukan selama setidaknya 10 tahun. Dalam jangka waktu yang tidak singkat itu, jika pengarsipan dilakukan secara manual, tidak terbayangkan ada berapa banyak dokumen fisik dalam bentuk kertas yang harus disimpan.

Dokumen fisik sebanyak itu tentunya akan membutuhkan tempat dan ruang yang luas untuk menyimpannya. Masalah baru akan muncul ketika nantinya ruang penyimpanan yang sudah disiapkan ternyata kapasitasnya kurang.

Anda tidak perlu mengkhawatirkan hal ini jika menggunakan aplikasi pengarsipan berbasis web seperti MasterDMS. MasterDMS bisa membantu perusahaan Anda menyimpan arsip-arsip sebanyak apapun dengan aman tanpa batasan. Semua arsip dokumen yang sudah tersimpan pun akan tetap bisa diakses kembali dengan mudah.

  • Proses Pemusnahan yang Tidak Efektif

Setelah beberapa waktu, pada akhirnya arsip fisik mau tidak mau harus dimusnahkan. Alasannya bisa karena memang sudah tidak diperlukan lagi ataupun karena tempat penyimpanan yang sudah tidak cukup lagi.

Bagaimana cara perusahaan Anda melakukan proses pemusnahan arsip selama ini? Apakah dengan cara dibuang atau dibakar? Cara ini tentunya sudah tidak efektif lagi sekarang.

Jika Anda menggunakan aplikasi pengarsipan seperti MasterDMS, Anda tidak perlu lagi pusing-pusing memikirkan tentang proses pemusnahan ini.

Karena berbasis web, Anda tidak perlu khawatir lagi ruang penyimpanan akan penuh. Arsip dokumen dari beberapa tahun ke belakang pun bisa tetap aman tersimpan.

Jika Anda memang ingin menghapus beberapa arsip, prosesnya pun akan jauh lebih mudah dibandingkan harus memusnahkan dokumen fisik.

  • Tempat Penyimpanan yang Rawan dan Berisiko

Di mana Anda biasanya menyimpan arsip fisik? Biasanya arsip fisik akan disimpan di ruangan atau gudang yang khusus digunakan untuk penyimpanan arsip.

Walaupun kelihatannya aman, menyimpan dokumen dengan cara seperti ini memiliki beberapa risiko yang sulit diprediksi seperti datangnya bencana alam atau kebakaran.

Jika sudah terlanjur terjadi, akan sangat sulit untuk menyelamatkan dokumen-arsip dokumen yang sudah rusak, seperti tertimbun runtuhan bangunan, basah karena banjir hingga tulisannya luntur, ataupun hangus terbakar.

Penggunaan aplikasi pengarsipan bisa menghilangkan risiko ini karena semua arsip penting Anda akan otomatis tersimpan secara aman tanpa perlu takut gangguan atau kerusakan dari luar.

  • Risiko Besar Terjadinya Human Error

Proses pengarsipan secara manual tidak bisa lepas dari risiko besar terjadinya human error atau kesalahan manusia.

Beberapa kasus human error yang sering terjadi di antaranya adalah salah memberi nomor dokumen, salah memasukkan tempat dokumen, hingga tidak sengaja menghilangkan dokumen.

Aplikasi pengarsipan dari MasterDMS bisa mengurangi risiko-risiko seperti di atas karena sistem kerjanya yang berbasis web sehingga bisa berjalan dengan lebih efektif.

Penggunaan aplikasi seperti ini juga bisa membantu mempermudah dan mengurangi pekerjaan dari karyawan.

Para karyawan yang biasanya mendapatkan tugas mengurus arsip pun bisa dialihkan untuk mengerjakan pekerjaan lain yang lebih penting.

  • Koordinasi yang Ribet dan Memakan Waktu Lama

Sebelum bisa disimpan dalam ruang penyimpanan, arsip-arsip penting biasanya memerlukan persetujuan dari beberapa pihak yang berwenang.

Proses koordinasi ini biasanya cukup panjang dan memakan waktu lama, apalagi jika ada banyak pihak yang terlibat.

Dengan menggunakan aplikasi pengarsipan, koordinasi bisa dilakukan dengan jauh lebih cepat dan efektif dari dalam aplikasi karena semua orang yang berwenang bisa mengakses aplikasi.

Cara seperti ini tentunya bisa sangat menghemat waktu dan membuat keseluruhan produktivitas kerja menjadi semakin meningkat.

  • Sulitnya Mencari Arsip Penting yang Sedang Dibutuhkan

Terkadang akan ada saat ketika Anda membutuhkan kembali arsip-arsip penting dari beberapa waktu yang lalu.

Jika arsip yang Anda simpan masih dalam bentuk dokumen fisik, akan sangat ribet jika harus mencari arsip yang diperlukan di antara berbagai arsip lainnya di ruang penyimpanan. Belum lagi ditambah ada risiko human error yang terjadi saat proses penyimpanan atau pencarian.

Aplikasi pengarsipan bisa membantu Anda mengatasi masalah ini dengan cara yang jauh lebih mudah.

Ketika Anda atau karyawan lain ingin mencari arsip tertentu dari beberapa minggu, bulan, bahkan tahun ke belakang, Anda hanya perlu mengetikkan keyword dan arsip yang diperlukan akan langsung muncul.

  • Arsip dokumen Rawan Dipalsukan

Selain rawan rusak dan hilang, dokumen fisik dalam bentuk kertas juga sangat rawan untuk dipalsukan, baik itu isinya maupun tanda tangan atau stempel yang tercantum di dalamnya.

Pemalsuan seperti ini tentunya sangat berbahaya, terutama untuk dokumen-arsip dokumen yang memuat keputusan atau pengumuman penting.

Untuk menghindari masalah seperti ini, Anda bisa menggunakan aplikasi pengarsipan yang sudah terbukti aman.

Melalui aplikasi ini Anda juga bisa mengatur supaya hanya orang-orang yang memiliki wewenang saja yang bisa mengaksesnya. Proses penandatanganan dan pembubuhan stempel juga bisa dilakukan secara digital sehingga lebih aman dan sulit dipalsukan.

  • Butuh Biaya Besar Untuk Pengelolaannya

Selain ribet, proses pengelolaan arsip secara manual juga bisa menghabiskan banyak biaya besar untuk tiap tahapan prosesnya, mulai dari proses pencetakan, fotokopi, pembuatan stempel, pembuatan ruang penyimpanan, pembelian rak, map, dan amplop, perlindungan ruang penyimpanan, dan sebagainya.scan

Semua proses mahal ini bisa langsung dihapuskan semuanya jika Anda menggunakan aplikasi pengarsipan.

Dengan menggunakan aplikasi, Anda bisa mempersingkat jalannya proses pengarsipan. Proses yang semula panjang pun bisa langsung selesai dalam beberapa langkah saja, yaitu men-scan dokumen, memverifikasinya, dan menyimpannya di server.

Solusi Sistem Pengarsipan Digital dari MasterDMS

Setelah melihat beberapa masalah dan kekurangan di atas, Anda pasti juga setuju bahwa proses pengarsipan secara manual sekarang ini sudah tidak lagi efektif untuk digunakan.

Solusinya, Anda bisa menggunakan aplikasi pengarsipan dari MasterDMS yang bisa memberikan solusi-solusi seperti di bawah ini:

  • Tempat Penyimpanan Tanpa Batas dengan Akses yang Mudah

Aplikasi pengarsipanMasterDMS berbasis web sehingga memiliki ruang penyimpanan yang tidak terbatas. Selain itu, aksesnya juga mudah dan bisa dilakukan oleh tiap pengguna kapan saja dan di mana saja.

Anda bisa mengakses aplikasi MasterDMS melalui browser, desktop, atau handphone yang terhubung dengan internet. Ini tentunya bisa membuat pekerjaan jadi bisa diselesaikan dengan lebih efektif tanpa perlu menunggu kesempatan untuk bertatap muka secara langsung.

  • Proses Pemusnahan Aman dan Cepat

Dengan menggunakan MasterDMS Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan tentang proses pemusnahan dokumen arsip yang ribet. Melalui aplikasi, Anda bisa memusnahkan atau melakukan penghapusan dengan jauh lebih cepat.

Selain itu, prosesnya juga bisa dibuat hanya bisa dilakukan oleh orang yang berwenang saja, sehingga bisa meminimalisir kesalahan. Adanya aplikasi ini juga bisa mengurangi risiko pencemaran lingkungan karena proses pemusnahan dokumen fisik.

  • Keamanan Dokumen Lebih Terjamin

Anda tidak perlu lagi mengkhawatirkan tentang keamanan dokumen arsip jika menggunakan aplikasi pengarsipan dari MasterDMS. Kami menyediakan berbagai fitur unggulan untuk menjamin keamanan dokumen Anda, seperti security policies, password protection, dan files encryption. Anda tidak perlu takut lagi dokumen akan dipalsukan atau jatuh ke tangan pihak yang tidak berwenang.

  • Meminimalisir Human Error

Proses pengarsipan manual yang sangat bergantung pada manusia bisa meningkatkan risiko terjadinya human error. Aplikasi pengarsipan yang sistematis seperti MasterDMS bisa membuat semua proses pengarsipan bisa berjalan dengan lebih otomatis sehingga meminimalisir human error akibat kesalahan karyawan.

  • Proses Koordinasi Lebih Cepat

Saat melakukan proses pengarsipan secara manual, Anda pasti akan memakan banyak waktu melakukan proses koordinasi yang panjang dengan melibatkan banyak orang. Dengan menggunakan MasterDMS, koordinasi bisa dilakukan dengan lebih cepat dan efektif tanpa perlu keluar dari aplikasi. Ini tentunya bisa sangat menghemat waktu dan membuat produktivitas kerja meningkat.

  • Sistem Penyimpanan Dokumen yang Lebih Sistematis

Sistem penyimpanan dokumen melalui aplikasi pengarsipan MasterDMS akan jauh lebih sistematis dan teratur dibandingkan proses pengarsipan manual. Nantinya, Anda juga akan bisa lebih mudah untuk mencari dokumen arsip yang Anda perlukan. Kami juga memberikan fitur-fitur yang bisa membantu Anda mencari dokumen arsip dengan lebih cepat dan akurat hanya dengan memasukkan kata kunci.

  • Biaya yang Terjangkau

Untuk bisa mendapatkan berbagai fitur-fitur unggulan dari aplikasi pengarsipan terbaik, MasterDMS, Anda hanya perlu mengeluarkan biaya yang sama sekali tidak mahal. Ini tentunya akan lebih menghemat pengeluaran Anda jika dibandingkan dengan harus mempersiapkan proses pengarsipan manual yang membutuhkan banyak ruang dan perlengkapan pendukung.

Fitur-fitur Unggulan Aplikasi Pengarsipan dari MasterDMS

Sebagai bagian dari solusi mengatasi permasalahan pengarsipan manual, MasterDMS hadir menawarkan aplikasi pengarsipan dengan berbagai fitur menarik yang pastinya akan bisa mempermudah proses pengarsipan Anda.

Berikut adalah beberapa aspek dan fitur-fitur yang ditawarkan oleh aplikasi pengarsipan terbaik, MasterDMS:

  1. User Interface

Dalam aspek user interface, MasterDMS menawarkan berbagai keunggulan seperti:

  • Pengaturan yang bisa diubah dalam beberapa bahasa selain bahasa Indonesia
  • Bisa ditampilkan secara sempurna dalam berbagai perangkat seperti desktop dan mobile. Tampilan di mobile pun bisa diakses melalui android dan ios
  • Aplikasi untuk android tersedia di playstore
  • Bisa dilakukan untuk membuka berbagai jenis file secara langsung tanpa memerlukan aplikasi lain, misalnya pdf, excel, word, cad, dan sebagainya
  • Pengaturan Dokumen

Dalam aspek document management atau pengaturan dokumen, MasterDMS menawarkan banyak sekali fitur-fitur unggul yang bisa memudahkan proses pengarsipan, seperti:

  • Multilingual full text indexing untuk membuat penyimpanan dokumen lebih terstruktur dan proses pencarian pun jadi lebih mudah
  • Tags yang bisa diberikan pada setiap dokumen supaya lebih mudah ditemukan
  • Folder searching dan document searching untuk mencari folder dan arsip dokumen yang dibutuhkan tanpa perlu keluar aplikasi
  • Saved search yang bisa menyimpan keyword yang pernah digunakan untuk pencarian
  • Multiple workspace untuk membuat beberapa workspace sekaligus
  • Multiple format conversion yang bisa mengkonversi file dokumen menjadi berbagai bentuk lain
  • OCR atau Optical Character Recognition yang bisa membaca file tipe OCR
  • Online editing yang membuat proses pengeditan dokumen bisa dilakukan secara online
  • Digital signature yang bisa diintegrasikan untuk membubuhkan tanda tangan digital
  • Barcode recognition untuk mengenali barcode yang ada di setiap folder
  • Publishing policies untuk mengunggah arsip dokumen yang sudah masuk dalam aplikasi
  • Digital Watermarking untuk membubuhkan stempel atau cap dalam bentuk digital
  • Sinkronisasi Impor dan Ekspor Dokumen

Sinkronisasi dokumen juga penting dalam proses pengarsipan. Dalam aspek ini, MasterDMS juga menawarkan beberapa fitur yang berguna seperti:

  • Impor dokumen dari file ZIP
  • Impor folder secara langsung
  • Impor dokumen dari email secara langsung
  • Sinkronisasi dan integrasi folder
  • Scan to MasterDMS untuk memudahkan proses scan dari aplikasi dan hasilnya bisa langsung dimasukkan ke folder
  • Kolaborasi

Salah satu fungsi penting dari penggunaan aplikasi pengarsipan adalah memudahkan proses koordinasi panjang yang diperlukan untuk pengarsipan.

Berikut adalah beberapa fitur yang ditawarkan oleh MasterDMS untuk mengatasi permasalahan ini:

  • Check in dan Check out untuk memudahkan proses check in dan check out semua dokumen yang masuk dalam aplikasi
  • Send as email atau download ticket yang membuat dokumen bisa diunduh oleh yang bukan pengguna aplikasi dalam batas waktu tertentu
  • Internal messaging system untuk bisa saling berkirim pesan antar pengguna aplikasi
  • Integrated contacts yang bisa mengintegrasikan daftar kontak yang dimiliki pengguna
  • Rating untuk memberi rating pada arsip dokumen
  • Calendar yang bisa menampilkan semua notifikasi tentang proses pengarsipan
  • Keamanan

Faktor keamanan arsip dokumen sangatlah penting, apalagi untuk dokumen-dokumen yang berisi perjanjian atau keputusan penting. MasterDMS memberikan jaminan keamanan yang lengkap, seperti di bawah ini:

  • Pengguna bisa menambahkan user atau group yang diinginkan ke dalam aplikasi
  • Security policies on menu dan folders yang membuat user atau pengguna yang berwenang bisa mengatur menu dan folder
  • Perlindungan password pada dokumen-dokumen penting
  • Setiap file yang ada di aplikasi akan di enkripsi
  • Perlindungan brute force attack prevention untuk melindungi ketika ada yang salah login

Selain semua fitur-fitur unggulan di atas, aplikasi pengarsipan MasterDMS juga memberikan berbagai fitur terbaik dari segi administrasi, storage atau penyimpanan, dan integrasi dengan aplikasi lain.

Tidak perlu ragu lagi, segeralah pilih aplikasi pengarsipan terbaik di Indonesia, MasterDMS, untuk mengatasi segala permasalahan sistem pengarsipan dengan tuntas dan efektif!

Jual Software Aplikasi Arsip Dokumen Berbasis Web Terbaik Indonesia

Posted by MasterDMS on

Jual Software Aplikasi Arsip Dokumen Berbasis Web Terbaik Indonesia.

MasterDMS memberikan solusi e-arsip atau penyimpanan arsip elektronik digital. Solusi yang kami tawarkan berupa software atau aplikasi pengarsipan dokumen berbasis webbase.

Dengan adanya aplikasi atau software arsip ini perusahaan dapat mengelola dokumen dan mengatur rules serta workflow terhadap dokumen perusahaan. Masing-masing user dapat berkolaborasi untuk mengolah dokumen dalam satu sistem, memberi catatan, editing, chat diskusi tentang dokumen, notifikasi tindakan terhadap dokumen, dan masih banyak lagi.

Software Aplikasi Arsip Dokumen Berbasis Web Terbaik Indonesia

Kelebihan menggunakan aplikasi software arsip elektronik dibandingkan dengan penyimpanan arsip berbasis windows explorer adalah konfigurasi keamanan dokumen dan history perlakukan dokumen yang aktif. Perusahaan dapat mengatur hak akses terhadap folder dan file, siapa yang berhak lihat, delete, print, download, upload, rename, export, import, tanda tangan, password dokumen, dan workflow.

Untuk inquiry presentasi mengenai Software Aplikasi Arsip Dokumen Berbasis Web terbaik di indonesia silahkan menghubungi PT AKIRADATA PRATAMA 0218303894 Jalan Persada Raya No. 43 Jakarta Selatan.

untuk jasa scanning dokumen sendiri kami menggunakan scanner contex

HEAD OFFICE
Jalan Persada Raya No. 43, Tebet – Jakarta Selatan, Indonesia 12810

BANDUNG OFFICE
Ruko Bumi Mas Kencana (BMK)
JL. AH Nasution No. 928F Cicaheum (Cikadut) Bandung

Telp. +62 21 8303894
Mobile:

+62 819-0845-5523

Jasa Kearsipan

Posted by MasterDMS on

kelebihan Jasa Kearsipan masterdms

Jasa Kearsipan penyelenggaraan kearsipan secara baik dan benar merupakan salah satu aset suatu perusahaan atau organisasi. Arsip atau dokumen merupakan hal yang vital bagi suatu perusahaan atau organisasi. Disamping itu arsip/dokumen rentan terhadap krusakan baik yang disebabkan oleh peristiwa alam (kebakaran, banjir dsb) maupun binatang perusak (serangga, jamur , tikus dsb). Maka dari itu kami menyediakan jasa kearsipan berupa berupa jasa scan dokumen.

Jasa kearsipan juga menyediakan jasa scan dokumen dari A4 sampai A0, kami merupakan distributor tunggal scanner A0 dan kami juga distributor scanner A4 dengan kecepatan tinggi. Sehingga scanner yang kami gunakan tidak antri dari customer lain. Scanner yang kami gunakan dari dokumen A4 sampai A0 sesuai kebutuhan dokumen yang ada.

Selain jasa kearsipan dan jasa scan dokumen kami juga mempunyai software arsip yang berguna untuk mengolah dokumen yang sudah di alih media agar mudah dalam pencarian/ indexing , software arsip ini juga dapat di lihat, di sebar dan di hapus sesuai software eoffice yang ada. Software arsip ini juga menyediakan fitur OCR dan DMR dan juga bisa menyesuaikan alur kerja perusahaan (WORKFLOW).

mengapa harus ke jasa kearsipan

mengapa harus ke jasa kearsipan, karena kami ahli di bidang kearsipan sehingga dokumen dokumen yang retensi nya sudah habis bisa di pisahkan ke gudang arsip, apakah saya bisa belajar jasa kearsipan,

tentu bisa….kami akan ajarkan anda bagaimana cara menata arsip anda sndiri sehingga anda tidak perlu memanggila orang arsip yang sangat mahal

Berikut hardware scanner yang kami gunakan untuk pekerjaan jasa kearsipan / jasa scan dokumen :

Dengan proses pengarsipan secara digitalisasi akan membuat pengarsipan dokumen menjadi lebih efisien.

process document managemen system_jasa kearsipan

Hasil dari proses pengarsipan digital ini akan membuat dokumen tersimpan dan tertata dengan baik. Selain jasa kearsipan kami juga menyediakan document scanning service.

kami juga menyediakan scanner ukuran besar scanner contex

Untuk info lebih lanjut mengenai jasa kearsipan ini, bisa menghubungi kontak dibawah ini:

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Software Arsip

Posted by MasterDMS on

kelebihan Software Arsip,

Software Arsip sistem pengarsipan modern wajib dimiliki oleh semua instansi lembaga baik itu pemerintahan, perusahaan swasta, serta instansi lainnya. Kini kami hadirkan software arsip siap digunakan yang mengakomodir berbagai teori pengarsipan, yang dapat digunakan untuk memanajamen arsip secara komprehensif untuk instansi, lembaga atau organisasi yaitu DMS (document management system).

Software arsip ini didesain sesederhana mungkin agar mudah digunakan dalam proses pengarsipan sehari-hari. Dalam penggunaan software arsip ini maka proses pengarsipan  tidak membutuhkan waktu yang lama dan pada software ini dilengkapi dengan sistem proteksi sehingga arsip/dokumen yang tersimpan akan utuh dan aman.

gambar alur software Arsip

Alur dari software arsip ini sangat sederhana, mulai dari dokumen yang akan discan setelah proses scan selesai softcopy dari dokumen akan disimpan di software tersebut terlebih dahulu  lalu bisa diakses melalui mobile, dekstop dan browser.

DMS (documen management system) ini dilengkapi dengan fitur OCR dan DMR sehingga bisa menyesuaikan alur kerja perusahaan (WORKFLOW). Software arsip juga membantu suatu organisasi atau instansi dengan efisien dan sistematis mengendalikan penciptaan, receiption, pemeliharaan arsip termasuk proses untuk mengcapture dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan bisnis dan transaksi dalam bentuk catatan.

Secara global manfaat implementasi sistem informasi manajemen arsip digital ini adalah :

  • Menghemat biaya duplikasi data
  • Adanya manajemen / SOP dokumen atau arsip yang efektif dan efisien
  • MEningkatkan kinerja tim dengan adanya respon yang cepat serta tracking yang jelas
  • Terbentuknya database arsip yang efektif dan efisien

Oleh karena itu untuk mendukung hal-hal diatas kami tawarkan software arsip yaitu DMS (document management system). Semakin pesatnya perkembangan teknologi kebutuhan akan pengelolaan data yang cepat, akurat, mudah dan praktis adalah suatu tuntuan. Langkah suatu instansi atau oraganisasi untuk melakukan pengelolaan data kearsipan dengan dukungan sistem modern dan sesuai adalah hal yang tepat. Didukung oleh media dan alat yang canggih dan tepat maka harapan dan tujuan peningkatan kualitas dari pengelolaan data akan dapat tercapai.

Keuntungan mengunakan software arsip digital

  1. memudahkan dalam mencari dokumen digital
  2. tidak perlu mencari dokumen hardcopy
  3. hardcopy akan lebih aman tidak sering di pegang manusia
  4. memudahkan input data
  5. aman dari bencana alam
  6. tidak memerlukan ruangan yang besar
  7. memudahkan dalam mencari dokumen hardcopy
  8. dll

dalam proses mendigital dokumen kami biasanya mengunakan beberapa alat yang berfungsi untuk membuat dokumen menjadi digital diantaranya.

apabila anda tertarik dengan software arsip silahkan hub kami di bawah ini

scanner yang kami gunakan untuk digitalisasi dokumen A0 menggunakan scanner contex 

Alamat     : Jl. Dr. Saharjo No.105C Tebet, Jakarta Selatan, 12810 – Indonesia
Tlp            : 021-8303894

Mobile : 0819 0845 5523
E-mail      : info@masterdms.co.id
Website   : www.masterdms.co.id

Document management system

Posted by MasterDMS on

Documen managemen system, document management system (DMS) isu utama sebuah perusahaan dalam penyimpanan dokumen berupa hardcopy adalah biaya dan memakan tempat yang cukup besar sehingga dalam pencarian yang sangat sulit dan memakan waktu.

kami memiliki sebuah aplikasi untuk mempermudah user mengolah dokumen yang sudah menjadi softcopy menjadi mudah. aplikasi ini dapat berjalan di lingkungan kantor jaringan LAN atau bisa bejalan di web base online. dokumen yang sudah di ubah menjadi gambar maupun file dapat di bagi, di lihat, di di cari maupun diambil dengan keamanan yang sangat baik . aplikasi ini biasa di sebut document management system (DMS)

Selain itu , perusahaan anda bisa menghemat waktu jauh lebih efisien hanya sekedar mencari dokumen  di dalam gudang. aplikasi master dms solution juga dapat di custom sesuai kebutuhan bapak dan menyesuaikan workflow di perusahaan yang bapak pimpin.untuk permohonan presentasi silahkan hub kami.

Baerapa harga document menegement system nya?

harga dari document management system sndiri sangat berfariasi dari harga standart sampai custome semua sesuai kebutuhan dari customer sndiri,masterdms mempunyai beberapa layanan diantaranya

  1. onpremise: aplikasi ini di jual sekali beli dengan harga tinggi karena customer hanya di kenakan biaya sekali saja dan support pertahun
  2. onpremis langganan: aplikasi di install di server customer dan harus membayar pertahun agar aplikasi dapat di pakat terus menerus
  3. oncloud: customer di haruskan membayar perbulan selama 1 tahun untuk kontrak pertama

apa saja spesifikasi document management system

SPECIFICATION:
1. Dengan mudah meng-capture informasi dari suatu dokumen atau
narasumber lainnya
2. Seluruh informasi tersentralisasi di dalam sebuah workspace/repositori
3. Open API sehingga semua aplikasi dapat diintegrasikan
4. Berbasis Web sehingga dapat diakses secara mobile tanpa perlu
instalasi aplikasi client
5. Multi bahasa (Indonesia, Inggris, Spanyol, Jepang, dll)
6. Microsoft Office Add-in
7. Integrasi dengan Email, Antivirus, OCR, Barcode Recognizion, Joomla dan
WordPress

COLABORATE:
1. Support task manager & calendar untuk manajemen projek
2. Previsualisasi dokumen (Video & Audio)
3. Version control untuk histori setiap perubahan pada dokumen
4. Unggah & unduh dokumen secara massal menggunakan file ZIP
5. Notifikasi melalui email
6. Setiap user memiliki personal storage & recycle bin
7. Forum, chat dan telekonferens untuk membahas dokumen atau projek
8. Support Live edit dan share untuk kolaboras
9. Workflow untuk review, approval, validasi
10. Menyisipkan watermark dan catatan pada dokumen
11. Dashboard bagi setiap user

CAPITALIZE:
1. Search engine untuk dokumen berdasarkan content, keyword, tanggal,
author & jenis
2. Secara otomatis melakukan indeks terhadap setiap dokumen yang
diupload
3. Setiap dokumen dan folder dapat memiliki hak akses yang berbeda
4. Setiap user dapat memiliki role yang berbeda
5. Aktifitas log yang detail
6. Integrasi melalui webservices, CMIS & Rest
7. Memiliki task scheduler
*Aplikasi MasterDMS support berbagai jenis dan ukuran dokument (A4 -A0+)

fitur lebih lengkap masterdms kunjungi link berikut ini klik disini

Dimana saya bisa menghubungi document menegement system

PT. AKIRADATA PRATAMA

HEAD OFFICE
Jalan Persada Raya No. 43, Tebet – Jakarta Selatan, Indonesia 12540

BANDUNG OFFICE
Ruko Bumi Mas Kencana (BMK)
JL. AH Nasution No. 928F Cicaheum (Cikadut) Bandung

Telp. +62 21 8303894
Mobile:

+62 819-0845-5523

Email: info[at]masterdms.co.id