MasterDMS menjadi solusi terbaik untuk penataan dan penyimpanan arsip dokumen perusahaan Anda. Dapatkan berbagai pelayanan kearsipan hanya melalui kami dengan mengakses laman resmi kami di Masterdms.co.id.
Setiap aktivitas perkantoran, baik perkantoran pemerintah, swasta, atau instansi lainnya tentunya memiliki data dan informasi tertentu terkait aktivitas kantor. Arsip dokumen menjadi salah satu sumber informasi yang wajib dimiliki kantor sebagai rekaman aktivitas atau transaksi pelayanan.
Akan tetapi, sering kali terjadi kelalaian yang menyebabkan penataan arsip dokumen ini kurang teratur sehingga akan menyebabkan kerugian bagi pihak-pihak yang tertentu.
Penataan arsip yang baik dan benar pasti dapat memudahkan Anda untuk mendapatkannya dengan mudah saat sedang dibutuhkan. Untuk itu, Anda bisa mengatasi penataan maupun penyimpanan arsip dokumen kantor melalui kami, di MasterDMS.
Pentingnya Penataan Arsip Dokumen
Arsip menjadi salah satu bagian dalam administrasi kantor yang memiliki peran penting sebagai sumber data dan informasi. Melalui arsip, Anda dapat melakukan pengawasan terhadap perusahaan Anda dengan tepat.
Maka penting bagi Anda untuk menata arsip serapi mungkin agar saat Anda membutuhkan dokumen lama dapat ditemukan dengan mudah dan cepat. Berikut adalah manfaat pentingnya penataan arsip :
- Agar mudah ditemukan
Saat Anda membutuhkan arsip dokumen lama, maka Anda harus mencarinya dari banyak tumpukan arsip yang ada di kantor Anda.
Jika Anda sudah menata semua arsip dengan sistematis, maka akan sangat mudah bagi Anda untuk menemukannya kembali saat dibutuhkan.
- Menunjang penyimpanan arsip
Menata arsip tentu saja Anda lakukan dengan sistem penyimpanan arsip yang terstruktur, baik dalam hardcopy maupun softcopy. Anda pun bisa menggunakan jasa digitalisasi arsip untuk memudahkan penyimpanan arsip Anda dalam bentuk softcopy. Dengan demikian, penataan arsip menjadi lebih efektif.
- Pengelompokan arsip yang sistematis
Dengan penataan arsip yang tepat, maka semua dokumen di kantor Anda akan terkumpul sesuai dengan subjeknya secara sistematis. Hal ini akan memudahkan Anda dalam pencarian dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.
- Memudahkan pekerjaan karyawan
Penataan arsip yang baik tentu saja dapat memudahkan pekerjaan karyawan Anda dalam menyusun administrasi kantor sehingga karyawan Anda tidak akan menghabiskan semua waktunya hanya untuk mencari arsip di tengah tumpukan dokumen yang banyak.
- Menjaga arsip agar tidak mudah hilang
Manfaat lain dari pentingnya menata arsip adalah dapat menjaganya agar tidak mudah hilang. Hal ini karena semua arsip dokumen telah ditata dengan pengelompokan yang tersistematis sehingga mudah saat mengambil maupun menyimpan kembali.
Nah, bagi Anda yang ingin menata ulang semua arsip di kantor Anda dengan baik dan benar. Maka percayakan semuanya kepada kami, hanya di MasterDMS. Segera konsultasikan permasalahan kearsipan Anda, kami akan selalu siap melayani Anda.
Bagaimana Sistem Penyimpanan Arsip Dokumen yang Benar?
Agar penataan arsip di kantor Anda lebih terstruktur, maka Anda harus menyesuaikannya dengan sistem penyimpanan arsip yang benar. Anda bisa menerapkan beberapa sistem penyimpanan arsip yang banyak digunakan oleh berbagai instansi.
Dengan sistem penyimpanan yang tepat, maka Anda bisa mendapatkan kembali arsip dokumen sesuai dengan subjek atau indeks yang telah ada. Berikut adalah sistem penyimpanan arsip yang bisa Anda gunakan :
- Sistem Nomor
Sistem nomor sering digunakan oleh arsiparis dalam melakukan klasifikasi dokumen berdasarkan nomor sebagai pengganti nama orang atau nama instansi. Hal ini juga biasa dikenal sebagai indirect filing system karena pemberian nomor pada arsip dilakukan berdasarkan pengelompokan masalahnya.
Melalui sistem ini, Anda dapat melakukan penyimpanan arsip dengan cara yang lebih cepat, sederhana, dan dapat dilakukan untuk semua jenis dokumen. Bahkan Anda juga dapat mencantumkannya sebagai nomor referensi saat korespondensi dengan pihak internal maupun eksternal.
- Sistem Abjad
Penyimpanan arsip dokumen juga dapat dilakukan dengan sistem abjad sehingga semua dokumen disusun secara berurutan berdasarkan abjad, mulai dari A sampai Z.
Sistem abjad ini akan memudahkan Anda dalam penataan folder hingga dapat meminimalisasi kesalahan karena semua dokumen dikelompokkan berdasarkan abjad yang sama. Dengan begitu, Anda lebih mudah dalam mencari dokumen yang dibutuhkan.
- Sistem Tanggal
Cara lain yang bisa Anda gunakan untuk melakukan penyimpanan arsip di kantor adalah dengan menggunakan sistem tanggal. Melalui sistem ini, Anda bisa mencari kebutuhan dokumen berdasarkan tanggal.
Dengan sistem ini, maka Anda bisa menyusun setiap dokumen atau surat yang masuk berdasarkan tanggal datangnya, baik secara harian, mingguan, bulanan, atau bahkan tahunan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Anda bisa menggunakan cara ini untuk mengatur surat atau dokumen yang memiliki tanggal jatuh tempo tertentu dengan mudah dan sederhana.
- Sistem Subjek
Sistem subjek dikenal sebagai salah satu sistem penyimpanan arsip yang menggunakan jenis masalah tertentu atau subjek tertentu sebagai metode pengelompokannya.
Biasanya sistem ini sering digunakan oleh instansi yang berhubungan dengan pelayanan pelanggan karena sistem ini dapat memudahkan Anda dalam mencari dokumen berdasarkan keterangan yang ada.
- Sistem Wilayah
Sistem penyimpanan arsip selanjutnya yang bisa Anda gunakan adalah sistem wilayah. Sesuai dengan namanya, sistem ini dilakukan dengan mengelompokkan suatu arsip berdasarkan daerah atau wilayah yang tertera di dalam dokumen atau surat.
Selanjutnya, dokumen tersebut akan dikelompokkan ke dalam tempat penyimpanan yang berdasarkan kota, daerah, atau negara dari dokumen asal serta tujuannya.
Melalui sistem ini, Anda dapat dengan mudah mendapatkan dokumen yang diinginkan dengan melihat keterangan wilayahnya. Maka, diperlukan alamat yang lebih rinci agar tidak terjadi kesalahan dalam penyimpanan arsip atau dokumen.
Itulah beberapa sistem penyimpanan arsip dokumen agar penataannya lebih sistematis. Jika Anda ingin mendapatkan sistem yang lebih praktis, maka Anda bisa menggunakan aplikasi pengarsipan yang telah kami sediakan.
Hanya di MasterDMS, Anda bisa memiliki aplikasi pengarsipan yang terstruktur dan efisien, sehingga ukuran administrasi di kantor Anda dapat teratasi dengan mudah.
Solusi Penataan dan Penyimpanan Arsip Dokumen melalui MasterDMS
Bagi Anda yang mengalami kendala atau permasalahan dalam penataan maupun penyimpanan arsip, maka Anda perlu menggunakan jasa penataan dan penyimpanan arsip terpercaya melalui kami di MasterDMS yang ada di bawah PT Akiradata Pratama..
MasterDMS merupakan solusi manajemen informasi perusahaan yang menyediakan pengelolaan serta pengontrol dokumen kantor dengan baik dan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Dengan begitu, susunan arsip di kantor Anda akan lebih tertata rapi.
Kami telah dipercaya oleh berbagai instansi dalam penataan maupun penyimpanan arsip dokumen yang selalu mengutamakan keamanan privasi dan perlindungan terhadap dokumen pribadi perusahaan Anda sejak tahun 2004.
Kami memiliki tenaga ahli yang berpengalaman tinggi dalam memberikan pelayanan bagi Anda yang membutuhkan jasa penataan arsip, penyimpanan arsip, hingga aplikasi pengarsipan yang dapat menunjang pekerjaan Anda.
Melalui kami, arsip dokumen yang ada pun akan tertata dengan rapi dan sistematis yang akan memudahkan Anda saat membutuhkannya sewaktu-waktu.
Melalui kami di MasterDMS, solusi pemeliharaan dan pengelolaan arsip yang terpercaya. Segera konsultasikan kendala pengarsipan Anda melalui kami hanya di Masterdms.co.id.
Kelebihan Menggunakan Jasa Penataan dan Penyimpanan Arsip Dokumen MasterDMS
Jasa penataan dan penyimpanan arsip dokumen merupakan salah satu dari sekian banyak pelayanan yang bisa Anda manfaatkan untuk mengelola dokumen Anda agar lebih terstruktur.
Kami melayani Anda yang membutuhkan penataan hardcopy dokumen hingga tertata rapi menjadi arsip yang tersistematis sehingga Anda maupun karyawan Anda dapat lebih mudah dalam melakukan penyimpanan maupun pencarian arsip.
Berikut adalah kelebihan menggunakan jasa penataan arsip melalui kami :
- Pencarian dokumen dapat dilakukan dengan cepat dan mudah
- Meningkatkan pelayanan karena data dokumen tersedia dengan optimal
- Tempat penyimpanan dapat dimanfaatkan dengan maksimal
- Volume dokumen dapat dikontrol dengan mudah
- Penyusutan dokumen dapat dilakukan dengan lebih teratur
- Memudahkan proses digitalisasi arsip, dan sebagainya.
Melalui kami di MasterDMS, Anda tentu akan mendapatkan banyak kemudahan dalam memberikan layanan administrasi kantor. Dengan demikian, kualitas perusahaan Anda pun lebih meningkat dan produktif.
Layanan jasa lain yang bisa Anda dapatkan di MasterDMS adalah jasa penyimpanan arsip. Dalam penyimpanan arsip, kami telah memiliki beberapa komponen pendukungnya, yaitu :
- Gudang arsip
Kami memiliki gudang arsip terbesar dan terlengkap di Jakarta untuk kebutuhan penyimpanan arsip dokumen Anda.
Gudang kami berada di Jakarta sehingga memudahkan Anda dalam pengambilan dokumen jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Selain itu, lokasi gudang kami termasuk lokasi bebas banjir sehingga Anda tak perlu khawatir saat terjadi hujan lebat. Kami pun menjamin keamanan arsip dokumen perusahaan Anda dengan memberikan perlindungan terbaik.
- Box arsip
Selain gudang arsip yang memadai, kami juga telah menyediakan box arsip sesuai dengan standar yang berlaku. Box ini dapat memudahkan Anda dalam menyimpan arsip atau dokumen dalam jumlah yang besar.
Jasa penyimpanan arsip di MasterDMS juga menjamin dokumen Anda tidak akan tercampur dengan dokumen lainnya. Selain itu, kami juga memberikan solusi terbaik untuk Anda untuk menggunakan aplikasi penyimpanan arsip digital sehingga dapat diakses dengan mudah dan cepat.
Bagi Anda yang ingin tetap menyimpan arsip dokumen perusahaan Anda di kantor, maka kami juga menyediakan produk yang telah sesuai dengan standar penyimpanan arsip. Hal ini juga akan memberikan kemudahan bagi Anda dalam menyimpan dokumen di kantor Anda.
Berikut adalah produk-produk yang kami sediakan untuk menunjang penyimpanan arsip dokumen Anda di kantor :
- Lemari dokumen
Kami menyediakan lemari dokumen yang sesuai dengan standar penyimpanan arsip. Lemari ini kami buat khusus dari bahan logam yang terbagi menjadi beberapa bagian.
Dengan menggunakan lemari dokumen ini, maka arsip Anda dapat tersusun dengan rapi sesuai dengan ukuran dan tingkatannya.
- Lemari peta
Lemari peta merupakan lemari untuk menyimpan file gambar teknik ukuran A1-A0. Anda bisa mendapatkan lemari peta ini dengan memesannya melalui kami. Lemari peta yang kami sediakan mampu menampung bagan peta sekitar 1000 lembar.
- Tas dokumen
Kami juga menyediakan tas dokumen yang bisa menjadi sarana penyimpanan dokumen Anda di kantor. Anda dapat mendapatkan tas dokumen melalui kami dalam berbagai ukuran dan model yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Kelebihan MasterDMS Dibandingkan dengan Lainnya
Sebagai penyedia layanan di bidang kearsipan, kami telah berpengalaman selama lebih dari 10 tahun di bidang ini. Dengan latar belakang itulah kami selalu berupaya memelihara, membudidayakan, serta mengelola arsip secara cepat dan tepat untuk Anda.
Melalui kami, Anda dapat melakukan pengadaan dokumentasi melalui proses alih media arsip menjadi format digital. Melalui jasa digitalisasi arsip yang kami sediakan, Anda dapat dengan mudah melakukan pemeliharaan arsip Anda.
Dalam proses digitalisasi, kami melakukan proses scan dokumen menjadi file lainnya dalam sebuah sistem. Selain itu, kami juga menyediakan aplikasi pengarsipan yang dapat menunjang segala kebutuhan Anda di bidang kearsipan.
Berikut adalah kelebihan MasterDMS dibandingkan lainnya :
- Multi industri
Sebagai penyedia jasa digitalisasi arsip dokumen, maka kami mampu memberikan pelayanan terhadap semua aspek industri, seperti Government, Healthcare, Legal Firms, AEC, Manufacturing, Media, Property, Electronics, Banking/ Finance, Oil & Gas, Education, Mining Company, dan Library serta bidang lainnya.
- Aman dan cepat
Kami memiliki tim arsiparis yang telah berpengalaman dalam bidang kearsipan setiap pekerjaan selalu dilakukan dengan penuh ketelitian dan kehati-hatian. Dengan demikian, akses dan distribusinya dapat dilakukan dengan cepat dan aman.
Selain itu kami juga menjamin keamanan dokumen Anda sehingga tak perlu ada yang perlu dikhawatirkan karena kami selalu mengutamakan perlindungan terhadap segala aktivitas privasi arsip dokumen Anda.
- Murah
Untuk mendapatkan segala kemudahan dalam melakukan pengelolaan arsip, maka Anda tak perlu khawatir dengan biaya yang kami tawarkan karena kami selalu memberikan harga yang sangat murah dan ramah di kantong.
- Tahan lama
Dokumen yang berbentuk digital pastinya lebih bertahan lama dan tidak mudah rusak. Bahkan dokumen ini bisa diperbanyak dalam jumlah yang besar dan tetap sah di mata hukum karena dianggap legal.
Solusi ini dapat Anda dapatkan hanya dengan menggunakan software MasterDMS sebagai cara terbaik dalam pengelolaan arsip Anda.
- Akses mudah
Kami menyediakan berbagai kemudahan bagi Anda yang ingin mendapatkan solusi terbaik dalam mengelola arsip. Adanya aplikasi yang kami sediakan, tentu akan memudahkan Anda dalam mengaksesnya, baik melalui komputer, laptop, ataupun smartphone.
- Legal
Sebagai penyedia jasa yang telah berpengalaman selama lebih dari 10 tahun, maka kami juga telah menyesuaikan segala pengelolaan arsip yang ada sesuai dengan berbagai regulasi tentang pengamanan data dari undang-undang maupun Peraturan Pemerintah.
Pedoman kami dalam mengelola arsip berdasarkan tata cara pengelolaan dokumen dan arsip penting negara sesuai dengan peraturan yang tertuang pada UU No. 11 Tahun 2008, UU No. 8 tahun 1997, PP No, 88 Tahun 1999 yang tercantum di dalam regulasi internasional ISO 9001 : 15489.
Percayakan Manajemen Arsip Dokumen ke MasterDMS
Bagi Anda yang ingin mendapatkan solusi terbaik dalam mengelola, memelihara, maupun mengamankan arsip dokumen perusahaan Anda, maka MasterDMS adalah jawabannya.
Hanya melalui MasterDMS yang menyediakan berbagai pelayanan dan produk terlengkap untuk menunjang pemeliharaan dan penyimpanan arsip di kantor Anda. Kami mampu membantu Anda dalam penataan, penyimpanan, hingga alih media arsip menjadi bentuk digital.
Sebagai penyedia jasa digitalisasi arsip terbaik di Jakarta, maka kami selalu memberikan pelayanan kearsipan terbaik untuk Anda. Kami menyediakan gudang penyimpanan arsip terbesar hingga software khusus yang dapat memudahkan Anda dalam memproses sekaligus mengamankan semua dokumen Anda dengan baik dan aman.
Jadi, tunggu apa lagi? Segera konsultasikan permasalahan kearsipan perusahaan Anda melalui kami di MasterDMS. Dapatkan informasi selengkapnya dengan mengakses laman resmi kami melalui Masterdms.co.id.
